Die Vorlagen-Logik

Um die Vorlage optimal nutzen zu können, ist es unabdinglich, die Logik hinter der Vorlage zu verstehen. In diesem Artikel erklären wir dir daher, in welchen Situationen das System die Vorlage in den aktuellen Dienstplan kopiert, wann in der Vorlage vorgenommene Änderungen übernommen werden - und wann eben nicht.

Wir werden uns dabei die folgenden Szenarien einmal genauer anschauen:

• Änderung der Schichtbesetzung im Dienstplan
• Änderung der Schichtbesetzung in der Vorlage
• Ändern eines Zeitblocks im Dienstplan und in der Vorlage
• Hinzufügen von Schichten und Zeitblöcken in der Vorlage

Änderung der Schichtbesetzung im Dienstplan

Lass uns zunächst einmal einen Blick auf einen bereits veröffentlichten Dienstplan werfen:

Dieser Dienstplan wurde mit Hilfe einer Vorlage erstellt und ist daher völlig identisch mit der Vorlage, sowohl was die Zeitblöcke als auch die Jobpositionen und die Besetzung betrifft.

Lass uns nun einmal versuchen eine Änderung an dem bereits veröffentlichten Dienstplan vorzunehmen, ohne dass wir uns wieder in den Planungsmodus begeben.

Ich beginne damit, dass ich Anne's Schicht am Montag, den 13. Juni, auswähle und sie stattdessen an Ina vergebe:

Nachdem ich Ina ausgewählt habe, klicke ich noch auf "Änderung speichern".

Eine weitere Möglichkeit eine Schicht zu verändern wäre basierend auf einem Schichttausch zwischen zwei Nutzer/-innen.

Der entscheidende Punkt hier ist, dass diese Änderung außerhalb des Bearbeitungs-Modus und außerhalb der Vorlage erfolgt ist.

Lass uns nun einen Blick auf den Dienstplan im Bearbeitungs-Modus werfen.

Um dies zu tun, klicke auf "Dienstplan bearbeiten" und anschließend auf "Gehe zur Planung":

Du kannst sehen, dass die Schicht, die ursprünglich Anne's war, nun Ina zugeteilt ist. Smartplan wird dich von nun an darauf aufmerksam machen, dass der Dienstplan nicht länger der Vorlage folgt. Dies wird hervorgehoben, indem dir Smartplan die Option 'Vorlage folgen' am 13. Juni anzeigt:

Belasse ich es bei meiner vorgenommenen Änderung und klicke auf die Vorlage, so würde hierin die Schicht nach wie vor Anne gehören:

Dies ist also die Besetzung, der der Dienstplan folgt, wenn du auf "Vorlage folgen" klicken würdest.

Es spielt dabei keine Rolle, ob du im Planungs-, Bearbeitungs- oder Veröffentlichungsmodus Änderungen am Dienstplan vorgenommen haben. Sobald der Dienstplan aufgrund deiner vorgenommenen Änderungen in irgendeiner Weise von der Vorlage abweicht, akzeptiert das System dies - gleichzeitig gibt es dir aber die Möglichkeit, falls gewünscht, zur Vorlage zurückzukehren.

Änderung der Schichtbesetzung in der Vorlage

Lass uns nun einmal die Besetzung einer Schicht am Montag in der Vorlage selbst ändern, die in dem gleichen Zeitraum wie Anne's Schicht liegt.

In meinem Beispiel möchte ich Chris' Schicht ändern, sodass sie von nun an Sebastian gehört:

Wie du sehen kannst, erlaubt mir das System die Besetzung der Schicht zu verändern und die Änderung wurde von der Vorlage übernommen, ohne dass ich die Option "Vorlage folgen" wählen musste. Sebastian hat die Schicht nun also auch im Dienstplan übernommen:

Ändern der Schichtbesetzung in der Vorlage nach manuellen Änderungen im Dienstplan

Lass uns nun noch einmal einen besonderen Fall betrachten: Zuvor habe ich direkt im Dienstplan Anne's Schicht an Ina übertragen. Was passiert jedoch wenn ich nun versuche die Besetzung genau dieser Schicht in der Vorlage zu ändern?

In der Vorlage übertrage ich nun die Montags-Schicht, die bisher Anne gehört hat, an Hannah:

Wir diese Änderung aus der Vorlage nun in den eigentlichen Dienstplan übertragen werden, so wie zuvor bei Sebastian?

Die Antwort ist nein: Ina wird immer noch die zuvor geänderte Schicht inne haben, da dies eine Änderung ist, die außerhalb der Vorlage direkt in dem Dienstplan vorgenommen wurde:

An allen anderen Montags-Schichten innerhalb dieses Dienstplans (an denen keine manuellen Änderungen vorgenommen wurden) ist Hannah jedoch nun die Besitzerin dieser Schichten, so beispielsweise auch am 20. Juni:

Daher kann hier folgende Schlussfolgerung gezogen werden: Wenn keine Änderungen an einer Schicht außerhalb der Vorlage vorgenommen wurden (beispielsweise direkt im Dienstplan im Planungs- oder Veröffentlichungsmodus), kannst du die Besetzung der Schicht in der Vorlage ändern und die Daten im Plan werden direkt überschrieben.

Hast du jedoch bereits manuelle Änderungen an einer Schicht im Dienstplan vorgenommen und möchtest dann nachträglich die Besetzung der Schicht in der Vorlage ändern, wird die Vorlage nicht mit dem Dienstplan für diese bestimmte Schicht zusammengeführt.

