Intro: Vollständiger und schneller Überblick über alle deine Daten

In diesem Einführungsartikel werden wir über einen grundlegenden und wichtigen Bestandteil von Smartplan sprechen: Die "Zeiterfassung", in der du die Stunden, Abwesenheiten und Löhne deiner Mitarbeitenden prüfen, bearbeiten und exportieren kannst

Der Menüpunkt "Zeiterfassung" ist der Ort, an dem all eure Daten in Smartplan zusammenlaufen. Jede noch so kleine Änderung in Bezug auf die Schichten und Stunden der Belegschaft wird hier sicher gespeichert und dokumentiert. Dies ist besonders wichtig für Berichte und Analysen und ebenfalls um verlässliche Daten für die monatliche Lohnabrechnung zu erhalten. Die "Zeiterfassung" ist auch der Ort, an dem du bestimmte Daten korrigieren oder Entscheidungen zu den Änderungen treffen kannst, die deine Angestellten selbst vorgenommen haben.

Du merkst also schon, dass man nicht versäumen sollte, sich mit dieser großartigen Funktion und allem, was sie zu bieten hat, vertraut zu machen. Legen wir also direkt los!

Aufbau der Tabelle in der "Zeiterfassung"

Konzentrieren wir uns für einen Moment nur auf den oberen Teil der Seite "Zeiterfassung".

Du entscheidest, welche Daten dir angezeigt werden sollen. Auf der linken Seite wählst du den Zeitraum aus, dessen Daten du betrachten möchtest, auf der rechten Seite kannst du dagegen auswählen, aus welchen Dienstplänen dir Daten angezeigt werden sollen.

Wenn du diese Vorauswahl getroffen hast, wird dir eine Tabelle angezeigt. In den Zeilen (horizontal) stehen all die Benutzer/-innen, für die in dem von dir gewählten Zeitraum Stunden oder Abwesenheiten registriert sind. Sie sind in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet. Was die Spalten (vertikal) betrifft, so werden einige davon grundsätzlich immer angezeigt, andere kannst du wiederum nach Bedarf aktivieren. Gehen wir die Spalten mal der Reihe nach durch:

1. Die "Stunden laut Dienstplan" basieren auf den Schichten, die du in den Dienstplänen erstellst. Es handelt sich also um eine Art Ausgangswert oder eine Leitlinie, die angibt, wie viele Arbeitsstunden wir von dieser Person, gemäß der gewählten Dienstpläne und dem gewählten Zeitraum, erwarten würden. Bitte beachte: In der Zeiterfassung sind nur die Stunden von veröffentlichten Dienstplänen enthalten.
2. Als nächstes folgt die Summe der "Stunden nach Änderungen" in dem von dir gewählten Zeitraum. Hier werden im Prinzip die geplanten Stunden der Spalte links davon als Grundlage genommen und dann alle vorgenommenen Änderungen davon abgezogen bzw. hinzuaddiert. Mögliche Gründe für Änderungen an den geplanten Stunden sind zum Beispiel:
   • Eine Person war abwesend und seine/ihre Schicht wurde von einem Admin als nicht anwesend markiert
   • Jemand hat länger gearbeitet als erwartet und die Anwesenheitszeit nachträglich manuell korrigiert

   • Jemand hat die Smartplan Stempeluhr benutzt, um die Anwesenheitszeit während einer Schicht zu registrieren

     Wenn alle Korrekturen in Smartplan korrekt erfasst wurden, dann sollten die "Stunden nach Änderungen" somit die reelle Anwesenheitszeit der Mitarbeitenden in diesem Zeitraum darstellen. Dies kann dann als Basis für die Lohnabrechnung verwendet werden, sofern du dein Personal auf Stundenbasis bezahlst.

     Die Tatsache, dass du die geplanten und die geleisteten Stunden auf einen Blick vergleichen kannst, kann dir wichtige Informationen liefern:

