Dienstplan-Vorlage

Wenn du dir eine einfachere und schnellere Dienstplanung wünschst und sich dein Personalbedarf in regelmäßigen Abständen wiederholt, dann kannst du die Vorlage zu deinem Vorteil verwenden.

In diesem Guide zeigen wir dir:

• Wo du die Vorlagen-Funktion findest
• Wie du Schichten zur Vorlage hinzufügst und besetzt
• Wie du mit der Vorlage wiederkehrende Schichtmuster abdecken kannst
• Wie die Vorlage mit deinem Dienstplan zusammenhängt
• Wie du die Vorlage für den späteren Gebrauch abspeichern kannst
• Wie du gespeicherte Vorlagen einfügst
• Wie du Vorlagen im Vorlagen-Manager bearbeitest
• Wie du eine Vorlage archivierst

So findest du die Vorlage

Du erhältst Zugriff auf die Dienstplan-Vorlage, sofern sich dein Dienstplan im Planungsmodus bzw. Bearbeitungsmodus befindet. Finde hier dann zunächst die Registerkarte "Dienstplan-Vorlage":

Der Aufbau der Vorlage und des Dienstplans an sich ähneln sich sehr. Daher kann es manchmal schwierig sein, herauszufinden, ob man gerade Schichten im Dienstplan oder in der Vorlage erstellt.

Um sicherzugehen, dass du dich auch tatsächlich in der Dienstplan-Vorlage befindest, überprüfe, dass der Reiter farbig hervorgehoben ist. Außerdem wird als Überschrift der Woche keine Kalenderwoche, sondern nur "Vorlage" stehen:

Schichten zur Vorlage hinzufügen

Du erstellst Schichten in der Vorlage auf dieselbe Weise wie bei der Dienstplanung im Dienstplan.

Du beginnst mit einem Klick auf "Schicht erstellen":

Der Zeitraum gibt an, wann die Schicht beginnt und endet, ob es eine abschließende Schicht ist und ob sie eine unbezahlte Pause enthält. Darüber hinaus kannst du entscheiden, wie viele Schichten es in diesem Zeitraum geben soll.

In meinem Beispiel habe ich eine Schicht für den Zeitraum 14:00 bis 19:00 angelegt. Die Schicht soll zunächst als 'Freie Schicht' im Dienstplan verbleiben, da ich die Besetzung zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen möchte:

Um nun eine weitere Schicht für den selben Zeitraum mit den gleichen Bedingungen anzulegen, klicke ich einfach auf "+ Schicht hinzufügen" und lege die Jobposition fest.

Nachdem ich auf "Erstellen" geklickt habe, erscheinen die beiden Schichten auch schon in der Vorlage:

Die Bedeutung der verschiedenen Jobpositionen wird wie gewohnt oben in der Kopfzeile der Vorlage angezeigt.

Nach der Erstellung des Zeitraums kannst du in in andere Tage der Woche kopieren und brauchst somit nicht alle Schichten einzeln erstellen. Führe dazu die Maus über den Zeitraum und klicke auf das "Kopier-Symbol" mit den zwei Quadraten:

Nun kannst du den Zeitraum nach Belieben in die anderen Tage der Woche einfügen:

Das Erstellen deiner Schichten in der Vorlage hat den großen Vorteil, dass alle Schichten aus der Vorlage direkt in die entsprechenden Tage deines Dienstplanes kopiert werden. Die Schichten, die ich in meinem Beispiel also gerade in der Vorlage erstellt habe, sind nun ebenfalls in allen Wochen meines eigentlichen Dienstplans vorhanden:

Wenn du alle Schichten der Woche soweit erstellt hast, ist es jetzt Zeit, sie zu besetzen.

Besetze deine Schichten in der Vorlage

Wenn in deinem Betrieb jede Woche die gleichen Mitarbeiter/-innen die Schichten übernehmen, kannst du die Schichten durchaus auch direkt in der Vorlage besetzen.

