Stempeln via PC & Tablet

In diesem Artikel möchten wir dir zeigen, wie deine Angestellten die Stempeluhr über ein stationäres Gerät am Einsatzort nutzen können.

Lese im Folgenden mehr darüber, wie du:

• die Stempeluhr öffnest und aktivierst
• eine Stempeluhr für jeden deiner Standorte erhältst
• über einen PC oder Laptop stempelst
• die registrierten Stempelzeiten des Personals einsehen kannst
• die Stempeluhr-Einstellungen deinen Anforderungen anpasst

Dein Team kann sich auch bequem über das eigene Handy einstempeln. Wenn du diese mobile Version der Stempeluhr bevorzugst, schau dir gerne diesen Artikel dazu an:

Stempeln über die mobile App

Aktivierung der Stempeluhr

Um Zugang zur Stempeluhr zu bekommen, musst du als Administrator erst einmal den Link der Stempeluhr und den dazugehörigen 6-stelligen Zugangscode finden. Diese Informationen findest du unter "Einstellungen" -> "Smartplan Stempeluhr".

Um die Stempeluhr zu öffnen, klicke einfach auf den Link. Anschließend wirst du dazu aufgefordert, den 6-stelligen Zahlencode einzugeben.

Hast du dies erledigt, ist die Stempeluhr bereit für den Gebrauch.

Wenn du die Standortzuweisungen aktiviert hast

Wenn in deinem Konto zwei oder mehr aktive Standorte existieren und du dich dazu entschieden hast, das Personal diesen Standorten zuzuordnen, ändert sich dadurch auch deine Browser-Stempeluhr.

Wenn die Funktion aktiviert ist, hast du weiterhin Zugriff auf den Stempeluhr-Link, der für alle Benutzer/-innen des Kontos gültig ist. Zusätzlich dazu erhältst du aber auch noch einen individuellen Link für jeden einzelnen der Standorte des Kontos. Wenn deine Mitarbeitenden diese standortbezogenen Stempeluhren benutzen, sehen sie nur die Mitglieder und Stempeluhr-Aktivitäten dieses bestimmten Standorts.

Der Stempeluhr Zugangscode ist für alle Standorte gleichermaßen gültig.

So stempelt man über PC oder Tablet ein

Sobald die Stempeluhr aktiviert wurde, ist folgende Oberfläche zu sehen:

Deine Angestellten können sich nun ein- und ausstempeln, indem sie ihren Namen in der Liste aussuchen und anklicken. Dann werden sie gebeten, die persönliche 4-stellige PIN einzugeben.

Wenn sie die Stempeluhr zum ersten Mal benutzen oder sich nicht mehr an ihre PIN erinnern, können sie sich die PIN zuschicken lassen, indem sie auf den Link ganz unten auf der Seite klicken:

Wenn die 4-stellige PIN eingegeben wurde, können die Mitarbeiter/-innen die Schicht auswählen, zu der sie einstempeln möchten und klicken dann auf "Einstempeln". Schon wird die Arbeitszeit der/des Angestellten registriert.

Möchte sich die Person wieder ausstempeln, folgt er oder sie einfach der gleichen Prozedur.

Wenn sich ein/-e Mitarbeiter/-in ausstempelt, kann er oder sie bei Bedarf auch einen Kommentar hinterlassen. Dies könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn eine Schicht frühzeitig beendet wurde und man erklären möchte, was der Grund dafür gewesen ist.

Wenn die Schichten deiner Mitarbeiter/-innen unbezahlte Pausen enthalten, kannst du die Stempeluhr so einstellen, dass die Mitarbeiter/-innen ihre Pause gleich über die Stempeluhr angeben.

Die Stempeluhr kann dabei entweder so eingestellt werden, dass das Personal im Laufe der Schicht in seine Pausen ein- und ausstempelt oder so, dass es beim Ausstempeln zu Schichtende aufgefordert wird, die Länge der abgehaltenen Pause anzugeben.

Soll die Pause jedoch normal vergütet werden, sollten es die Mitarbeiter/-innen unterlassen, in eine Pause ein- oder auszustempeln, da diese Pausenzeit automatisch und standardmäßig von der Gesamtarbeitszeit unter "Zeiterfassung" abgezogen wird.

