Den Zeitraum eines Dienstplans erweitern

In diesem Artikel werden wir uns anschauen, wie man zusätzliche Wochen zu einem laufenden Dienstplan hinzufügen kann und wie man Inhalte eines Dienstplans bestmöglich für einen zukünftigen Zeitraum dupliziert.

In Smartplan gibt es die Möglichkeit, einen aktuellen Dienstplan zu erweitern. Dein aktueller Dienstplan kann also relativ unkompliziert um ein paar zusätzliche Wochen mit Schichten erweitert werden.

Wenn sich der Personalbedarf bei den Dienstplänen im Großen und Ganzen ähnelt, kann es von Vorteil sein, die Vorlagenfunktion zu nutzen oder den gesamten Dienstplan in einen kommenden Monat zu duplizieren.

Im Folgenden werden wir besprechen:

• wie du die Vorlage verwenden kannst, um einen neuen Dienstplan zu erstellen 
• wie du einen Dienstplan um ein paar Wochen verlängerst
• wie du deinen Dienstplan in einen neuen Zeitraum duplizieren 

Erstelle neue Dienstpläne mit der Vorlage

Wiederholt sich dein Personalbedarf von Monat zu Monat - oder von Dienstplan zu Dienstplan? Dann empfehlen wir dir auf jeden Fall, Vorlagen für die Planung deiner Dienstpläne zu verwenden. Auf diese Weise sparst du dir einen großen Teil des manuellen Zeitaufwands, da Smartplan deinen Personalbedarf so bereits kennt und wieder abrufen kann.

Wenn du mit der Vorlagenfunktion noch nicht vertraut bist, kannst du in diesem Artikel mehr über die Funktionsweise der Vorlage lernen.

Wenn du es vorziehst, deine Dienstpläne von Grund auf selbst zu erstellen, kannst du dessen Schichten einfach über eine gespeicherte Vorlagen besetzen. Sobald du den Zeitraum für den Dienstplan definiert hast, klicke auf die "Dienstplan-Vorlage" und importiere die gewünschte Vorlage in den Dienstplan.

Die Vorlage wird automatisch mit dem Dienstplan synchronisiert, wie in diesem Beispiel gezeigt. Meine Vorlage wurde von Anfang an mit einer Personalbesetzung erstellt und daher sind die Schichten im Dienstplan hier auch direkt besetzt.

Auch wenn dein neuer Dienstplan auf einer Vorlage basiert, kannst du jetzt natürlich noch im Dienstplan neue Schichten hinzufügen und verändern. Die Änderungen, die du direkt im Dienstplan durchführst, haben keine Auswirkungen auf die Vorlage.

Wenn du mit dem Dienstplan zufrieden bist, veröffentliche ihn. So wird er auch für die Mitarbeitenden sichtbar.

Den Dienstplan verlängern

Manchmal kann es notwendig werden, einen Dienstplan um ein paar Wochen zu verlängern. In Smartplan hast du jederzeit die Möglichkeit, den Zeitraum deines Dienstplans zu verlängern.

Schauen wir uns ein Beispiel an: Mein derzeitiger Dienstplan läuft vom 4. Dezember bis zum 31. Dezember. Es soll nun aber auch der Januar abgedeckt werden. Ich muss ihn also um einen weiteren Monat verlängern.

Gehe zu "Dienstplan bearbeiten" -> "Gehe zur Planung":

Wenn ich den Dienstplan wieder in den Bearbeitungsmodus versetzt habe, kann ich das Enddatum verändern. Wenn ich auf das Enddatum klicke, erscheint ein Kalender, und ich kann als Enddatum den 31. Januar wählen.

Dem Dienstplan wurden nun also vier zusätzliche Wochen hinzugefügt, und da ich zur Erstellung des Dienstplans eine Vorlage mit Personalbesetzung verwendet habe, sind auch die neu hinzugekommenen Wochen direkt besetzt. Hätte ich beim Erstellen des Dienstplans keine Vorlage verwendet, wären die hinzugefügten Wochen nach der Erweiterung des Zeitraums leer gewesen.

Hier siehst du, wie mein Dienstplan im Januar wie gewünscht fortgeführt wird.

Abschließend kann ich bei Bedarf noch kleinere Änderungen direkt im Dienstplan vornehmen, bevor ich ihn erneut veröffentliche.

Dupliziere einen Dienstplan in einen neuen Zeitraum

Wenn sich dein Personalbedarf im neuen Dienstplan wiederholen wird, kann es von Vorteil sein, den Dienstplan zu duplizieren, anstatt einen neuen Dienstplan zu erstellen. Dies ist besonders für die Situationen relevant, bei denen du eine Vorlage für die Dienstplanerstellung verwendest.

Nehmen wir an, mein zukünftiger Dienstplan soll mehr oder weniger identisch mit dem aktuellen sein. Anstatt einen neuen Dienstplan zu erstellen, kann ich auf "Dienstplan bearbeiten" und "Dienstplan erweitern" klicken:

Daraufhin öffnet Smartplan automatisch ein neues Fenster, in dem du den neuen Dienstplan einrichten kannst. Das System wählt als Startdatum den Tag, der auf das Enddatum deines "alten" Dienstplans folgt.

Möglicherweise musst du jetzt noch den Zeitraum des Dienstplans anpassen und ggf. einige Änderungen an den Schichten vornehmen.

Bitte beachte, dass mein neuer Dienstplan in diesem Beispiel bereits eine Personalbesetzung enthält, da ich eine vollständig besetzte Vorlage zum Erstellen des vorherigen Dienstplans verwendet habe. Die Vorlage wird daher automatisch auch auf den neuen Dienstplan angewendet. Solltest du keine Vorlage verwenden, beginnst du stattdessen mit einem leeren Dienstplan.

Wenn der neue Dienstplan fertig ist, veröffentliche ihn. Auf diese Weise kannst du also deine Dienstpläne anhand der Vorlagen-Funktion leicht erweitern und duplizieren, um für die kommenden Monate gerüstet zu sein.

Wie wir gesehen haben, kannst du einen Dienstplan auf drei verschiedene Arten erweitern. Es ist nicht möglich zu sagen, ob eine Methode besser ist als die andere, da es hauptsächlich auf deine Art zu Planen ankommt. In jedem Falle entfalten diese Methoden erst dann ihr volles Potenzial, wenn eine Dienstplan-Vorlage genutzt wird.