Stempeln über die mobile App

In diesem Artikel werden wir klären, wie du deine Angestellten über die App auf ihrem eigenen Handy ein- und ausstempeln lassen kannst.

Lese mehr darüber, wie:

• du die mobile Nutzung für das Personal aktivierst
• du geographische Standorte zum Stempeln einrichtest
• die Mitarbeiter/-innen sich vom Handy aus einstempeln können
• du die Stempelaktivitäten im Menüpunkt "Stempeluhr" verfolgen kannst
• du die registrierten Stempelzeiten in der "Zeiterfassung" findest
• du die Stempeluhr deinen Anforderungen anpasst

Es ist auch möglich, dass sich dein Team über ein festes, stationäres Gerät am Arbeitsplatz ein- und ausstempelt. Solltest du diese Version der Stempeluhr bevorzugen, schau doch mal in diesen Artikel hinein:

Stempeln via PC und Tablet

So aktivierst du die Stempeluhr für die mobile Nutzung

Damit die Mitarbeiter/-innen sich über unsere App ein- und ausstempeln können, muss ein Administrator zuerst einmal die Funktion aktivieren. Das erledigt er oder sie unter "Einstellungen" -> "Stempeluhr & Zeiterfassung":

Wenn die Stempeluhr aktiviert wurde, können sich die Mitarbeiter/-innen nun grundsätzlich in der App ein- und ausstempeln.

Einzige Bedingung: Sie müssen sich innerhalb eines der Standorte befinden, die die Administratoren vorher definiert haben.

Definiere Standorte, von denen sich die Angestellten einstempeln dürfen

Um einen neuen Standort hinzuzufügen, musst du lediglich auf den Button "Standort hinzufügen" klicken, eine Adresse angeben und den Standort benennen.

Ihr könnt beliebig viele Standorte hinzufügen. Prinzipiell kannst du also zum Beispiel 50 verschiedene Standorte zum Ein- und Ausstempeln definieren, wenn das nötig sein sollte. Es ist ebenfalls möglich, das Gebiet zum Stempeln zu vergrößern, um eventuellen Ungenauigkeiten der GPS-Erfassung entgegenzuwirken oder wenn es generell irrelevant ist, von wo aus eingestempelt wird. In diesem Fall brauchst du einfach nur den gelben Kreis mit deinem Cursor etwas größer ziehen.

Wenn alles passt, speicherst du den Standort einfach mit einen Klick auf "Standort erstellen":

Wie Mitarbeiter/-innen sich von ihren Handys aus einstempeln

Um das reibungslose Funktionieren der Stempeluhr auf dem Smartphone zu gewährleisten, müssen die Angestellten der App zuerst Zugangsrechte zu ihren GPS-Daten gewähren, damit diese den Standort der jeweiligen Person bestimmen kann.

Die App wird nur nach dieser Berechtigung fragen, wenn ein Administrator die Funktion aktiviert hat. Ist die App geschlossen oder das Handy ausgeschaltet, werden die Standortdaten des Nutzers bzw. der Nutzerin nicht weiter registriert.

Es ist also die GPS-Funktion im Handy einer jeden Person, die bestimmt, ob sie sich innerhalb eines der definierten Standorte befindet und die Stempelfunktion nutzen kann.

Um eventuellen Schwindel zu vermeiden, ist es für Angestellte auch nicht möglich, nur kurz einen Standort zu betreten, ihn wieder zu verlassen und sich daraufhin einzustempeln. In dem Augenblick, in dem auf "Einstempeln" geklickt wird, werden wir überprüfen, ob sich die Person derzeit auch tatsächlich innerhalb des Standortes befindet. Ist dies nicht der Fall, ist das Einstempeln nicht möglich.

Außerdem ist es deinen Angestellten möglich, direkt neue Schichten durch die mobile Stempeluhr zu erstellen. Zum Beispiel könnte es ja sein, dass ihr keinen festen Dienstplan habt, sondern dass Mitarbeiter/-innen ihre Schichten nach Bedarf selbst erstellen. Diese müssten dann im Nachhinein nur noch von den Administratoren bestätigt werden.

Wie Mitarbeiter/-innen Schichten via die Stempeluhr erstellen können, kannst du hier nachlesen: So stempeln sich Mitarbeitende ohne Schicht ein

So kannst du die Stempelzeiten im Menüpunkt "Stempeluhr" mitverfolgen

Im Menüpunkt "Stempeluhr" erhältst du eine Übersicht über alle Arbeitszeiten, die seit dem Vortag über die Stempeluhr erfasst wurden:

Die beiden oben abgebildeten Einträge unterscheiden sich dadurch, dass der eine lila hinterlegt ist, während der andere komplett weiß ist. Solange eine Arbeitszeit weiß ist, hat sich die Person noch nicht ausgestempelt. Ist der Eintrag lila gefärbt, wurde die Schicht beendet und die Person hat sich ausgestempelt.

In der oberen rechten Ecke der Seite kannst du auswählen, ob abgeschlossene Schichten in der Liste angezeigt werden sollen. Entfernst du das Häkchen, werden dir nur die Schichten angezeigt, die noch im Gange sind. Dadurch kannst du dir schnell einen Überblick darüber verschaffen, wer gerade arbeitet:

Darüber hinaus kannst du für jede einzelne Schicht folgende Daten sehen:

• wann der/die Mitarbeitende sich ein- und ggf. ausgestempelt hat
• ob eine Pause gemacht wurde (Kaffeekanne)
• ob der/die Mitarbeitende einen Kommentar hinzugefügt hat (Sprechblase)

Um eine Arbeitszeit zu genehmigen oder zu korrigieren, klicke einfach auf das Zahnrad auf der Schicht:

Entscheidest du dich dazu, die Arbeitszeit zu korrigieren, erscheint ein neues Fenster, in dem du die Änderungen an der Arbeitszeit der Person vornehmen kannst. Es ist dasselbe Fenster, das du bereits aus der "Zeiterfassung" kennst. Mehr dazu hier.

So findest du die Stempelzeiten in der "Zeiterfassung"

Das Ein- und Ausstempeln der Mitarbeiter/-innen kannst du unter dem Reiter "Zeiterfassung" nachvollziehen. Hier bekommst du eine vollständige Übersicht über die gestempelten Zeiten deiner Mitarbeiter/-innen und kannst sie bestätigen.

Auf dem Bild siehst du ein Beispiel dafür, wie die Zeiten der Angestellten angezeigt werden:

Anne hat hier ihre ursprünglich im Dienstplan geplanten Arbeitszeiten verändert (manuell oder durch die Nutzung der Stempeluhr). Daher wird die Arbeitszeit in roter Schrift angezeigt.

Laut Dienstplan hätte sie nämlich im Zeitraum 16:30-17:30 Uhr arbeiten sollen, tatsächlich hat sie jedoch nur von 16:28-16:44 Uhr gearbeitet. Auf der rechten Seite können diese Änderungen nun vom Administrator bestätigt werden. Auch wenn Angestellte durch die Stempeluhr eigenständig neue Schichten erstellt haben, können sie hier bestätigt werden.

In der Stundenübersicht hast du außerdem die Möglichkeit, dir noch weitere Details zu den Änderungen an einer Schicht anzeigen zu lassen. Klicke dazu einfach auf die veränderte Arbeitszeit:

Im Aktivitätsprotokoll kannst du die Änderungen sehen, die an einer geplanten Schicht vorgenommen wurden, und ebenfalls, wer diese Änderungen vorgenommen hat. Auf dem obigen Bild kann man sehen, dass Anne selbst um 16:28 Uhr eingestempelt und um 16:44 Uhr wieder ausgestempelt hat.

Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter/-innen können von ihnen selbst oder von einem Admin geändert werden. Diese wird natürlich ebenfalls aus dem Aktivitätsprotokoll hervorgehen - sowohl wann als auch von wem Änderungen gemacht wurden.

So passt du die Stempeluhr-Einstellungen deinen Anforderungen an

Wie genau die Stempeluhr eingestellt werden muss und welche Regeln gelten sollen, unterscheidet sich natürlich von Unternehmen zu Unternehmen. Deshalb kannst du frei darüber entscheiden:

• ob bei Erstellung außerplanmäßiger Schichten ein voraussichtliches Schichtende angegeben werden muss
• inwieweit Pausenzeiten für Schichten angegeben werden müssen
• ob die Zeiten beim Einstempeln vor geplantem Dienstbeginn berücksichtigt werden sollen
• ob die Zeiten beim Ausstempeln nach dem geplanten Dienstende berücksichtigt werden sollen
• ob die Mitarbeiter/-innen nach versäumtem Stempeln ihre geplanten Stunden erhalten sollen
• ob die gestempelten Zeiten automatisch bestätigt werden sollen

Du findest die Einstellungen rund um die Stempeluhr am gleichen Ort wie den Link und den 6-stelligen Zugangscode, nämlich unter "Einstellungen" -> "Stempeluhr & Zeiterfassung".

Ganz unten auf der Seite kannst du außerdem auswählen, ob die Mitarbeitenden ihre Anwesenheitszeiten manuell korrigieren dürfen. Diese Einstellung ist unabhängig von der Stempeluhr.