Arbeitszeiten von Angestellten korrigieren
In diesem Artikel schauen wir uns an:
- Wie man Arbeitszeiten von Angestellten korrigieren kann
- Wie man Änderungen verwaltet, die von den Angestellten selbst gemacht wurden
- Wozu man das Aktivitätsprotokoll gebrauchen kann
So passt du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter/-innen an
Wenn du die Arbeitszeiten einer Person korrigieren möchtest, dann gehe zunächst auf "Zeiterfassung".
Daraufhin wählst du den Tag oder Zeitraum, bei dem eine Korrektur ansteht, durch einen Klick auf "Wähle einen Zeitraum" aus. Das könnte zum Beispiel Freitag, der 30. Dezember sein.
Klicke nun auf den Namen der Person, dessen Schicht geändert werden soll, beispielsweise Anna. Daraufhin wird diese Schicht geöffnet und detaillierter angezeigt:
Klicke unter "Geleistete Arbeitszeit" auf den Zeitraum der Schicht. In diesem Beispiel wäre es die Schicht von 09:00 - 15:00 Uhr.
Mit dem Anklicken des Zeitraums öffnet sich ein Fenster, in dem du die Zeiten korrigieren kannst. Du kannst zum Beispiel den Endzeitpunkt der Schicht auf 14:30 Uhr setzen, wenn es nicht so viel zu tun gab und Anna früher nach Hause gegangen ist. Zum Schluss klickst du einfach auf "Speichern":
Die korrigierte Arbeitszeit wird nun auch aus dem Protokoll hervorgehen. In diesem Fall wird die Änderung als bestätigt angezeigt. Das ist automatisch der Fall, wenn die Korrektur von einem Administrator und nicht von der betroffenen Person selbst vorgenommen wurde.
Änderungen von Mitarbeiter/-innen genehmigen
Mitarbeiter/-innen können ihre Anwesenheitszeiten auch selbst korrigieren, sofern dies so unter "Einstellungen" → "Smartplan Stempeluhr" bestimmt wurde. In den "Stempeluhr Einstellungen" kannst du festlegen, ob die Angestellten ihre eigenen Arbeitszeiten verändern dürfen oder nicht:
Sofern eingestellt ist, dass Angestellte ihre Arbeitszeiten verändern dürfen, werden die Administratoren über diese Änderungen informiert werden, sodass sie die Möglichkeit haben, dazu Stellung zu beziehen.
Hat Lena beispielsweise ihre Arbeitszeit am 30. Dezember um eine Stunde und 15 Minuten verlängert, würde es für den Administrator in etwa wie auf dem folgenden Bild aussehen. Die Stunden in rot warten noch auf ihre Bestätigung durch den Administrator:
Wenn du auf die Stunden in der Spalte "Stunden nach Änderungen" (hier die rote Zahl) klickst, wird die dazugehörige Schicht angezeigt. Nun hast du die Möglichkeit unter "Änderungen verwalten" auf "Änderungen zustimmen" zu klicken.
Sobald du auf "Änderungen zustimmen" klickst, werden die Änderungen übernommen und die Zahlen werden grün markiert. Wenn du erneut auf den grünen Wert klickst, kannst du unter "Änderungen verwalten" auch jederzeit deine Zustimmung durch einen Klick auf "Abbrechen" wieder zurücknehmen.
Lena wird nun in ihrem Profil sehen können, dass ihre Änderung bestätigt wurde.
Vorsicht! Selbst wenn eine Änderung nicht von einem Administrator genehmigt wurde, sind es immer noch die "Stunden nach Änderungen", die in der Zeitabrechnung berücksichtigt werden. Ein Administrator muss also notwendigerweise eine Änderung im Schichtplan noch einmal korrigieren oder verwerfen, damit sie nicht in die Lohnabrechnung übernommen wird.
Aktivitätsprotokoll und Schichthistorie
Im Menüpunkt "Zeiterfassung" kannst du einzelne Schichten deiner Angestellten anhand des Aktivitätsprotokolls auch noch näher untersuchen, wenn du möchtest.
Klicke dafür einfach auf eine Schicht in der "Zeiterfassung". In meinem Beispiel wähle ich die Schicht von Lena am 30. Dezember.
Nun erscheint ein Pop-Up-Fenster, in dem ich die verschiedenen Daten und Änderungen zur Schicht einsehen kann. Zum einen kann ich unter "Bearbeitete Arbeitszeit" sehen, dass die Schicht ursprünglich für den Zeitraum 11:00 - 16:00 Uhr geplant war. Gleich darunter steht jedoch, dass die Arbeitszeit auf 11:00 - 17:15 Uhr angepasst wurde. Ganz unten auf dieser Seite kannst du die Begründung sehen, die Lena zu der Änderungen angegeben hat: Es gab an diesem Tag mehr zu tun als sonst.
Du hast hier ebenfalls einen Einblick darin, wer die Änderungen von Lena genehmigt hat. In diesem Fall war es Vivien, die Lenas Änderungen an ihrer Schicht bestätigt hat.
Es wird dir sogar angezeigt, wann all diese Änderungen jeweils vorgenommen wurden. In diesem Beispiel hat Lena ihre Arbeitszeit um 13:45 angepasst. Vivien hat dies anscheinend sofort gesehen und die Änderung direkt um 13:46 Uhr bestätigt.
Diese Art von Schichthistorie ist eine schnelle Art und Weise, um sich über die Schicht generell (und die eventuellen Änderungen daran) einen guten Überblick zu verschaffen.