Abwesenheiten beantragen

Du kannst Anfragen zu Abwesenheiten (wie zum Beispiel Urlaub) über Smartplan versenden - sowohl über unsere App als auch über die Browser-Version.

In diesem Artikel erklären wir dir, wie du:

• Abwesenheiten über dein Profil in der App beanträgst
• Abwesenheiten über dein Profil in Browser beanträgst
• Abwesenheiten über den Abwesenheitskalender im Browser beanträgst
• Abwesenheiten über den Abwesenheitskalender in der App beanträgst

So schickst du einen Abwesenheitsantrag von deinem Profil aus

Du kannst Abwesenheiten über die Profil-Seite deines Smartplan Kontos beantragen. Dazu musst du dich zuerst über die Web-App in einem Browser deiner Wahl oder über die Smartplan App auf deinem Handy in dein Smartplan Konto einloggen.

Abwesenheitsanträge über dein Profil in der App

Öffne zunächst deine Smartplan App und gehe auf "Mein Profil". Dort angelangt, wähle die Rubrik "Abwesenheit" aus und dort "Abwesenheit hinzufügen":

Nun gelangst du auf eine Seite, wo du die notwendigen Informationen rund um deine Abwesenheit angeben musst. Gebe ein Start- und Enddatum für deine Abwesenheit an und wähle die Abwesenheitsart, z.B. "Urlaub", aus.

Hast du alle deinen Urlaub betreffenden Informationen angegeben, klicke auf "Abwesenheit zur Genehmigung einreichen", um deinen Antrag abzuschicken:

Deine abgeschickte Anfrage wird nun unter "Abwesenheit" zu sehen sein. Solange sie noch nicht freigegeben wurde, taucht sie, wie hier gezeigt, unter "Abwesenheit, die genehmigt werden muss" auf:

Sollte dein Urlaubsantrag nach einiger Zeit genehmigt worden sein, wird er unter dem Menüpunkt "Genehmigte Abwesenheit" angezeigt werden:

Abwesenheitsanträge über dein Profil in der Browser Web-App

Hier kannst du nachlesen, wie du Anfragen über den Internet-Browser einreichst.

Öffne zunächst Smartplan in deinem Browser und gehe auf "Mein Profil":

Auf deinem Profil angelangt, wählst du die Rubrik "Abwesenheit" aus und klickst auf den Button "Abwesenheit hinzufügen":

Du wirst nun darum gebeten, Informationen zu deiner Abwesenheit anzugeben. Durch einen Klick auf "Zeitraum wählen" kannst du den Beginn und das Ende deiner Abwesenheit festlegen:

Sobald du auf "Zeitraum wählen" geklickt hast, öffnet sich ein Kalender, in dem du die Daten deines Antrages auswählen kannst, hier zum Beispiel den 23.-29. August.

Als nächstes musst du die Art der Abwesenheit angeben. Es könnte sein, dass ein Administrator das Urlaubskonto für dich aktiviert hat. Wenn das der Fall ist, kannst du anhand deines Urlaubskontos die Summe der Tage einsehen, die für diese Abwesenheitsart in diesem Jahr bereits registriert wurden (vergangene und zukünftig geplante). Der zweite Wert bezieht sich dagegen auf das jährliche Limit, das für dich festgelegt wurde. Das Urlaubskonto aktualisiert sich ganz automatisch basierend auf dem Zeitraum, den du auswählst. So kannst du gewährleisten, dass du dein Jahreskontingent nicht überschreitest:

Anschließend klickst du auf den Button "Abwesenheit zur Genehmigung einreichen", um deine Anfrage zu abzuschicken.

Du wirst nun zurück zur Abwesenheitsübersicht geleitet, wo dein Antrag unter "Abwesenheit, die genehmigt werden muss" angezeigt wird:

Wird deine Abwesenheit vom Administrator genehmigt, wird dieser nun in der Abwesenheitsübersicht unter "Genehmigte Abwesenheit" angezeigt:

So schickst du einen Abwesenheitsantrag über den Abwesenheitskalender

Der Smartplan Abwesenheitskalender ist keine Funktion, auf die reguläre Nutzer/-innen ohne Weiteres Zugriff haben. Die Admins können allerdings in den Konto-Einstellungen festlegen, dass der Abwesenheitskalender allen Nutzer/-innen des Kontos zur Verfügung stehen soll.

