So beginnst du mit der Nutzung des Arbeitszeitkontos

In diesem Artikel erklären wir dir, wofür die Stundenbilanz dient und wie du mit dem Arbeitszeitkonto starten kannst.

Hier kannst du lernen:

• wofür du Stundenbilanzen nutzen kannst
• wie du das Arbeitszeitkonto einrichtest
• welche individuellen Einstellungen für einzelne MA es gibt
• wo du die Stundenbilanzen einsehen kannst

Hierfür können Stundenbilanzen in Smartplan genutzt werden

Mit den Stundenbilanzen in Smartplan hast du immer im Blick, inwiefern deine Mitarbeiter/-innen die gewünschte Anzahl von Arbeitsstunden tatsächlich erreichen - entweder pro Woche oder pro Monat.

Mit dieser Funktion kannst du z.B.:

• für jeden deiner Mitarbeiter/-innen eine Art Gleitzeitkonto führen.
• prüfen, ob deine stundenweise entlohnten Mitarbeiter/-innen die Stunden erhalten, mit denen sie vertraglich angestellt sind.
• prüfen, ob deine festangestellten Vollzeit-Mitarbeiter/-innen ihre Überstunden ausreichend ausgleichen.
• analysieren, ob du die zur Verfügung stehenden Ressourcen richtig eingeteilt hast.

Die Einrichtung von Stundenbilanzen in Smartplan ist nicht schwer. Lese im Folgenden, wie die Einrichtung funktioniert.

So richtest du dein Arbeitszeitkonto ein

Wenn du damit beginnen willst, die Stundenbilanzen deiner Mitarbeiter/-innen über Smartplan zu erfassen, musst du zunächst einige Einstellungen in deinem Smartplan-Account vornehmen.

Gehe auf "Einstellungen" → "Smartplan-Einstellungen" → "Arbeitszeitkonto", um loszulegen.

Als Erstes musst du das Arbeitszeitkonto aktivieren, indem du das entsprechende Kästchen markierst:

Anschließend kannst du einige allgemeine Einstellungen für das Arbeitszeitkonto vornehmen - eine dieser Einstellungen bezieht sich darauf, wie die Stundenbilanz berechnet werden soll.

Hier kannst du zwischen drei Optionen auswählen:

• Geplante Stunden minus Soll-Wert (die angestrebten Sollstunden werden von den Stunden laut Dienstplan abgezogen)
• Geleistete Stunden minus Soll-Wert (die Sollstunden werden von den tatsächlich geleisteten Stunden abgezogen)
• Geleistete Stunden minus geplante Stunden (die geplanten Stunden werden von den tatsächlich geleisteten Stunden abgezogen)

Der Soll-Wert ist die Anzahl der Stunden, die deine Angestellten im Idealfall arbeiten sollten, bspw. basierend auf ihrem Vertrag. Wir werden später in diesem Artikel darauf eingehen, wie du diese festlegen kannst.

Zunächst musst du jedoch festlegen, ob deine Mitarbeiter/-innen ihre eigenen Stundenbilanzen in ihren Profilen sehen können sollen oder nicht:

Das sind, wie erwähnt, die Standard-Einstellungen für all deine Mitarbeiter/-innen. Sollten für einzelne Personen allerdings andere Einstellungen gelten, so kann man diese selbstverständlich auch individuell anpassen.

Möglich ist dies in den individuellen Einstellungen, die du unterhalb der allgemeinen Einstellungen findest.

Individuelle Einstellungen für Mitarbeiter/-innen

In diesem Bereich kannst du unter Anderem die Funktion der Stundenbilanz für bestimmte Personen deaktivieren. In diesem Fall musst du lediglich das Häkchen in dem Kontroll-Kästchen neben dem jeweiligen Namen entfernen:

In den Spalten "Berechnung" und "Sichtbarkeit" kannst du außerdem die gleichen Parameter wie im Bereich der allgemeinen Einstellungen definieren. Hier änderst du also nur dann etwas, wenn eine bestimme Person Einstellungen haben soll, die von den allgemeinen Einstellungen abweichen.

Im obigen Beispiel kannst du z.B. sehen, dass Ina's errechnete Stundenbilanz anstatt der allgemein festgelegten Logik stattdessen der Logik "Geplante Arbeitszeit minus Soll-Wert" folgen soll. Die individuelle Abweichung wird auch an dem kleinen roten Stern deutlich.

In den individuellen Einstellungen kannst du darüber hinaus den Soll-Wert für deine Mitarbeiter/-innen individuell festlegen. Klicke dafür in der Spalte "Soll-Wert" einfach auf "Bearbeiten".

Ist das erledigt, kannst du nun drei verschiedene Dinge hinsichtlich des Soll-Werts bestimmen:

1. Das Startdatum des Soll-Wertes
2. Die Sollstunden (die Stundenanzahl, die die jeweilige Person arbeiten soll)
3. Den Zeitraum des Soll-Werts (dieser gibt an, ob die Stundenbilanz auf wöchentlicher oder monatlicher Basis berechnet werden soll)

So kannst du die Stundenbilanzen deiner Mitarbeiter/-innen einsehen

Sobald du den Soll-Wert für deine Mitarbeiter/-innen definiert hast, kannst du die Stundenbilanzen eines jeden ganz einfach im Blick behalten. Du findest sie in der "Zeiterfassung".

Wähle den Zeitraum aus, den du betrachten möchtest, und schon hast du die Möglichkeit, die Stundenbilanzen in der neuen Spalte "Bilanz" einzusehen:

Wenn du auf die Bilanz klickt, kannst du außerdem sehen, wie diese genau berechnet wurde:

Du kannst die Stundenbilanzen deiner Angestellten jederzeit anpassen.

Dies kann beispielsweise relevant sein, wenn ein/-e Mitarbeiter/-in Überstunden ausgleichen muss. Wie das genau funktioniert, kannst du in unserem Leitfaden So verwaltest du Überstunden in Smartplan nachlesen.