Einstempeln ohne geplante Schicht
Auch wenn sie keine geplante Schicht haben, können sich deine Mitarbeiter/-innen trotzdem mit unserer Stempeluhr einstempeln. Es kann schließlich immer mal vorkommen, dass jemand plötzlich auf der Arbeit einspringen muss, obwohl er oder sie eigentlich gar nicht eingeplant war.
Durch diese Funktion bräuchtest du im Grunde gar keine Schichten mehr vorab erstellen, sondern kannst das Personal ihre Schichten selbst erstellen lassen, wann immer sie arbeiten. Nicht einmal ein aktiver Dienstplan wird dafür benötigt.
In diesem Artikel gehen wir durch:
- wie du eine Übersicht über alle Stempelzeiten bekommst
- wie sich Mitarbeiter/-innen via PC und Tablet einstempeln können
- wie sich Mitarbeiter/-innen in der App einstempeln können
Erhalte eine Übersicht über die Stempelzeiten deiner Angestellten
Beim Einstempeln ohne eine vorab geplante Schicht wird man darum gebeten, den Arbeitsbereich anzugeben sowie den Standort des Arbeitseinsatzes (sofern ihr die standortspezifischen Stempeluhr-Links nicht verwendet).
Sobald eine Person sich auf diese Weise eingestempelt hat. wird dies im Menüpunkt "Stempeluhr" hervorgehen. Hier hat Alexandra zum Beispiel eine Schicht über die Stempeluhr erstellt, indem sie sich um 12:56 Uhr Uhr eingestempelt hat:
Du kannst die registrierten Ein- und Ausstempelzeiten auch in der "Zeiterfassung" einsehen. Bitte sei dir hier aber darüber im Klaren, dass du die Arbeitsstunden erst einsehen kannst, wenn sich die Person wieder ausgestempelt hat. Das hängt damit zusammen, dass Smartplan noch nicht den Endzeitpunkt der Schicht kennt, wenn jemand die Schicht auf diese Weise erstellt:
In den Stempeluhr-Einstellungen kannst du wählen, ob die Mitarbeitenden ein voraussichtliches Schichtende eingeben müssen, wenn sie sich ohne geplante Schicht einstempeln möchten. Entscheidest du dich dafür, dass die Angestellten einen Endzeitpunkt angeben sollen, kannst du diese Informationen durch einen Klick auf die registrierte Zeit in der Spalte „Geleistete Arbeitszeit“ abrufen. Du findest die Angabe zum Schichtende im Aktivitäts-Protokoll der Schicht:
So stempeln sich Mitarbeiter/-innen ohne Schicht via PC und Tablet ein
Auf dem PC oder Tablet klickt die jeweilige Person auf ihren Namen und gibt den persönlichen 4-stelligen Pincode ein - ganz genau so als würde sie sich regulär in eine Schicht einstempeln. Danach klickt man einfach auf "Schicht erstellen und einstempeln":
Anschließend muss die sich einstempelnde Person ihre Jobposition auswählen :
Sofern du eingerichtet hast, dass das voraussichtliche Schichtende angegeben werden muss, folgt dies nun im nächsten Schritt:
Die für die Schicht genannten Informationen werden nun noch einmal zusammengefasst dargestellt und der bzw. die Mitarbeiter/-in kann sich in die neue Schicht einstempeln:
So stempeln sich Mitarbeiter/-innen ohne Schicht in der App ein
In der App werden Mitarbeiter/-innen die Stempeluhr-Funktion nur nutzen können, sofern ein Admin das Stempeln via App freigeschaltet hat. Das erledigt man unter "Einstellungen" > "Stempeluhr & Zeiterfassung".
Die Angestellten müssen sich trotzdem noch innerhalb eines bestimmen Stempelbereichs befinden, damit sie eine Schicht erstellen können. Hier kannst du nachlesen, wie man die entsprechenden Bereiche einrichten kann: Stempeln über die mobile App.
Mitarbeiter/-innen können eine neue Schicht erstellen, indem sie unter "Mein Profil" auf das Stempeluhr-Symbol in der oberen rechten Ecke klicken. Danach klicken sie auf "Neue Schicht erstellen und einstempeln":
Daraufhin können sie festlegen, in welchen Dienstplan sie sich eintragen möchten und welche Jobposition sie besetzen:
Sofern du eingerichtet hast, dass das voraussichtliche Schichtende angegeben werden muss, können die Angestellten sich nicht ohne Angabe dieser Schätzung einstempeln.
Die neu erstellte Schicht wird nun in dem eigenem Nutzerprofil unter 'Schichten' ausgewiesen und die bisherige Dauer der Schicht seit dem Einstempeln angezeigt:
Wenn du als Admin gerade Zugriff auch einen Computer hast, kannst du die Stempelzeit nun auch unter "Stempeluhr" oder "Zeiterfassung" einsehen.
Du möchtest mehr über die Zeiterfassung erfahren? Dann werfe einen Blick in diesen Hilfsartikel.