Automatische Dienstplanung
Dieser Artikel richtet sich an Admins und Superuser mit der Berechtigung, Dienstpläne zu verwalten. Bitte beachte aber, dass Superuser die Standardeinstellungen der Mitarbeiterregeln nicht verändern können.
Mit Hilfe des Smartplan Assistenten kannst du die Schichten deines Dienstplans ganz schnell und ohne viel Aufwand besetzen. Indem das System dir eine optimale Personalbesetzung vorschlägt, vermeidest du die ganze manuelle Arbeit, die normalerweise mit der Verteilung der Schichten verbunden ist. Der Assistent stellt deinen Dienstplan in wenigen Minuten fertig und behält dabei alle Gegebenheiten im Hinterkopf. So kannst du deine Aufmerksamkeit stattdessen sinnvolleren Aufgaben widmen.
Im Grunde brauchst du nur ein paar freie Schichten anzulegen und schon erledigt der Smartplan Assistent den Rest. Es gibt allerdings ein paar Funktionen, die dir dabei helfen können, einen möglichst realitätsnahen Dienstplan zu erstellen. So ersparst du dir viele der Korrekturen, die oft nach der Freigabe des Dienstplans für die Angestellten anfallen.
In vier Schritten zum fertigen Dienstplan:
Personalbedarf festlegen
Damit dein Dienstplan besetzt werden kann, musst du zunächst freie Schichten erstellen. Es gibt verschiedene Wege, über die du deine Schichten hinzufügen kannst. Du kannst beispielsweise unsere Vorlage benutzen, die du abspeichern und immer wieder verwenden kannst.
Wenn du die Vorlage nicht benutzen möchtest, kannst du die Schichten auch einzeln hinzufügen. Dazu klickst du einfach auf "Schicht erstellen":
Nun kannst du den Zeitraum und die Jobposition der Schicht selber festlegen:
Wenn sich deine Schichten wiederholen, kannst du diese einfach kopieren. Auf diese Weise kannst du deinen Personalbedarf sehr schnell abbilden und vermeidest eine Menge manuelle Arbeit.
Regeln hinterlegen
Du wählst selbst, welche Regeln der Assistent bei der Besetzung des Dienstplanes beachten soll.
Die verschiedenen Regeln kannst du mit einem Klick auf "Regeln für Mitarbeiter aufstellen" individuell anpassen:
Du kannst hier allgemeine Mitarbeiterregeln festlegen, die für das gesamte Personal gelten, um so z.B. gesetzlichen Vorgaben nachzukommen. Das könnte zum Beispiel die maximale Stundenanzahl pro Tag oder die Ruhezeit zwischen den Schichten betreffen.
Du kannst hier allerdings auch die individuellen Gegebenheiten deiner Angestellten hinterlegen, zum Beispiel wenn jemand nur 3 Tage die Woche arbeiten darf oder grundsätzlich nicht an bestimmten Wochentagen arbeiten kann:
Alle Informationen zur Aufstellung der Regeln findest du in diesem Artikel.
Wünsche des Personals einholen
Wenn du sicherstellen möchtest, dass deine Mitarbeitenden auch wirklich zu den Zeiten arbeiten können, die der Assistant ihnen zuweist, kannst du sie vorab dazu auffordern, ihre verfügbaren Zeiten anzugeben. Klicke dazu auf "Wünsche berücksichtigen":
Sobald du den Dienstplan für Wünsche geöffnet hast, können die Angestellten angeben, in welchen Zeitfenstern im Dienstplan sie nicht arbeiten können:
Nach und nach werden so die möglichen Arbeitszeiten im Dienstplan-Tool erfasst. Der Assistent kann diese Wünsche dann bei der Besetzung deines Dienstplans berücksichtigen.
In diesem Artikel erfährst du mehr darüber, wie du als Admin die Wunschfunktion verwenden kannst. Wenn du mehr darüber wissen möchtest, wie das Ganze aus der Mitarbeiterperspektive aussieht, klicke hier.
Dein Dienstplan wird besetzt
Sobald du deine freien Schichten erstellt, die Regeln angepasst und die Verfügbarkeiten deines Teams angefragt hast, kann der Smartplan Assistent dir eine optimale Besetzung vorschlagen. Der Assistent findet die Lösung, die am besten zu deinem Bedarf passt und bei der sowohl Jobpositionen, Regeln, Abwesenheiten und Wünsche bestmöglich berücksichtigt werden.
Dazu klickst du einfach auf "Personalbesetzung vorschlagen":
Jetzt öffnet sich ein Fenster mit zusätzlichen Informationen.
Hier kannst du mit einem Klick auf "Personalbesetzung vorschlagen" die Besetzung starten:
Falls du vorher bereits einige Schichten selbstständig besetzt hast, kannst du wählen, ob diese Einstellungen beibehalten oder überschrieben werden sollen.
Hierfür musst du lediglich das folgende Häkchen setzen:
Sobald die Personalbesetzung fertig ist, klickst du auf "Schließen und Dienstplan anzeigen":
Falls es Regeln gibt, die nicht eingehalten wurden, wird es dir nun auf der rechten Seite in Form von "Regelbrüchen" angezeigt:
Darüber hinaus kannst du nun selber auswählen, ob du die Besetzung einiger Schichten anpassen möchtest oder ob du mit dem Vorschlag des Assistenten einverstanden bist.