So verwaltest du Überstunden in Smartplan

Wenn du dir einen Überblick darüber schaffen möchtest, wie der derzeitige Status deiner Angestellten in Bezug auf die intern mit ihnen abgesprochenen Arbeitsstunden ist, kannst du in Smartplan das "Arbeitszeitkonto" aktivieren. Diese interne (und oft vertraglich festgelegte) Vereinbarung zur wöchentlichen oder monatlichen Arbeitszeit nennen wir den Soll-Wert deiner Mitarbeiter/-innen.

Wenn du diese Funktion bisher noch nicht auf deinem Smartplan Konto genutzt hast, kannst du in diesem Artikel mehr darüber lesen, wie du sie einrichten kannst. Die Funktion ist für alle zugänglich und es wird kein Plus-Paket benötigt.

Mit der Aktivierung und Einrichtung des Arbeitszeitkontos bekommst du eine Übersicht darüber, welchen "Kontostand" deine Mitarbeiter/-innen über einen gewissen Zeitraum erarbeitet haben.

Wenn du diese Stundenbilanz korrigieren möchtest, weil zum Beispiel Überstunden abgebaut werden müssen, kann dies auf zwei Wegen durchgeführt werden:

• Mithilfe unserer Abwesenheitsfunktion
• Durch Hinzufügen eines Ausgleichs zur Stundenbilanz der Person

Überstundenabbau durch Abwesenheiten

Wir empfehlen, bei einem Überstundenabbau in Smartplan bevorzugt eine Abwesenheit zu nutzen. Auf diese Weise wird noch deutlicher, warum der Mitarbeitende überhaupt abwesend ist. Außerdem kann der oder die Angestellte die Abwesenheit selbstständig erstellen und muss diese dann nur noch genehmigen lassen.

Möchte jemand die angesparten Überstunden "abfeiern", kann er oder sie einfach eine Abwesenheit im persönlichen Profil erstellen. Wie das genau funktioniert kannst du in diesem Artikel nachlesen: Abwesenheiten beantragen

Du als Admin kannst dafür im Vorfeld verschieden Arten von Abwesenheiten definieren, zwischen denen dein Personal dann bei der Erstellung von Abwesenheiten wählen kann. Standardmäßig gibt es die Abwesenheitstypen "Krank" und "Urlaub".

Du kannst hier eine neue Abwesenheitsart mit dem Titel "Überstundenabbau" erstellen und deine Angestellten anweisen, in Zukunft statt "Urlaub" oder "Krank" lieber diese neue Abwesenheitsart bei der Verwaltung ihrer Überstunden zu nutzen.

Wenn du dann dabei bist, die Abwesenheit zu genehmigen, wähle aus, dass die Stunden der Schichten nicht angerechnet werden sollen. So reduziert sich die Stundenbilanz des/der Angestellten. Markiere also "Die Schichten ergeben 0 Stunden", um die Stundenbilanz in die richtige Richtung (nämlich negativ) zu beeinflussen.

Wenn du eine eingehendere Erklärung dazu möchtest, warum diese Methode die Stundenbilanz auf die richtige Art beeinflusst, möchte ich dir das Ganze hier anhand eines Rechenbeispiels illustrieren:

Hier ist ein Beispiel für den Monat Juni. Der vordefinierte Soll-Wert für diesen Monat beträgt 154 Stunden. Das heißt also, dass das angestrebte Stundenziel des/der Angestellten für diesen Monat bei 154 Stunden liegt. Unter "Bisherige Stundenbilanz" sind 10 Stunden vermerkt. Das bedeutet, dass die Person im Zeitraum vor Juni 10 Überstunden angesammelt hat.

Wie du in der Tabelle im rot markierten Feld sehen kannst, hat die Person am 5. Juni über eine Abwesenheit Überstunden abgebaut. Das bedeutet, dass der Angestellte den Soll-Wert für Juni nicht erreicht. Denn nun arbeitet er nur 147 Stunden an Stelle der geplanten 154 Stunden.

Dies ist natürlich lediglich als ein Beispiel gedacht, der Soll-Wert hätte auch bei 160,3 Stunden oder sonst irgendeinem Wert liegen können.

Bezogen auf das Beispiel bedeutet dies aber, dass die Stundenbilanz der Person nun um 7 reduziert wurde und die neue Bilanz Ende Juni nun bei +3 liegt und somit deutlich näher am angestrebten Neutralwert.

Stundenbilanzen über einen Ausgleich korrigieren

Du kannst die Stundenbilanzen deines Personals ebenfalls anpassen, indem du ihrem Arbeitszeitkonto einen Ausgleich hinzufügst - dies kann aus verschiedenen Gründen notwendig sein.

Vielleicht möchtest du die Stundenbilanz eintragen, die die Person vor eurer Nutzung von Smartplan hatte. Oder vielleicht hast du eine Person mit Überstunden durch eine Ausbezahlung der Stunden entschädigt und nun möchtest du dies in seinem oder ihrem Smartplan Arbeitszeitkonto deutlich machen.

Unter "Zeiterfassung" findest du eine Spalte mit der Stundenbilanz:

Wenn du auf die Bilanz eines Mitarbeitenden klickst, erhältst du eine Übersicht über die zugrundeliegenden Berechnungen:

Klicke auf "+ Ausgleich hinzufügen" und fülle das Datum, die Beschreibung sowie die Stundenanzahl der Korrektur aus. Möchtest du einen Wert von der Bilanz abziehen, wähle eine negative Stundenanzahl, z.B. -4. Möchtest du dagegen die Bilanz erhöhen, schreibe einfach einen positiven Wert in das Feld. Vergiss nicht, das Ganze durch "Speichern" zu bestätigen.

Nun kannst du sehen, dass der Ausgleich direkt bei der Berechnung der Stundenbilanz berücksichtigt wird: