Intro: Praktische & effiziente Dienstplanung mit unserem vielseitigen Dienstplan-Tool

In diesem Artikel erklären wir kurz den grundlegenden Aufbau des Smartplan Dienstplan-Tools und stellen dir 4 verschiedene Planungsstrategien in Smartplan vor, die du je nach den Gewohnheiten eures Betriebs anwenden kannst.

Unser Hauptziel bei Smartplan ist es, die Planung der täglichen Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen so einfach wie nur möglich zu machen. Du solltest nicht unnötig viel Zeit mit sich ewig wiederholender, manueller Arbeit verschwenden. Deshalb haben wir ein intuitives Werkzeug für die Arbeitsplanung entwickelt, das sich flexibel auf die unterschiedlichsten Branchen und Situationen anwenden lässt.

Die Grundlagen

Alles, was du in Smartplan tun muss, um einen Dienstplan zu erstellen, ist den Zeitraum festzulegen, in dem er gültig sein soll. Wenn du einen neuen Dienstplan erstellst, befindet er sich in der Planungsphase. Während der Arbeit mit diesem Entwurf können normale Benutzer (d.h. deine Mitarbeitenden) nicht darauf zugreifen. So kannst du deinen Dienstplan ganz in Ruhe einrichten.

Im Dienstplan-Tool siehst du zunächst eine leere Tabelle. Die horizontale Achse zeigt die Wochentage an, während die vertikale Achse die Tageszeit darstellt. In diese Tabelle kannst du jetzt nach und nach Schichten einfügen. Eine Schicht besteht immer aus:

einem Start- und Endzeitpunkt
einer "Jobposition"
der Besetzung (du kannst die Schicht entweder unbesetzt lassen oder sie jemandem aus deinem Smartplan Konto zuweisen)

Jobpositionen sind eine Möglichkeit, deine Schichten zu kategorisieren. Sie weisen auf eine bestimmte Arbeitsaufgabe, Qualifikation oder einen Unternehmensbereich hin: "Reinigung", "Teamleiter", "Vertrieb". Die Jobpositionen können nach Belieben angepasst werden. Danach kannst du den Beschäftigten eine oder mehrere Jobpositionen fest zuweisen und diese können ab da nur noch Schichten mit übereinstimmenden Jobpositionen übernehmen.

Wenn für einen Tag mehrere Schichten angelegt werden, werden diese in chronologischer Reihenfolge, basierend auf ihren Startzeiten, aufgelistet. Schichten mit exakt dem gleichen Schichtzeitraum werden graphisch in Blöcken gebündelt. Dadurch hast du nicht nur eine bessere Übersicht, sondern bekommst auch die Möglichkeit, alle Schichten eines Zeitraums gleichzeitig zu bearbeiten:

Möchtest du mehr darüber erfahren, wie man Schichten erstellt? Klicke hier.

In der rechten Seitenleiste kannst du mitverfolgen, wie viele Arbeitsstunden du in jeder einzelnen Woche bereits erstellt und deinen Mitarbeitenden zugewiesen hast:

Erreiche ein ganz neue Stufe der Dienstplanung mit unseren benutzerfreundlichen Werkzeugen

Während der Planungsphase erhältst du von uns eine Reihe nützlicher Werkzeuge, mit denen du deine Planung insgesamt schneller erledigen und Fehler auf ein Mindestmaß reduzieren kannst.

Diese Funktionen kannst du nach Belieben anwenden und kombinieren:

Vorlage: Ähneln sich deine Dienstpläne öfter? Dann könntest du mit der Vorlagenfunktion viele Klicks und Zeit sparen. Zum einen sparst du Zeit bei der aktuellen Dienstplanung, denn alles, was du in der Vorlage erstellst, wird automatisch auch in den Dienstplan übernommen. Im Dienstplan wird die Vorlage dann so oft wiederholt, wie es die Länge des Dienstplans zulässt. Zweitens spart die Vorlage dir langfristig auch bei zukünftigen Dienstplänen Zeit, da sie gespeichert und in einem anderen Dienstplan wieder eingefügt werden kann.

Schnelles Kopieren: Das Kopieren von Schichten, Zeitblöcken, Tagen oder sogar ganzen Wochen ist ein schneller und einfacher Weg, der dir repetitive, manuelle Arbeit erspart. Neben Schichten kannst du auch Personen "kopieren" und anderswo als Schichtbesetzung einfügen. Mit einem Klick auf die jeweiligen Schichten in deinem Dienstplan kannst du die Person so schnell auf die verfügbaren Schichten verteilen.