In dem Fall bekommst du hier eine sehr gute Übersicht über alle deine genehmigten Abwesenheiten sowie die genehmigten Abwesenheiten deiner Kolleginnen und Kollegen (sofern die Konto-Einstellungen zur Privatsphäre dies erlauben).

Zusätzlich kannst du über den Abwesenheitskalender auch deine Abwesenheitsanträge einreichen, wenn du möchtest.

Abwesenheitsanträge über den Abwesenheitskalender in der Browser Version einreichen

Um einen Abwesenheitsantrag im Abwesenheitskalender einzureichen, gehst du folgendermaßen vor:

Klicke im Hauptmenü deines Kontos auf den Menüpunkt „Abwesenheit“.

Hier kannst du einen neuen Abwesenheitsantrag hinzufügen, indem du auf den Button "+ Abwesenheit erstellen" oder direkt auf den gewünschten Tag im Kalender klickst:

Nun öffnet sich ein neues Fenster, in dem du wie gewohnt die Informationen zu deiner Abwesenheit eingeben kannst:

Gebe zuerst ein Start- und Enddatum für deine Abwesenheit an. Wenn du im Kalender nur einen einzigen Tag auswählst, kannst du auch stundenweise Abwesenheiten angeben. Klicke dazu im Kalender zwei Mal auf den jeweiligen Tag und entferne das Häkchen bei "Ganztagsevent".

Vergiss nicht, eine Abwesenheitsart anzugeben. Es könnte sein, dass ein Administrator das Urlaubskonto für dich aktiviert hat. Wenn das der Fall ist, kannst du anhand deines Urlaubskontos die Summe der Tage einsehen, die für diese Abwesenheitsart in diesem Jahr bereits registriert wurden (vergangene und zukünftig geplante). Der zweite Wert bezieht sich dagegen auf das jährliche Limit, das für dich festgelegt wurde. Das Urlaubskonto aktualisiert sich ganz automatisch basierend auf dem Zeitraum, den du auswählst. So kannst du gewährleisten, dass du dein Jahreskontingent nicht überschreitest:

Hast du alle nötigen Informationen angegeben, klicke auf "Abwesenheit zur Genehmigung einreichen", um deinen Antrag abzuschicken.

Der Antrag wird nun bereits direkt im Abwesenheitskalender angezeigt. Vorerst ist er allerdings mit einem Glockensymbol gekennzeichnet, um anzuzeigen, dass er bisher noch nicht genehmigt wurde:

Sobald dein Antrag von einem Admin genehmigt wurde, wird sie mit deiner eigenen, dir zugewiesenen Farbe angezeigt:

Selbstverständlich wird deine beantragte oder genehmigte Abwesenheit auch unter dem Reiter „Abwesenheit“ in deinem Profil gelistet.

Abwesenheitsanträge über den Abwesenheitskalender in der App

Um einen Abwesenheitsantrag im Abwesenheitskalender einzureichen, gehst du folgendermaßen vor: Tippe im Hauptmenü auf den Menüpunkt „Mitarbeiter“ - hier haben wir den Abwesenheitskalender als eigenen Reiter hinzugefügt:

Um einen neuen Abwesenheitsantrag hinzuzufügen, tippe oben links auf das + Symbol:

Nun öffnet sich ein neues Fenster, in dem du wie gewohnt die Informationen zu deiner Abwesenheit eintragen kannst. Wähle ein Start- und Enddatum für deine Abwesenheit an und wähle die Abwesenheitsart, beispielsweise "Urlaub", aus:

Hast du alle deine Abwesenheit betreffenden Informationen angegeben, klicke auf "Abwesenheit zur Genehmigung einreichen", um deinen Antrag abzuschicken:

Dein Antrag wird nun direkt unter dem Reiter "Abwesenheit" auf deiner „Mein Profil“-Seite erscheinen:

Dies ist auch der Ort, wo du nachschauen kannst, ob dein Antrag genehmigt wurde. Sobald dieser genehmigt wurde, findest du die Abwesenheit auch im Abwesenheitskalender, indem du auf den jeweiligen Tag klickst:

In diesem Beispiel kannst du sehen, dass die eingereichte Abwesenheit am 04. Juli als genehmigt aufgeführt wird. Würde Anna nach wie vor auf die Freigabe durch einen Admin warten, so wäre die Abwesenheit, wie am 29. Juli zu sehen, in roter Schrift gekennzeichnet.