Intro: Bessere Übersicht durch eine präzise Zeiterfassung
Hier erfährst du, was die Smartplan Stempeluhr ist und wie du und dein Unternehmen davon profitieren können.
Die präzise Erfassung der Anwesenheitszeiten der Mitarbeitenden ist ein Muss für jeden Unternehmer. Abgesehen davon, dass es eine allgemeine Vorgabe der EU ist, Arbeitszeiten transparent und genau zu erfassen, kannst du auch ganz persönlich davon profitieren.
In Smartplan unterscheiden wir zwischen den geplanten Stunden (wie im Dienstplan festgelegt) und den geleisteten Stunden (die tatsächliche Anwesenheitszeit). Um die Arbeitsstunden korrekt in Smartplan zu erfassen, haben deine Angestellten die Möglichkeit, ihre Anwesenheitszeit nach Beenden der Schicht manuell zu korrigieren. Die bequemste und sicherste Art, um die Anwesenheitszeiten deines Personals in Smartplan zu erfassen, ist jedoch unsere digitale Stempeluhr. Die Stempeluhr ist eine Funktion, mit der sich Mitarbeitende selbständig in ihre Schichten und Pausen ein- und ausstempeln können. Jeder Vorgang in der Stempeluhr wird minutengenau registriert und ohne Umschweife direkt in deinem Smartplan Konto angezeigt. Das ist besonders dann praktisch, wenn du das Unternehmen aus der Ferne verwaltest, zum Beispiel im Home Office.
Wenn du die volle Kontrolle über die Verwaltung der Stunden möchtest, kannst du zusätzlich dazu die Option deaktivieren, dass deine Angestellten ihre Arbeitszeiten nach der Erfassung in der Stempeluhr noch korrigieren können.
Wie funktioniert's?
Die Einrichtung der Stempeluhr ist denkbar einfach. Entweder du nutzt eine browserbasierte Version für den Einsatz vor Ort, die Smartplan App für einen mobilen Zugriff auf die Stempeluhr oder eine Kombination aus beidem.
Wenn du möchtest, dass die Zeiten direkt am Arbeitsplatz über ein bestimmtes Gerät (z.B. ein Tablet oder einen Computer) erfasst werden, kannst du die Browser-Version unserer Stempeluhr verwenden. Dabei handelt es sich im Grunde um einen einfachen Link, den du in einem Browser deiner Wahl öffnest. Bevor die Stempeluhr jedoch von den Mitarbeitenden genutzt werden kann, muss sie zunächst von einer Administratorin oder einem Administrator mit einem 6-stelligen Zugangscode freigeschaltet werden. Auf diese Weise hast du weiterhin die Kontrolle darüber, wann die Mitarbeitenden die Stempeluhr nutzen können. Um einer missbräuchlichen Nutzung oder Betrug vorzubeugen, muss jede Person nach der Aktivierung der Stempeluhr zusätzlich noch eine 4-stellige PIN eingeben, um auf das eigene Profil zugreifen zu können und sich dort in die heutige Schicht einzustempeln.
Wenn du die Browser-Version verwenden möchtest, klicke hier, um mehr über die Einrichtung zu erfahren.
Die andere Option wäre die Verwendung der mobilen Stempeluhr. Im Wesentlichen bedeutet dies, dass die Angestellten ihre Schichten über ein persönliches Endgerät (ihre Smartphones) in der dazugehörigen Smartplan App erfassen. Diese recht flexible Art der Zeiterfassung eignet sich besonders dann, wenn du Mitarbeitende beschäftigst, die von zu Hause aus arbeiten oder die im Außendienst an verschiedenen Einsatzorten tätig sind. Mit dieser Version können sie die Stempeluhr nutzen, ganz egal wo sie sich gerade befinden. Du als Administrator/-in kannst jedoch festlegen, in welchen geographischen Bereichen ein Zugriff für die Belegschaft auf die Stempeluhr möglich sein soll und wo sie deaktiviert sein soll.
Wenn du die mobile Version verwenden möchtest, klicke hier, um mehr über die Einrichtung zu erfahren.
Stempeluhren für einzelne Standorte
Wenn du dein Konto in mehrere Standorte aufgeteilt und dein Team diesen Standorten zugewiesen hast, möchtest du diese Aufteilung vielleicht auch auf die Stempeluhr übertragen.
Für die mobile Version der Stempeluhr ist dies weniger relevant, da sich die Mitarbeitenden hier ohnehin nur in ihre eigenen Schichten einstempeln können. In der Browser-Stempeluhr werden jedoch alle Mitarbeitenden und alle Stempeluhr-Aktivitäten des jeweiligen Tages angezeigt. Wenn du schon dein Personal auf die verschiedenen Standorte aufgeteilt hast, dann möchtest du wahrscheinlich, dass solche Informationen verborgen werden.
Deshalb werden, sobald du die Standortzuweisungen aktiviert hast, für jeden deiner Standorte individuelle Stempeluhr-Links erstellt. So kannst du an jedem der Standorte eine eigene Stempeluhr aktivieren, die nur die Mitglieder des jeweiligen Standorts enthält:
Unabhängig davon, für welche Art der Nutzung du dich entscheidest, ermöglicht die Stempeluhr dir und deinem Team eine minutengenaue Erfassung der Anwesenheitszeiten. So lassen sich Überstunden strukturiert und genau dokumentieren und die Lohnabrechnung wird für dich so deutlich einfacher.
Zum Weiterlesen
Wenn du unsere Stempeluhr einsetzen möchtest, solltest du dich am besten auch über eine weitere Funktion von uns informieren: Die "Stundenbilanzen". Durch die Kombination der Smartplan Stempeluhr mit den Stundenbilanzen kannst du die geleisteten Arbeitsstunden deines Personals mit einem vordefinierten wöchentlichen oder monatlichen Stundensoll vergleichen. So bekommst du einen noch besseren Überblick über die Entwicklungen in deinem Unternehmen.
Im Zusammenhang mit der Erfassung von Arbeitszeiten kann es auch nützlich sein, mehr über das Datenprotokoll im Menüpunkt "Zeiterfassung" zu erfahren, den Bereich deines Kontos, in dem alles zusammenläuft. Hier werden alle geplanten und geleisteten Arbeitsstunden deines Teams gespeichert und dokumentiert.