Regeln aufstellen: Smartplan kann die individuellen Anforderungen und Lebensumstände deines Personals für dich im Auge behalten. Du kannst Regeln in Bezug auf die Arbeitszeiten der Angestellten, tägliche/wöchentliche/monatliche Stundenlimits, die Arbeitstage und freie Tage einrichten. Unser digitaler Smartplan Assistent überprüft dann während der Planung kontinuierlich die Einhaltung dieser festgelegten Bedingungen und warnt dich, wenn gegen die Regeln verstoßen wurde.

Wünsche des Teams einbeziehen: Während du in den Mitarbeiterregeln festlegen kannst, wann Mitarbeitende grundsätzlich nicht zur Verfügung stehen, besteht auch die Möglichkeit, die Wunscharbeitszeiten deiner Angestellten für den Dienstplan anzufragen, den du gerade planst. Aktiviere die Wunschfunktion, und schon können die Angestellten dir mitteilen, zu welchen Zeiten sie für die Arbeit nicht zur Verfügung stehen.

Automatische Personalbesetzung: Hier fügen sich alle oben genannten Funktionen zusammen. Mit dieser Funktion kann unser Smartplan Assistent dir eine Personalbesetzung für deinen Dienstplan vorschlagen. Alles, was er von dir braucht, ist das Grundgerüst eines Dienstplans mit einigen freien Schichten. Der Assistent kann jedoch zusätzlich noch verschiedene Parameter (Jobpositionen, Abwesenheiten, Mitarbeiterregeln und Mitarbeiterwünsche) in seine Berechnungen einbeziehen. Je mehr Informationen du dem Assistenten also im Vorfeld gegeben hast, desto besser wird sein Ergebnis werden.

Ein System, viele Möglichkeiten

Nachdem wir nun gelernt haben, was mit dem Smartplan Dienstplan-Tool alles möglich ist, stellt sich die Frage: Wie passt du es bestmöglich an deine individuellen Planungsgewohnheiten und die Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden an?

Grob gesagt können wir die verschiedenen Planungsstrategien in Smartplan in folgende vier Kategorien einteilen:

"Der traditionelle Typ"

Manche Menschen sind mit all den Automatisierungswerkzeugen und Systemen, die heutzutage für die Schichtplanung zur Verfügung stehen, schlichtweg überfordert. Oder sie ziehen es einfach vor, die volle Kontrolle über den Planungsprozess zu behalten. Aber das muss nicht zwangsläufig im Gegensatz zum Einsatz eines modernen Dienstplansystems stehen. In Smartplan ist es nämlich ebenfalls möglich, jede einzelne Schicht manuell anzulegen und dieser eine Person deiner Wahl zuzuweisen. Dennoch kannst du gleichzeitig von den Vorteilen einer digitalisierten Dienstplanung profitieren:

Deine Angestellten können in ihren eigenen Profilen jederzeit ihre geplanten Schichten und Stunden einsehen. So gibt es weniger Missverständnisse und Verwirrung im Team.
Jede Änderung, die du vornimmst, wird sofort umgesetzt und ist für jede Person sichtbar, die mit deinem Smartplan Konto verbunden ist.
Dir und der Belegschaft stehen im Konto mehrere Kommunikationskanäle zur Verfügung. Auf diese Weise wird eure gesamte arbeitsbezogene Kommunikation an einem einzigen Ort gebündelt.
Dokumentation und Analyse: Alle Daten der vergangenen Dienstpläne und Arbeitsstunden werden sicher gespeichert, was die spätere Erstellung von Berichten und Lohnabrechnungen erheblich erleichtert.

"Der Automatisierungs-Fan"

Vielleicht bist du jemand, der seine Arbeitsabläufe und Planungsprozesse immer maximal optimieren möchte und suchst daher in einem Tool für die Personalplanung in erster Linie nach einem hohen Grad an Automatisierung. Durch die Kombinierung der verschiedenen Funktionen, die in Smartplan zur Verfügung stehen, können deine Prozesse rationalisiert und der Zeitaufwand für die Planung auf ein Minimum reduziert werden.

Stell dir einmal folgendes Szenario vor: Du erstellst einen neuen Dienstplan und fügst eine vorab gespeicherte Vorlage mit nicht zugewiesenen (freien) Schichten ein (20 Sekunden). Dann öffnest du den Dienstplan für ein paar Tage für Anfragen seitens des Personals (15 Sekunden). Wenn alle Anfragen eingegangen sind, klickst du einfach auf den Button für die automatische Personalbesetzung und veröffentlichst im Anschluss den Dienstplan mit ein paar manuellen Anpassungen (5 Minuten). Mit dieser Strategie überlässt im Grunde dem Assistenten die ganze Arbeit und überprüfst am Ende nur noch kurz, ob das Endergebnis so in Ordnung ist.