Um die Schichten zu besetzen, wähle eine Person in der Übersicht auf der rechten Seite aus:

Sobald du jemanden auswählst, werden die Schichten, die diese Person potenziell übernehmen kann, hervorgehoben:

Während du den oder die Mitarbeiter/-in durch Klicken in die Schichten einfügst, kannst du rechts jederzeit übersichtlich mitverfolgen, wie viele Schichten bzw. Stunden für diese Person eingeteilt wurden. Du kannst sowohl die gesammelte Stundenanzahl für den gesamten Zeitraum des Dienstplans einsehen, sowie die Stunden je nach Woche:

Auch die Besetzung der Schichten wird automatisch in den richtigen Dienstplan übertragen:

Wenn sich dein Personalbedarf jedoch von Woche zu Woche wiederholt, die Schichten aber nicht zwingend von den gleichen Mitarbeitern besetzt werden, solltest du die Besetzung unter "Dienstplan" und nicht unter "Dienstplan-Vorlage" festlegen. Denn ansonsten würde deine Besetzung in der Vorlage ja automatisch in den Dienstplan übertragen werden.

Wenn du die Personalbesetzung im Dienstplan manuell durchführst, kann es auch von Vorteil sein, die Schichten vorerst frei zu lassen und den Dienstplan für Wünsche zu öffnen. Die Angaben deiner Angestellten dazu, wann sie arbeiten können oder nicht, werden dir dabei helfen, eine optimale Besetzung zu finden.

Du kannst ggf. hier nachlesen, wie man die Wunsch-Funktion aktiviert: Wünsche berücksichtigen

So fügst du wiederkehrende Schichtmuster ein

Durch die Vorlage ist es auch möglich, verschiedene Schichtmuster einzutragen und zu wiederholen. Zum Beispiel kann es ja sein, dass sich der Schichtbedarf oder die Besetzung zwischen gleichen und ungleichen Wochen unterscheidet. Um dies umzusetzen, kannst du durch einen Klick auf "Woche zu Vorlage hinzufügen" deine Vorlage erweitern:

Du kannst frei entscheiden, wie viele Wochen die Vorlage enthalten und in welchem Wochenrhythmus sie sich somit wiederholen soll. Wenn sich dein Dienstplan alle zwei, vier oder auch zehn Wochen wiederholen soll, fügst du einfach dementsprechend viele Wochen in die Vorlage ein.

Falls du aus Versehen zu viele Wochen zu deiner Vorlage hinzugefügt hast, könntest du sie jederzeit mit einem Klick auf "Woche von Vorlage entfernen" wieder löschen:

In meinem Beispiel habe ich zwei Wochen zu meiner Vorlage hinzugefügt.

Als Titel stehen bei den Vorlage-Wochen nun nun "Vorlagen-Woche 1" und "Vorlagen-Woche 2", sowie die jeweiligen Kalenderwochen, die diese Vorlagen-Woche im Dienstplan entspricht. Die Vorlagen-Woche 1 entspricht immer auch der ersten Woche im Dienstplan.

In meinem Beispiel wurde die "Vorlagen-Woche 1" in die Dienstplan-Wochen 35, 37 und 39 eingefügt, da mein Dienstplan in der Kalenderwoche 35 beginnt. Die "Kalender-Woche 2" gilt jeweils für die Wochen dazwischen, also die Wochen 36 und 38.

Sollten die Schichten einer Woche identisch mit denen anderer Vorlagen-Wochen sein, kannst du einfach auf "Woche kopieren" klicken und die Schichten dieser Woche ganz einfach in die gewünschte(n) Vorlagen-Woche(n) einfügen.

Die Vorlage berücksichtigt Änderungen im Dienstplan

Wenn du irgendwelche Änderungen an einer Schicht oder einem Zeitraum in deinem Dienstplan vornimmst, wird die Vorlage diese Änderungen berücksichtigen. 

Wenn du Änderungen im Dienstplan an sich vornimmst und der Dienstplan somit nun von der Vorlage abweicht, erhältst du im Dienstplan die Möglichkeit, auf "Vorlage folgen" zu klicken:

In diesem Beispiel habe ich nachträglich im Dienstplan Paul für Schichten am 29. und 30. August in der KW 35 eingeteilt. In der angelegten Vorlage gelten diese Schichten nach wie vor als unbesetzt - somit weicht der Dienstplan an dieser Stelle von der Vorlage ab.