Ändern des Zeitraums in der Vorlage

Lass uns nun einen Blick auf ein weiteres Szenario werfen: Das ändern von Schichtzeiträumen.

Ich habe hier einmal den Schichtzeitraum für Montag von 08:00-14:30 Uhr zu 08:00-16:00 Uhr geändert. Wie du sehen kannst, habe ich diese Änderung direkt im Dienstplan vorgenommen und sie ist lediglich für den ausgewählten Tag, den 13. Juni, wirksam:

Die Logik beim Ändern eines Schichtfensters ist genau dieselbe wie zuvor bei Änderungen an der Besetzung.

Wenn du einen Zeitraum direkt im Dienstplan änderst, sodass er von der Vorlage abweicht, erscheint an dem betreffenden Tag im Dienstplan die Schaltfläche "Vorlage folgen". Mit Klick auf diese Schaltfläche hast du die Möglichkeit, deine vorgenommenen Änderungen mit den Daten aus der Vorlage zu überschreiben.

Wenn du dich stattdessen dazu entscheidest, ein Schichtfenster direkt in der Vorlage zu ändern, so wird diese Änderung umgehend für den Dienstplan übernommen.

Wenn ich also den zuvor geänderten Zeitraum direkt in der Vorlage auf 08:00-16:00 Uhr geändert hätte, wäre der entsprechende Zeitblock für den kompletten Dienstplan auf 08:00-16:00 Uhr geändert worden.

In meinem Beispiel bedeutet das, dass die in der Vorlage vorgenommene Änderung für alle Montage übernommen werden würde. So beispielsweise auch für Montag, den 20. Juni:

Ähnlich wie bei Änderungen in der Personalbesetzung haben auch bei Zeiträumen manuell im Dienstplan vorgenommene Änderungen Vorrang gegenüber der Vorlage.

Gehen wir einmal davon aus, ich habe den Zeitblock für Dienstag, den 14. Juni, von 08:00-14:30 auf 08:00-17:00 im Dienstplan selbst geändert. Anschließend habe ich genau diesen Zeitblock in der Vorlage auf 08:00-16:00 geändert:

Im Dienstplan wir der Zeitblock am 14. Juni nach wie vor von 08:00-17:00 ausgewiesen werden:

Die Abweichung von der Vorlage wird zusätzlich durch die Anzeige der Option 'Vorlage folgen' hervorgehoben.

In diesem Fall gilt also: Änderungen, die ich in der Vorlage vorgenommen habe, werden nicht mit dem Dienstplan zusammengeführt, da das System die manuell vorgenommenen Änderungen priorisiert.

Für alle anderen Dienstage im Dienstplan, an denen zuvor keine manuellen Änderungen vorgenommen wurden, gelten jedoch die Änderungen, die in der Vorlage vorgenommen wurden.

Neue Schichten zu der Vorlage hinzufügen

Betrachten wir nun ein letztes Szenario in Bezug auf die Vorlagen-Logik: das Hinzufügen neuer Schichten.

Dieser Prozess folgt ebenfalls der Logik, die wir oben in Bezug auf die Änderung der Personalbesetzung und der Zeitblöcke beschrieben haben.

Ich beginne mit dem Hinzufügen einer neuen Schicht in einem der bestehenden Zeitblöcke am Montag:

Wie du hier nun sehen kannst, wird der Dienstplan am 13. Juni mit der Vorlage zusammengeführt (jener Tag, an dem ich bereits eine Änderung außerhalb der Vorlage vorgenommen habe):

Außerdem kannst du sehen, dass die in der Vorlage hinzugefügte Schicht auch für alle anderen Montage in dem Dienstplan übernommen wurde:

In diesem Fall ist es also völlig irrelevant, ob du vorher Änderungen im Dienstplan vorgenommen hast und der Dienstplan somit von der Vorlage abweicht oder eben nicht. Die neuen Schichten der Vorlage werden immer zu den entsprechenden Tagen im Dienstplan hinzugefügt.

Ähnlich verhält es sich, wenn du neue Zeitblöcke in der Vorlage erstellst. In meinem Beispiel habe ich Montags ein neues Schichtfenster von 14:15-17:00 erstellt:

Wie du beispielsweise hier am am 20. Juni sehen kannst, wurde das neue Schichtfenster aus der Vorlage übernommen - gleiches gilt für alle anderen Montage in meinem Dienstplan:

Das bedeutet, dass du ganz nach Belieben neue Schichten und Zeitblöcke in der Vorlage mit dem Wissen erstellen kannst, dass diese immer zum Dienstplan hinzugefügt werden - ganz unabhängig von den manuellen Änderungen, die du zuvor vorgenommen hast.

Achte also darauf, dass es im Dienstplan keine widersprüchlichen Schichten gibt. Wenn ich beispielsweise im Dienstplan Chris seine Schicht am Donnerstag, den 16, Juni, an Hannah weitergebe und dann in der Vorlage eine weitere identische Schicht für Hannah hinzufüge, würde diese im Dienstplan zusätzlich zu dem Schicht hinzugefügt werden, die sie bereits übernommen hat. Am Ende hätte sie dann zwei Schichten zur gleichen Zeit:

Bitte kontaktiere uns, wenn du Fragen haben solltest

Da es manchmal herausfordernd sein kann, die Logik hinter der Vorlage zu verstehen, zögere bitte nicht uns zu schreiben, wenn du irgendwelche Fragen haben solltest.

Du kannst uns über den Chat kontaktieren oder eine E-Mail senden an support@meinsmartplan.de