Es ist auch möglich, Schichten direkt über die Stempeluhr zu erstellen. Es kann beispielsweise der Fall sein, dass ihr keinen festen Dienstplan habt und die Mitarbeiter/-innen ihre Schichten selbst erstellen sollen, je nachdem wann und wie sie arbeiten. In dem Fall müssten die Schichten am besten noch einmal von einem Administratoren genehmigt und ggf. angepasst werden.

Wie man Schichten über die Stempeluhr erstellt, kannst du hier nachlesen:

So stempeln sich Mitarbeitende ohne Schicht ein

So findest du die registrierten Zeiten der Stempeluhr

Alle heutigen Aktivitäten in der Stempeluhr können auf der rechten Seite deiner Browser-Stempeluhr eingesehen werden, sobald sie aktiviert wurde. Hier wird dir in chronologischer Reihenfolge angezeigt, wer sich zu seiner Schicht oder Pause eingestempelt hat und wer sich aus seiner Schicht oder Pause ausgestempelt hat.

Zusätzlich dazu kannst du die Stempelzeiten der Mitarbeiter/-innen auch jederzeit unter dem Reiter "Zeiterfassung" nachvollziehen. Hier bekommst du eine vollständige Übersicht über die gestempelten Zeiten deiner Angestellten und kannst sie bestätigen.

Auf dem Bild siehst du ein Beispiel dafür, wie die Zeiten der Mitarbeiter/-innen angezeigt werden:

Anne hat hier ihre im Dienstplan geplanten Arbeitszeiten verändert (manuell oder durch die Nutzung der Stempeluhr) und deshalb wird die Arbeitszeit hier in roter Schrift angezeigt. Laut Dienstplan hätte der Mitarbeiter nämlich im Zeitraum von 16:30-17:30 Uhr arbeiten sollen, tatsächlich hat sie jedoch nur von 16:28-16:44 Uhr gearbeitet. Zusätzlich erkennst du an der kleinen Sprechblase neben der geänderten Arbeitszeit, dass sie einen Kommentar hinterlassen hat.

Auf der rechten Seite können diese Änderungen durch den Administrator bestätigt werden. Auch wenn die Mitarbeiter/-innen selbst neue Schichten erstellt haben, können sie hier bestätigt werden.

In der Stundenübersicht hast du die Möglichkeit, dir noch genauere Details zu den Änderungen an einer Schicht anzeigen zu lassen. Klicke dazu einfach auf die veränderte Arbeitszeit:

Im Aktivitätsprotokoll kannst du die Änderungen sehen, die an einer geplanten Schicht vorgenommen wurden und wer diese vorgenommen hat. Auf dem obigen Bild kann man sehen, dass Anne sich selbst um 16:28 Uhr eingestempelt und um 16:44 Uhr wieder ausgestempelt hat. Dabei hat sie den Kommentar 'familiärer Notfall' als Erklärung hinterlassen.

Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter/-innen können von ihnen selbst oder von einem Administrator geändert werden. Diese Änderungen werden natürlich ebenfalls aus dem Aktivitätsprotokoll hervorgehen - sowohl wann und von wem sie gemacht wurden.

So passt du die Stempeluhr-Einstellungen deinen Anforderungen an

Wie genau die Stempeluhr eingestellt werden muss und welche Regeln gelten sollen, unterscheidet sich natürlich von Unternehmen zu Unternehmen. Deshalb kannst du frei darüber entscheiden:

• wer befugt ist, manuelle Änderungen an den Arbeitszeiten vorzunehmen
• inwieweit Pausenzeiten für Schichten angegeben werden müssen
• ob die Zeiten beim Einstempeln vor geplantem Dienstbeginn berücksichtigt werden sollen
• ob die Zeiten beim Ausstempeln nach dem geplanten Dienstende berücksichtigt werden sollen
• ob die Mitarbeiter/-innen nach versäumtem Stempeln ihre geplanten Stunden erhalten sollen
• ob die gestempelten Zeiten automatisch bestätigt werden sollen

Du findest die Einstellungen rund um die Stempeluhr am gleichen Ort wie den Link und den 6-stelligen Zugangscode, nämlich unter "Einstellungen" -> "Smartplan Stempeluhr".