Nun habe ich also die Möglichkeit, für den jeweiligen Tag im Dienstplan auf "Vorlage folgen" zu klicken und mit den Daten aus der Vorlage zu überschreiben. Bemerke: Sind die Änderungen einmal überschrieben, kannst du dies nicht mehr rückgängig machen!

Wenn ich manuell eine Schicht im Dienstplan besetzt habe, wird die Vorlage selbst diese Schicht nicht "anrühren", auch wenn ich in der Vorlage die gleiche Schicht mit einer anderen Person besetze.

Schauen wir uns das einmal etwas genauer an:

In der Dienstplan-Vorlage habe ich Alex für die Montags-Schicht eingeteilt. Da ich lediglich eine Woche in der Vorlage erstellt habe, gilt diese für alle Kalenderwochen im ausgewählten Zeitraum und Alex würde für alle Montags-Schichten eingeteilt werden.

Da ich jedoch weiß, dass Alex am 29. August eine Prüfung an der Uni hat, möchte ich manuell eingreifen und die Schicht neu besetzen. Ich habe daher Anna anstatt Alex für Montag, den 29. August in die Service-Schicht eingeteilt:

Die Vorlage bleibt von der manuellen Änderung in dem Dienstplan unberührt und wird nicht einfach überschrieben. Während also Anna die Schicht am 29. August übernimmt, bleibt Alex die feste Schichtbesetzung aus der Vorlage und wird daher automatisch für alle weiteren Montags-Schichten im ausgewählten Zeitraum besetzt.

Wenn ich jetzt allerdings auf "Vorlage folgen" beim 29. August klicken würde, so würde Anna's Schicht überschrieben und stattdessen Alex für die Schicht eingeteilt werden. Das liegt daran, dass der Dienstplan an diesem Tag nun wieder komplett der Vorlage folgt und in der Vorlage ist es nun einmal Alex, die für die Montagsschicht eingetragen ist.

Wenn du gerne genauere Informationen darüber möchtest, in welchen Fällen die Daten der Vorlage und des Dienstplans sich vermischen und in welchen nicht, wirf einen Blick auf diesen Artikel: Die Vorlagen-Logik

Vorlage für spätere Dienstpläne abspeichern

Manchmal möchtest du eine Vorlage vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwenden. In diesem Fall kannst du die Vorlage abspeichern, indem du auf „Änderungen speichern“ klickst:

Es öffnet sich ein Feld, in dem du die Vorlage benennen kannst. Klicke anschließend auf "Speichern": 

So fügst du gespeicherte Vorlagen in einen Dienstplan ein

Wenn du eine gespeicherte Vorlage später bei einem neuen Dienstplan hinzufügen möchtest, klicke im Vorlagen-Tool auf „Vorlagen einsehen & einfügen“:

In der Liste auf der linken Seite siehst du alle Vorlagen, die bisher für das Konto erstellt wurden. Es gibt drei Kategorien: Vorlagen mit Titel, Vorlagen ohne Titel und das Vorlagen-Archiv. Die gespeicherte Vorlage wird in der ersten Kategorie sein. Suche und wähle die Vorlage, die du verwenden möchtest. Klicke dann einfach auf „Vorlage einfügen“, um sie in den aktuellen Dienstplan einzufügen:

Bitte beachte, dass durch den Import einer Vorlage aus dem Vorlagen-Manager alle Inhalte, die du zuvor im Vorlagen-Tool erstellt haben magst, überschrieben werden.

Vorlagen im Vorlagen-Manager bearbeiten

Wenn du eine bestimmte Vorlage bearbeiten möchtest, wäre der erste Schritt, einen Dienstplan auszuwählen und zu öffnen, der noch keine Vorlage hat. Klicke im Vorlagen-Tool auf „Vorlagen einsehen & einfügen“, um den Vorlagen-Manager zu öffnen:

Deine Vorlagen sind in drei Kategorien eingeteilt:

• Vorlagen mit Titel: Das sind die Vorlagen, denen du bewusst einen Namen gegeben und für die spätere Verwendung abgespeichert hast.
• Vorlagen ohne Titel: Wenn du einen neuen Dienstplan erstellst, darin an einer neuen Vorlage zu arbeiten beginnst, aber diese am Ende nicht speicherst, wird diese Vorlage dennoch im Hintergrund gespeichert und in dieser Kategorie erscheinen.
• Vorlagen-Archiv: Wenn du dich dazu entscheidest, eine Vorlage im Vorlagen-Manager zu archivieren, wird sie nicht vollständig gelöscht. Die archivierten Vorlagen befinden sich in dieser 3. Kategorie, wo du sie dir nochmals ansehen und bei Bedarf wiederherstellen kannst.

Wähle die Vorlage aus, an der du Änderungen vornehmen möchtest. Wenn du lediglich den Titel einer gespeicherten Vorlage ändern möchtest, kannst du dies einfach direkt im Vorlagen-Manager tun, indem du die entsprechende Vorlage auswählst und auf „Umbenennen“ klickst:

Für alle anderen Änderungen muss die Vorlage zuerst in das Vorlagen-Tool importiert werden:

Nachdem du die Vorlage importiert hast, kannst du sie beliebig ändern. Dadurch wird die ursprüngliche Vorlage an sich nicht verändert. Sobald du mit den Anpassungen fertig bist, musst du dich nun zwischen zwei Möglichkeiten zum Speichern deiner Änderungen entscheiden:

"Änderungen speichern"

Die erste Möglichkeit besteht darin, auf „Änderungen speichern“ zu klicken:

Das bedeutet, dass deine bearbeitete Version als neueste Version dieser Vorlage gespeichert wird. Innerhalb des Vorlagen-Managers erscheint sie dann als neues Original dieser Vorlage.

Indem du Änderungen als eine neue Vorlagenversion abspeicherst, kannst du immer leicht nachvollziehen, wann genau Änderungen an der Vorlage vorgenommen wurden und was sich im Vergleich zu der vorherigen Version geändert hat.

Außerdem ermöglicht es dir, jederzeit auf deine früheren Versionen zuzugreifen und diese zu importieren. Wenn du dir die entsprechende Vorlage im Vorlagen-Manager anschaust, kannst du ebenfalls die verschiedenen Versionen dieser Vorlage einsehen. Du kannst jede dieser Versionen bei Bedarf einfügen, indem du darauf klickst und dann auf „Vorlage anwenden“ klickst:

"Als neue Vorlage speichern"

Wenn du eine gespeicherte Vorlage mit Titel bearbeitet hast, musst du deine Änderungen nicht unbedingt als neue Version dieser Vorlage speichern. Du kannst diese auch als komplett neue Vorlage speichern. Klicke einfach auf „Als neue Vorlage speichern“:

Wie bei jeder neuen Vorlage musst du der Vorlage nun einen eigenen Titel geben:

Sobald die Vorlage gespeichert ist, erscheint sie zusammen mit all den anderen bisher gespeicherten Vorlagen in der Kategorie "Vorlagen mit Titel". Die soeben gespeicherte Vorlage wird die erste Version einer komplett neuen Vorlage sein.

So archivierst du eine Vorlage

Wenn du bestimmte Vorlagen hast, die nicht mehr gebraucht werden, kannst du diese in das Vorlagen-Archiv verschieben. Öffne einfach den Vorlagen-Manager, wähle die Vorlage aus, die du archivieren möchtest, und klicke auf den Button "Archivieren" in der oberen rechten Ecke:

Das bedeutet nicht, dass die Vorlage somit vollständig gelöscht ist. Du kannst jederzeit wieder auf sie zugreifen, indem du im Vorlagen-Manager zur Kategorie "Vorlagen-Archiv" wechselst. Hier kannst du archivierte Vorlage einsehen und sie sogar in das Vorlagen-Tool importieren. Wenn du deine Meinung zur Archivierung der Vorlage geändert haben solltest, kannst du sie wieder vollständig aktivieren, indem du auf "Wiederherstellen" klickst:

Natürlich kannst du Vorlagen auch komplett löschen. Klicke dafür einfach rechts neben dem Button "Wiederherstellen" auf "Dauerhaft löschen".