Keine Sorge, Automatisierung bedeutet nicht, dass du die Kontrolle über den Planungsprozess verlierst. Unsere Funktionen unterstützen dich lediglich bei deiner Arbeit und tun nur das, was du ihnen vorgibst. Du wirst zu jeder Zeit in der Lage sein, Änderungen am Dienstplan vorzunehmen.

"Wer zuerst kommt, mahlt zuerst"

Eine dritte Strategie besteht darin, den Personalbedarf über das Anlegen freier Schichten zu definieren und dann die Belegschaft die gewünschten Schichten selbst übernehmen zu lassen. Wenn sich deine Schichtpläne in punkto Personalbedarf oft ähneln, kannst du zusätzlich dazu eine Vorlage erstellen und diese wiederverwenden, um so noch mehr Zeit bei der Planung zu sparen.

Wenn das Grundgerüst deines Dienstplans fertig ist, veröffentliche ihn direkt. Jetzt kannst du dich zurücklehnen und beobachten, wie das Personal damit beginnt, die Schichten zu übernehmen. Wer zuerst die Übernahme einer Schicht anfragt, bekommt die Schicht. Zusätzlich kannst du den Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, Schichten ohne administrative Genehmigung miteinander zu tauschen, so dass sie eventuell entstandene Konflikte untereinander lösen können. Auf diese Weise sparst du Zeit und kannst nicht für eventuelle Frustrationen, die während des Verteilungsprozesses entstehen können, verantwortlich gemacht werden.

Wenn du jedoch "das letzte Wort" bei der Verteilung der Schichten behalten möchtest, kannst du eine administrative Genehmigung der Schichtübernahme vorschreiben. Das bedeutet, dass die Angestellten die Übernahme einer Schicht lediglich beantragen können, und ein/-e Administrator/-in kann dann aus allen Anträgen die am besten geeignete Person auswählen.

"Der liberale Typ"

In manchen Branchen und Unternehmen sind die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden nicht wirklich vorhersehbar, so dass es mehr oder weniger unmöglich ist, sie im Voraus zu planen. Oder ein Unternehmer möchte nicht übermäßig viel Zeit für die Personalplanung aufwenden oder irgendwelche Vorgaben machen und gibt den Angestellten daher die Freiheit, ihren Arbeitstag selbst zu gestalten.

Obwohl ein großer Teil des Smartplan-Systems für die Dienstplanung ausgelegt ist, kann auch diese Art der Unternehmensführung in Smartplan abgedeckt werden. Dazu ist der Einsatz der Smartplan Stempeluhr erforderlich. Erstelle zunächst einfach einen neuen Dienstplan und veröffentliche diesen direkt (komplett ohne Schichten). Wenn die Mitarbeitenden zur Arbeit erscheinen, haben sie nun über die Stempeluhr die Möglichkeit, eigene Schichten anzulegen und ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Die neue Schicht mit ihrer voraussichtlichen Endzeit wird direkt in dem von dir erstellten, leeren Dienstplan erscheinen.

Wie wir gesehen haben, ist Smartplan recht flexibel in seiner Anwendung. Welchen Ansatz du am Ende wählst, bleibt ganz dir überlassen. Wenn du noch unsicher bist, wie genau sich unser Dienstplan-Tool am besten an eure individuellen Bedürfnisse anpassen lässt, zögere nicht, uns zu kontaktieren.

Erlebe den Zauber eines interaktiven Dienstplans

Unabhängig davon, welchen Ansatz du gewählt hast, ist es am Ende der Planung an der Zeit, deinen Dienstplan zu veröffentlichen. Einen Dienstplan zu veröffentlichen bedeutet, dass er aktiviert oder "online" ist und von nun an für alle (aktivierten) Benutzer des Smartplan Kontos verfügbar ist. Ab jetzt können die Mitarbeitenden mit dem Plan interagieren und z.B. untereinander Schichten tauschen.

Aber keine Sorge: Als Administrator/-in hast du immer noch die Möglichkeit, buchstäblich alles an deinem Dienstplan zu verändern. Nichts ist endgültig in Stein gemeißelt. Die meisten Änderungen können vorgenommen werden, während der Dienstplan noch veröffentlicht ist, aber bei größeren Änderungen kann es manchmal auch notwendig werden, den Dienstplan wieder in den Bearbeitungsmodus zu versetzen. Mehr dazu hier.

Weiterer Lesestoff

Das Veröffentlichen deiner Dienstpläne ist die Grundlage für die meisten anderen Funktionen in Smartplan. Wenn du dafür offen bist, dann ist Smartplan viel mehr als nur ein Dienstplansystem! Wenn du interessiert bist, stöbere doch mal in unseren anderen Handbuchkategorien zu Themen wie: