Schaue etwas im Protokoll nach


Hier zeigen wir dir, wie du die Stundenübersichten für verschiedene Zeiträume im Protokoll einsehen kannst.


In diesem Artikel werden wir durchgehen, wie du:


So suchst du nach einem Zeitraum in der Zeiterfassung

Wenn du etwas im Protokoll nachschauen willst, beispielsweise wie viele Stunden jemand innerhalb eines bestimmten Zeitraums gearbeitet hat, wählst du einfach den Punkt "Zeiterfassung" auf der Startseite deines Smartplan Kontos aus:

Um einen bestimmten Zeitraum zu betrachten, klicke auf "Zeitraum wählen":

Der Kalender wird geöffnet. Du kannst nun entweder einen gesamten Monat auswählen, wenn wir wie hier beispielsweise den Monat Dezember betrachten möchten, oder du wählst manuell einen individuellen Zeitraum aus.

Wenn du auf "Zeige Daten aus folgenden Dienstplänen" klickst, hast du die Möglichkeit, Daten aus bestimmten Dienstplänen auszuschließen.

So könnte das Protokoll dann zum Beispiel aussehen:

In der Seitenleiste erhältst du folgende Informationen:

  • Einen Überblick über die Ist- und Soll-Stunden
  • Ob und wie stark der Ist vom Soll-Wert abweicht - in absoluten Zahlen und in Prozent
  • Die Lohnkosten für den nachgeschlagenen Zeitraum
  • Wer der Grund für die Abweichung der Arbeitszeiten ist - d.h. eine Liste über die Personen, die entweder zu spät gekommen oder zu früh gegangen sind

Die Tabelle des Protokolls gibt dir einen Überblick über alle Stunden innerhalb des gewählten Zeitraums, sortiert nach Mitarbeiter/-innen. Neben jedem Namen gibt es zwei Spalten: "Stunden laut Dienstplan" und "Stunden nach Änderungen". Wenn jemandes Arbeitszeit in irgendeiner Weise vom ursprünglich geplanten Zeitblock seiner/ihrer Schicht im Dienstplans abgewichen ist, stimmen diese beiden Spalten nicht überein. Beispielsweise, wenn eine Person abwesend war oder sich später als erwartet ausgestempelt hat.


Schauen wir uns das einmal etwas genauer an: Viola hat in dem ausgewählten Zeitraum eine (bestätigte) Abwesenheit von 5 Stunden. Zu erkennen ist dies an der Differenz zwischen den "Stunden laut Dienstplan" (80,00) und den "Stunden nach Änderungen" (75,00):

Je nach Einstellung kannst du im Protokoll auch die Stundenbilanz und Löhne deiner Mitarbeiter/-innen einsehen. In der Spalte "Bilanz" siehst du, wie weit die betreffende Person von den geplanten Stunden oder einem vorab festgelegten wöchentlichen/monatlichen Sollwert abgewichen ist. Dies ist im Wesentlichen eine schnelle Möglichkeit, Überstunden zu erfassen. Die Spalte "Lohn" zeigt dir die gesamten Lohnkosten über den nachgeschlagenen Zeitraum für jede/-n Mitarbeiter/-in an.

Klicke auf einen Namen, um eine detaillierte Ansicht über die Schichten zu erhalten. Du siehst nun eine Liste aller Schichten der/des Angestellten im Zeitraum, einschließlich der Schichtzeiten, Änderungen bezüglich der Anwesenheit sowie den Lohn für jede einzelne Schicht:


Aktivitätsprotokoll und Schicht-Historie

Wenn du möchtest, kannst du im Menüpunkt "Zeiterfassung" auch einen genaueren Blick auf die Historie bzw. das Aktivitätsprotokoll einzelner Schichten werfen.


Klicke dafür einfach auf eine Person und danach auf die Schicht, die du dir ansehen möchtest. In meinem Beispiel wähle ich die Schicht von Ellen am 02. Dezember:

Nun erscheint ein Pop-Up-Fenster - hier kannst du die Änderungen überprüfen, die an der Schicht vorgenommen wurden:

In meinem Beispiel kannst du unter "Bearbeitete Arbeitszeit" sehen, dass die ursprüngliche Schicht für den Zeitraum 08:00 - 12:00 Uhr geplant war. Gleich darunter kannst du aber auch sehen, dass die Arbeitszeit verändert wurde - das Schichtende wurde auf 13:00 Uhr geändert.


Klicke hier, um mehr darüber zu lesen, wie man die Arbeitszeit von zurückliegenden Schichten korrigieren kann.


Lass uns nun aber noch einmal näher auf das Aktivitätsprotokoll ganz unten im Pop-Up-Fenster eingehen:

Hier kannst du u.a. die Begründung von Ellen für das Überziehen ihrer geplanten Arbeitszeit nachlesen.


Zusätzlich dazu kannst du sehen, wer die Änderungen bestätigt hat. In meinem Beispiel hat Vivien als Admin die Änderungen von Ellens Schicht genehmigt.


Das Aktivitätsprotokoll gibt darüber hinaus Auskunft, wann diese Änderungen vorgenommen wurden. In diesem Beispiel hat Vivien Ellen's Anwesenheitszeit um 12:45 Uhr geändert und gleichzeitig auch bestätigt, da sie ein Administrator ist.


Die Schicht-Historie ist somit eine sehr gute Möglichkeit, um sich einen Überblick über die Veränderungen an Schichten zu verschaffen und sie im Zweifelsfall noch einmal anzupassen.



Stunden aus der "Zeiterfassung" nach Excel exportieren

In Smartplan kannst du einen Export deiner Daten nach Excel durchführen, wodurch sie nach verschieden Gesichtspunkten aufbereitet und gelistet werden. Klicke dich dafür durch die verschiedenen Registerblätter der Excel-Datei. Mehr dazu, wie man einen Excel Export erstellt, findest du in diesem Artikel.



Einen Lohn-Export in der "Zeiterfassung" durchführen

Im Menüpunkt "Zeiterfassung" befindet sich ebenfalls unsere Funktion für den Lohn-Export. Er ist ähnlich wie der reguläre Excel Export, zusätzlich kannst du jedoch noch Lohnarten (Sätze), Zuschläge und Abwesenheiten definieren, um deine Gehaltsabrechnungen zu vereinfachen. Mehr zur Einrichtung der Lohnfunktion findest du hier.


Beachte: In Deutschland ist bisher nur der Export in die Dateiformate Excel und CSV möglich.

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