Stunden nach Excel exportieren
Dieser Artikel richtet sich an Admin und Superuser mit der Berechtigung, Arbeitszeiten einzusehen und anzupassen.
Wenn du gerne die Zeiten aus dem Protokoll nach Excel exportieren möchtest, beginne damit auf "Zeiterfassung" zu klicken und dann auf "Wähle einen Zeitraum":
Eine Kalenderübersicht öffnet sich - wähle hier nun die Periode aus, die du nach Excel exportieren möchtest, zum Beispiel den Zeitraum vom 01. bis zum 31. März:
Es erscheint nun die Übersicht über die Stunden der Angestellten in dem zuvor ausgewählten Zeitraum:
Hier kannst du auch sehen, ob an den geplanten Zeiten Änderungen vorgenommen wurden und ob die Änderungen genehmigt wurden, hier in grün hervorgehoben. Sollte eine Änderung nicht genehmigt worden sein, wird sie in rot hervorgehoben. Selbst wenn Änderungen nicht von einem Administrator genehmigt wurden, werden sie trotzdem in die Excel Exportdatei übernommen. Daher sollte jede Änderung an einer Schicht vor dem Export überprüft und ggf. berichtigt werden.
Lies hier mehr darüber, wie man bereits abgeschlossene Schichten berichtigt.
Auf der linken Seite findest du den Button "Stunden nach Excel exportieren". Auf diesen klickst du, sobald du zum Exportieren bereit bist:
Sobald der Export nach Excel generiert wurde, öffnet sich in vielen Fällen ein Fenster, über den du den Excel Export öffnen und speichern kannst. Beim Download trägt das Dokument den Titel "Smartplan Zeiterfassung" gefolgt vom dem Zeitraum, den du vorher festgelegt hast.
Der Export erscheint ansonsten auch direkt unter dem Button "Stunden nach Excel exportieren". Klicke dort auf deinen Export, um das Dokument herunterzuladen:
Wenn du das Excel Dokument öffnest, siehst du zuerst eine Einführung auf dem ersten Registerblatt des Dokumentes. Hier wird erklärt, welche Informationen du im Dokument sehen kannst.
Im Excel Export gibt es verschiedene Register. Die Blätter heißen Bericht, Nach Jobfunktion verteilen, Tagesübersicht, Mitarbeiterübersicht, Stunden pro Mitarbeiter, Abwesenheitsübersicht und Stundenbilanz. Diese Blätter geben auf verschiedenem Wege einen Überblick über die Stunden im gewählten Zeitraum.
Es besteht die Möglichkeit, das Excel-Dokument als Hilfsmittel für die Gehaltsabrechnung zu benutzen. Arbeitet dein Unternehmen beispielsweise mit Nacht- oder Wochenendzuschlägen, kannst du auf dem Registerblatt Stunden pro Mitarbeiter sehen, wie viele Stunden und in welchem Zeitraum am Tag bzw. in der Woche ein/-e Mitarbeiter/-in gearbeitet hat.
Beispielsweise findest du unter dem Reiter Mitarbeiterübersicht die Gesamtanzahl der Arbeitsstunden pro Person inklusive der Anzahl und Länge ihrer Schichten.
Auf dem Registerblatt Nach Jobfunktion verteilen findest du dagegen die Stunden aufgeteilt nach den jeweiligen Jobpositionen. In diesem Fall sieht das Blatt so aus:
Klicke dich doch mal durch das Dokument, um dich noch mehr mit den einzelnen Registerblättern des Rapports vertraut zu machen.
Wenn Fragen dabei auftreten, schreibe uns gerne über support@meinsmartplan.de.