   • Du kannst z.B. schnell feststellen, wer regelmäßig Überstunden macht, und dann den Ursachen dafür auf den Grund gehen.
   • Du kannst bestimmte Zeiten oder Teams innerhalb deines Unternehmens erkennen, die systematisch über- oder unterbesetzt zu sein scheinen.
   • Du kannst leicht feststellen, welche Angestellten häufig zu spät zur Arbeit kommen.
3. Die Spalte "Bilanz" ist optional und kann dir eine Stundenbilanz für jede einzelne Person anzeigen. Du kannst hier somit auf einen Blick erkennen, ob eine Person mehr oder weniger Stunden gearbeitet hat als ursprünglich geplant. Wie genau diese Bilanz berechnet wird, hängt zum Teil von deinen persönlichen Vorlieben ab bzw. auf welche Art und Weise der Betrieb arbeitet. Die meisten unserer Kund/-innen haben ein wöchentliches oder monatliches Stundensoll festgelegt, das dann mit den Anwesenheitszeiten (siehe vorherige Spalte) verglichen wird. Mehr zu dieser umfangreichen Funktion findest du in dieser Artikelgruppe: Stundenbilanzen & Überstundenausgleich
4. In der Spalte "Lohn" (optional) kannst du eine Einschätzung der Personalkosten in dem von dir gewählten Zeitraum erhalten. Sie basiert auf den "Stunden nach Änderungen", also der tatsächlichen Anwesenheitszeit. Wie genau bzw. richtig die Berechnung am Ende ausfällt, hängt im Wesentlichen davon ab, ob die Lohnfunktion korrekt eingerichtet ist und alle Änderungen an Arbeitszeiten in Smartplan genau erfasst und dokumentiert wurden. Das Tolle an der Lohnfunktion ist, dass du sogar zukünftige Zeiträume nachschlagen kannst und so einen Eindruck von den zu erwartenden Personalkosten auf Basis der bisher geplanten Schichten ("Stunden laut Dienstplan") bekommst. Hier erfährst du, wie man die Lohnfunktion einrichtet: Lohnarten einrichten
5. In der Spalte ganz rechts wird dir angezeigt, ob deine Angestellten Änderungen an ihren Arbeitszeiten vorgenommen haben und ob diese Änderungen genehmigt wurden oder nicht.

• Wenn das Feld leer ist, wurden keine Änderungen an den Arbeitszeiten vorgenommen. Die "Stunden laut Dienstplan" entsprechen den "Stunden nach Änderungen".
• Wenn das Feld ein rotes Kreuz enthält, hat ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin Änderungen vorgenommen, die noch nicht genehmigt wurden.
• Wenn das Feld ein grünes Häkchen enthält, hat ein/-e Mitarbeiter/-in Änderungen vorgenommen, die daraufhin von jemandem mit administrativen Rechten geprüft und genehmigt wurden. Es kann auch bedeuten, dass ein Admin selbst Änderungen an der Anwesenheitszeit vorgenommen hat, die dann automatisch genehmigt wurden.

Jetzt kennst du die Bedeutung der Spalten der Tabelle in der "Zeiterfassung". Aber es gibt noch mehr. Manchmal reicht es vielleicht nicht aus, nur die summierten Zahlen zu sehen. Vielleicht möchtest du dir einzelne Schichten genauer ansehen. Das ist möglich. Wenn du auf die Zeilen klickst, kannst du so die Ansicht erweitern und mehr Informationen zu den einzelnen Schichten erhalten:

Hier kannst du auch die Anwesenheitszeiten bearbeiten oder Änderungen an der Anwesenheitszeit durch den/die Mitarbeiter/-in genehmigen. Mehr zu diesem Thema in diesem Artikel: Arbeitszeiten korrigieren

Exportiere Daten für den weiteren Gebrauch

Die Tabelle in der "Zeiterfassung" ist statisch, d. h. du kannst nicht nach Belieben entscheiden, in welchem Format dir die Daten angezeigt werden. Wenn du aber z.B. gewisse Aspekte der Daten noch genauer unter die Lupe nehmen möchtest oder an dein Steuerbüro weiterleiten möchtest, dann könnte es Sinn machen, einen Datenexport durchzuführen.

Links auf der Seite findest du zwei Buttons, mit denen du die Stunden bzw. die Löhne deiner Angestellten exportieren kannst. Durch den Export deiner Smartplan-Daten in eine Datei können diese leichter bearbeitet und für die weitere Verwendung, z.B. für interne Berechnungen oder eine Lohnabrechnung, vorbereitet/aufbereitet werden.

Beim Stundenexport handelt es sich um eine Excel-Datei, in der die geplanten und geleisteten Stunden sowie die Abwesenheiten und Stundenbilanzen deines Personals nach verschiedenen Gesichtspunkten aufgelistet werden. Auf der Seite der "Zeiterfassung" werden die Daten nur nach Personen gelistet, in der Exportdatei kannst du die Daten jedoch z.B. auch basierend auf der Jobposition oder Tageszeit einsehen.

Der Lohnexport ist eine Excel- oder eine CSV-Datei, die eine detaillierte Ansicht der Berechnungen für die Lohnabrechnung deiner Mitarbeitenden enthält, basierend auf den in Smartplan registrierten Anwesenheitszeiten. Sie enthält ebenfalls Lohnzuschläge oder Abwesenheitsregistrierungen (z. B. für Krankengeld), sofern du dies so eingerichtet hast.

Möchtest du mehr darüber erfahren, wie du die Stunden deines Teams exportieren kannst? Dann schau dir diese Artikel an: Excel-Export / Lohnexport