Regeln für Mitarbeitende festlegen

Sollen deine Mitarbeiter/-innen höchstens eine bestimmte Anzahl an Stunden pro Woche arbeiten? Gibt es bestimmte Tage, an denen jemand keine Schichten übernehmen soll? Oder sollen gewisse Ruhezeiten zwischen den Schichten eingehalten werden? 

In diesen Fällen macht es Sinn, in Smartplan Regeln für dein Personal aufzustellen. In diesem Artikel werden wir durchgehen, wie du allgemeine und besondere Regeln für deine Mitarbeiter/-innen und ihre Schichten in Smartplan einrichten kannst.

Wir werden uns anschauen, wie du:

• allgemeine Regeln festlegst
• abweichende Regeln für bestimmte Personen festlegst
• einen Überblick über Regelverstöße bekommst

Sobald du einen Zeitraum für deinen Dienstplan festgelegt hast, kannst du mit der Einstellung von Regeln beginnen. 

Klicke dazu einfach auf "Regeln für Mitarbeiter aufstellen":

Allgemeine Regeln

Du kannst sowohl Regeln für alle Angestellten als auch für einzelne Personen festlegen. Unter "Allgemeine Regeln" stellst du die Regeln auf, die für alle Mitarbeiter/-innen gleichermaßen gelten sollen:

Die Regeln sind in verschiedenen Kategorien gruppiert.

Die Stundenverteilung enthält Regeln zur Anzahl der Arbeitsstunden und deren Grenzen innerhalb eines vordefinierten Zeitraums (z. B. einem Tag oder einer Woche). Hier findest du auch eine Regelung zur Pausenlänge zwischen zwei Schichten.

Der Abschnitt Arbeitstage bezieht sich auf Regeln über aufeinanderfolgende Arbeitstage, die bevorzugten Arbeitstage pro Woche sowie Wochenendschichten.

Die Abwesenheitseinstellungen enthalten Regeln zu alle möglichen Arten von Abwesenheiten, die der Assistent bei seiner Planung berücksichtigen soll. Gemeint sind z.B. Wunscharbeitszeiten, die die Angestellten für den Dienstplan eingereicht haben, genehmigte Abwesenheiten durch Admins sowie generelle Regelungen zu den schichtfreien Tagen der Mitarbeiter/-innen.

Du bestimmst, ob und welche Regeln in Smartplan beachtet werden sollen. Setze dafür einfach ein Häkchen an alle Regeln, die bei der Dienstplanung berücksichtigt werden sollen. 

Deaktivierte Regeln werden im Allgemeinen verborgen, um dir einen besseren Überblick über die derzeitigen Einstellungen zu geben. Du kannst die deaktivierten Regeln anzeigen lassen, indem du auf "[X] deaktivierte Regeln" klickst. Wenn du sie danach wieder verbergen möchtest, klicke auf "Deaktivierte Regeln verbergen".

Wenn du die Anzahl an Stunden oder Tagen einer Regel verändern möchtest, klickst du einfach auf die Zahl in der rechten Spalte und gibst die gewünschte Zahl ein:

Sobald du die Regeln deinen Wünschen entsprechend angepasst hast, brauchst du nur noch auf "Schließen" zu klicken, da deine Änderungen bereits automatisch gespeichert wurden:

Regeln für eine bestimmte Person festlegen

Im Menü auf der linken Seiten sind alle deine Angestellten aufgelistet. 

Möchtest du abweichende Regeln für eine bestimmte Person individuell festlegen, klickst du einfach auf den jeweiligen Namen:

Hier kannst du die gleichen Regeln einstellen, die du bereits unter "Allgemeine Regeln" aufgestellt hast. Genau wie in den allgemein gültigen Regeln kannst du hier die einzelnen Werte verändern und über das Setzen der Häkchen festlegen, welche Regeln für die jeweilige Person berücksichtigt werden sollen.

Wenn du Regeln für eine/-n bestimmte/-n Mitarbeiter/-in anpasst, ist darüber hinaus noch eine vierte Kategorie verfügbar. Unter "Benutzerdefinierte Regeln für Wochentage" kannst du die Tage und Tageszeiten der Woche definieren, an denen diese Person üblicherweise nicht arbeiten kann. Klicke einfach auf die entsprechenden Tage und gebe den Zeitraum ein: 

Wenn nötig kannst du hier auch einstellen, ob die Regel in allen Wochen oder nur in den geraden oder ungeraden Kalenderwochen des Jahres gültig sein soll.

Sobald du fertig bist, klickst du auf "Regel speichern" und somit wird die Regel von nun an bei der Dienstplanung berücksichtigt:

Regelbruch

Sobald du deine Regeln eingerichtet hast, beginnt Smartplan damit, die Anwendung der Regeln im Dienstplan zu überwachen. Falls es passiert, dass die festgelegten Regeln bei der Dienstplanung nicht beachtet wurden, macht dich Smartplan darauf aufmerksam:

Klickst du nun auf "Anzeigen", kannst du sehen, welche Regel genau gebrochen wurde. Durch einen Klick auf den jeweiligen Regelverstoß wirst du zu der entsprechenden Stelle im Dienstplan geführt:

In diesem Fall habe ich die Regel aufgestellt, dass Anne Montags und Mittwochs zwischen 09.00 und 17.00 Uhr nicht arbeiten kann. Ich habe sie trotzdem für Mittwoch im Dienstplan eintragen - folglich informiert mich Smartplan über der Regelbruch.

Es gibt einen Unterschied zwischen Regelverstößen und Konflikten. Regelverstöße beziehen sich auf die Regeln, die du für dein Personal aufgestellt hast, wie z. B. "Max. Anzahl an Stunden pro Tag" oder "Ein freier Tag pro Wochenendschicht". Konflikte hingegen entstehen, wenn du jemandem eine Schicht zuweist, obwohl diese Person im Schichtzeitraum bereits arbeitet.

In diesem Artikel kannst du mehr darüber erfahren, wie Konflikte vermieden werden können.

Ein Dienstplan mit existierenden Konflikten kann nicht veröffentlicht werden. Ein Dienstplan mit existierenden Regelbrüchen kannst du dagegen problemlos freigeben. Smartplan macht dich lediglich darauf aufmerksam. Du bestimmst, ob du daraufhin Änderungen am Dienstplan bzw. den Einstellungen vornimmst oder nicht.

Automatische Dienstplanung

Wenn du Regeln für deine Mitarbeiter/-innen festgelegt und deinen Personalbedarf definiert hast, kannst du Smartplan auch damit beauftragen, deine Dienstplanung für dich zu übernehmen.

Wie genau, das zeigen wir dir hier!