Intro: Profitiere von unserem benutzerfreundlichen Abwesenheitsmanagement

Bei du während des laufenden Tagesgeschäfts nebenbei noch deine Dienstplanung machst, dann kann man schnell mal den Überblick darüber verlieren, wer wann verfügbar ist und wer nicht. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie Smartplan dir hierbei helfen kann.

Wenn deine Dienstpläne auf die Realität treffen, dann ist eine der Sachen, die ein ziemliches Chaos in deine ursprüngliche Planung bringen kann, kurzfristig eintretende Abwesenheiten. Wenn wir von "Abwesenheiten" sprechen, kann sich dies auf eine Vielzahl von Dingen beziehen, wie z.B.:

• Krankheit
• Urlaub
• Feiertage
• Familiäre Notfälle
• Berufliche Fortbildung
• Abbau von Überstunden

Wenn du dich dafür entscheidest, deine Dienstplanung in Smartplan durchzuführen, macht es in den allermeisten Fällen auch Sinn, unser System zur Abwesenheitsverwaltung zu nutzen. So hast du alle Informationen an einem Ort und kannst neue Abwesenheiten direkt in deinen Dienstplänen mit einbeziehen. Wenn du Abwesenheiten in Smartplan anlegst und diese in deinen Dienstplänen anzeigen lässt, ist das gesamte Team immer auf dem Laufenden, wer gerade fehlt und wer die Schicht als Vertretung übernommen hat.

Werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie Abwesenheiten in Smartplan gehandhabt werden.

Der "Abwesenheitskalender"

Wir haben uns dafür entschieden, die Abwesenheiten in Form eines Kalenders darzustellen, weil wir glauben, dass du so den bestmöglichen Überblick über alle Abwesenheiten erhältst. So kannst du leicht die Zeiträume identifizieren, in denen viele deiner Angestellten nicht verfügbar sind und daher besonders kritisch sind. Außerdem kannst du auf diese Weise eine Urlaubszeiten eine Planung gewährleisten, die für das gesamte Personal gerecht ist. Du findest den Abwesenheitskalender im Menüpunkt "Abwesenheit" im Hauptmenü deines Smartplan Kontos.

Sowohl Admins als auch reguläre Benutzer/-innen können Abwesenheiten erstellen, und alle diese Abwesenheiten werden gesammelt in deinem Abwesenheitskalender angezeigt. Der einzige Unterschied besteht darin, dass wenn reguläre Benutzer/-innen eine persönliche Abwesenheit anlegen, dieser lediglich als ein Antrag auf Abwesenheit klassifiziert wird, der erst durch einen Admin genehmigt werden muss, bevor er in Kraft tritt.

Jede Abwesenheit ist mit einer Abwesenheitsart verknüpft, so dass du einen Eindruck davon bekommst, worauf die Abwesenheiten des Teams im Allgemeinen zurückzuführen sind. Abwesenheitsarten kannst du eigenständig erstellen und anpassen, je nach den Arbeitsgewohnheiten des Unternehmens.

Verbindung von Abwesenheiten mit dem restlichen System

Das Tolle an diesem Abwesenheitssystem ist, abgesehen von der vereinfachten Übersicht für dich, dass es auch mit deinen Dienstplänen verbunden ist. Was bedeutet das? Beim Anlegen von Abwesenheiten prüft Smartplan automatisch, ob die Person im Abwesenheitszeitraum bereits zugewiesene Schichten hat. Sollte dies der Fall sein, kannst du mit einem einfachen Klick entscheiden, was mit diesen Schichten geschehen soll:

Umgekehrt hast du auch die Möglichkeit, dir die Abwesenheiten im Dienstplan anzeigen zu lassen. Das kann sehr hilfreich sein, wenn du deinen Dienstplan dann aufgrund dieser Abwesenheiten anpassen musst. Genehmigte Abwesenheiten werden immer ganz oben in den Spalten des Dienstplans angezeigt. Und wenn du die Schicht der abwesenden Person an eine andere Person vergeben möchtest, zeigt dir Smartplan, wer für diese Schicht noch verfügbar (und qualifiziert) ist:

Das Risiko, dass so eine abwesende Person versehentlich einer Schicht zugewiesen wird, geht damit gegen Null.

Überwache bestimmte Abwesenheitsarten mit dem Urlaubskonto

Das Urlaubskonto ist eine Zusatzfunktion, die zusammen mit unseren Abwesenheiten genutzt werden kann. Es ermöglicht dir, eine Abwesenheitsart deiner Wahl auszuwählen und dann für diese Abwesenheitsart über einen Zeitraum von einem Jahr Buch zu führen. Am häufigsten nutzen unsere Kund/-innen diese Funktion, um den Urlaub ihres Personals mitzuverfolgen und schnell herauszufinden, wie viele Tage von ihrem jährlichen Urlaubskontingent noch übrig sind.

Wenn das für dich von Interesse ist, wirf doch gerne einen Blick auf diesen Artikel: Das Urlaubskonto

Zum Weiterlesen

Es gibt noch sehr viel mehr über Smartplan zu lernen! Im Zusammenhang mit dem Abwesenheitsmanagement könnte dich auch Folgendes interessieren:

• Zeiterfassung: Unter "Zeiterfassung" kannst du dir schnell einen Überblick über die Stunden, Abwesenheiten und Löhne deines Personals verschaffen. Es ist ein großartiges Werkzeug, um gewisse Muster zu entdecken, beispielsweise dazu wer oft abwesend war oder wer viele Überstunden angesammelt hat.
• Excel-Exporte: Wir bieten einen Datenexport nach Excel mit den Arbeitsstunden des Personals an. In dieser Datei ist ebenfalls eine Liste aller Abwesenheiten im gewählten Zeitraum enthalten.
• Stundenbilanzen in Kombination mit Abwesenheiten: Die Stundenbilanzen sind ein Werkzeug, mit dem du die angesammelten Überstunden des Personals im Auge behalten kannst. Das Anlegen von Abwesenheiten kann die Stundenbilanzen deiner Angestellten beeinflussen. Informiere dich daher vorab über dieses Thema, bevor du mit der Einrichtung der Arbeitszeitkonten beginnst.