Konflikte vermeiden

Wenn du deinen Dienstplan erstellst, sorgt Smartplan automatisch dafür, dass keine Konflikte in deiner Besetzung auftreten. Dabei überprüft Smartplan standortübergreifend, dass sich keine Schichten deiner Mitarbeitenden überschneiden.

Hier bin ich grade dabei, einen Dienstplan zu besetzen, und möchte meine Mitarbeiterin Hannah für eine Schicht einteilen. Dafür habe ich sie rechts in der Liste ausgewählt:

Wie du sehen kannst, habe ich Hannah bereits für eine Schicht am Freitag, den 19. April, eingeteilt:

Wenn ich Hannah nun auf eine Schicht am gleichen Tag ab 17 Uhr setzen möchte, erhalte ich folgende Nachricht:

Wenn ich Hannah trotzdem für die Schicht einteile, werde ich informiert, dass ein Konflikt vorliegt:

Wenn ein derartiger Konflikt vorliegt, kann der Dienstplan nicht veröffentlicht werden. Du erhältst folgende Nachricht, nachdem du auf "Dienstplan veröffentlichen" geklickt hast:

Smartplan macht dich also darauf aufmerksam, wenn eine Person in einem gewählten Zeitraum bereits eine andere Schicht übernimmt. Das gilt nicht nur für den Dienstplan, den du gerade planst. Smartplan achtet nämlich auch darauf, ob die Person in einem Zeitraum bereits eine Schicht in einem anderen Dienstplan (z.B. für einen anderen Standort) übernimmt. 

Wenn ich Hannah z.B. auf eine freie Schicht am Dienstag von 11 - 17 Uhr setze, werde ich auch darüber informiert, dass es Konflikte mit einer anderen Schicht gibt:

Wie du sehen kannst, wurde Hannah für keine andere Schicht am Dienstag eingeteilt. Somit kollidiert die Schicht an diesem Tag mit einer Schicht aus einem anderen Dienstplan.

Das bedeutet du kannst immer sicher sein, dass niemand für zwei Schichten im selben Zeitraum eingeplant wird. 

Besondere Dilemma, die sich aus zwei veröffentlichten Dienstplänen ergeben

In diesem Abschnitt gehen wir auf ein spezifisches Dilemma ein, das dadurch entsteht, dass neue Änderungen mit einem bereits veröffentlichten Dienstplan in Konflikt geraten. Das mag verwirrend klingen, aber es gibt eine Lösung dafür, die wir dir hier vorstellen werden.

Stell dir vor, du hast einen Dienstplan A am Standort A geplant und veröffentlicht und du hast ebenfalls einen Dienstplan B für Standort B veröffentlicht. Es gab zur Zeit der Veröffentlichung keinerlei Konflikte. Nun setzt du beide Pläne wieder in den Bearbeitungsmodus, weil du einige Änderungen an den Schichtbesetzungen vornehmen möchtest.

Du weist deinem Mitarbeiter Alex in Dienstplan A eine Frühschicht am Montag zu. Wenn du nun versuchst Dienstplan A zu veröffentlichen wird dir angezeigt, dass er nicht veröffentlicht werden kann, da es einen Konflikt mit einer Schicht im gleichen Zeitraum in Dienstplan B gibt. Du gehst also zu Dienstplan B und löscht Alex von der entsprechenden Schicht.

Der Konflikt für Dienstplan A bleibt jedoch bestehen - warum? Das Problem besteht darin, dass der betreffende Mitarbeiter weiterhin seine alten Schichten inne hat, bis eine neue Version des Dienstplans freigegeben wurde. Erst nach Freigabe des Dienstplanes werden die Stunden und Einsätze überschrieben. Du kannst die aktuell registrierte Personalbesetzung unter "Zeiterfassung" einsehen.

Um also die geplante Änderung vornehmen zu können, müsstest du zuerst den Dienstplan B veröffentlichen, damit Alex am Montag Morgen frei ist und ihm stattdessen die Frühschicht in Dienstplan A zugewiesen werden kann.

Nun stelle dir aber einmal vor, dass du genau das gleiche Problem in der umgekehrten Richtung hast: du hast versucht, deine Mitarbeiterin Laura einer Freitagsschicht in Dienstplan B zuzuweisen, aber jetzt kannst du Dienstplan B nicht veröffentlichen, weil er mit den Daten der letzten veröffentlichten Version von Dienstplan A kollidiert. Das bedeutet, dass du jetzt mit zwei Dienstplänen feststeckst, die du nicht veröffentlichen kannst, die aber veröffentlicht werden müssen, um dein Problem zu lösen.

Was ist zu tun? Um dieses Problem zu lösen, gehe wie folgt vor:

1. Um Dienstplan A veröffentlichen zu können, entferne Alex von seiner zugewiesenen Schicht in Dienstplan A.
2. Gebe nun Dienstplan A frei, da es darin keine Konflikte mehr geben wird. Nach den registrierten Daten hat Alex jetzt nur noch seine Montagsschicht in Dienstplan B.
3. Gehe nun zu Plan B und gebe ihn frei. Laura wird im Dienstplan B keinen Konflikt mehr haben, da dessen Daten durch die Freigabe überschrieben wurden.
4. Da Laura nun ihrer Freitagsschicht in Plan B zugewiesen wurde, kannst du nun fortfahren und Alex seiner Montagsschicht in Plan A zuweisen. Es gibt nun keine Konflikte mehr, da du ihn aus Plan B gelöscht und diese Änderung veröffentlicht hast.

Damit sollte dein Problem gelöst sein. Falls nicht, wende Dich bitte an das Support-Team, um weitere Unterstützung zu erhalten.