So tauschst du Schichten

In Smartplan haben Nutzer/-innen die Möglichkeit, ihre Schichten abzugeben oder untereinander zu tauschen. Von großen Nutzen ist diese Funktion beispielsweise, wenn du eine dir zugeteilte Schicht aufgrund eines Konfliktes mit einem anderen Termin nicht länger wahrnehmen kannst. Durchführen kannst du den Tausch dabei nicht nur in der Browser-Version sondern auch ganz bequem über die Smartplan App.

Ob ein Schichttausch vollkommen selbstständig, sprich nur zwischen den betroffenen Mitarbeiter/-innen, durchgeführt werden kann oder ob dieser Tausch die Zustimmung eines Administrators benötigt, entscheidet der Account-Admin. Genauere Informationen hierzu findest du in dem folgenden Hilfsartikel.

Im Laufe dieses Artikels werden wir die folgenden Themen genauer betrachten:

• Benachrichtigungseinstellungen für Schichttäusche
• Schicht im Dienstplan übertragen
• Schicht im Nutzerprofil übertragen
• Schichttausch zustimmen oder ablehnen
• Schichtübernahme anfragen
• Schicht allgemein verfügbar machen

Benachrichtigungseinstellungen für Schichttausch anpassen

Möchtest du kein Update über einen für dich relevanten Schichttausch verpassen, so stelle sicher, dass du unter 'Einstellungen' > 'Benachrichtigungseinstellungen' das entsprechende Häkchen bei der Option 'Änderungen an Schichttäuschen' ausgewählt hast:

Zudem kannst du in den Benachrichtigungseinstellungen festlegen, über welche Ergebnisse du informiert werden möchtest und in welcher Form die Benachrichtigung erfolgen soll. Einzelheiten dazu kannst du dem folgenden Hilfsartikel entnehmen.

Schicht im Dienstplan übertragen

Sobald ein Dienstplan von einem Admin veröffentlicht wurde, können alle Nutzer/-innen direkt darin interagieren.

Wählst du als Nutzer/-in im Dienstplan einen Tag aus und klickst deine gewünschte Schicht an, die du eintauschen möchtest, öffnet sich die folgende Übersicht:

Du hast hier die Möglichkeit zwischen den Optionen 'Schicht übertragen' und 'Schicht verfügbar machen' auszuwählen. Während wir uns das Thema 'Schicht verfügbar machen' im späteren Verlauf dieses Artikels noch genauer anschauen werden, klicke ich hier auf den 'Schicht übertragen' Button.

Ich habe nun die Möglichkeit, jene Person aus der Dropdown-Liste auszuwählen, an die ich, Anne, meine Schicht übergeben möchte:

In meinem Beispiel habe ich Chris ausgewählt und die Anfrage mit einen Klick auf 'Schicht übertragen' noch einmal final bestätigt.

Sichtbar wird dies, wenn ich mir nun die Schicht in der Tagesansicht noch einmal genauer anschaue:

Hier wird mir nicht nur angezeigt, dass der Schichttausch auf eine Antwort wartet, sondern es wird auch hervorgehoben, dass sowohl auf die Bestätigung durch Chris als auch die eines Admins gewartet wird.

Die gleiche Übersicht erhältst du auch in deinem Nutzerprofil: In der Übersicht 'Deine Schichten' kannst du im Bereich 'Abzugebende Schichten' den Freigabe-Status für alle von dir initiierten Schichttäusche im Auge behalten:

Schicht im Nutzerprofil übertragen

Neben dem Schichttausch direkt im Dienstplan hast du außerdem die Möglichkeit, einen Tausch in deinem eigenen Nutzerprofil anzustoßen - sowohl in der Browser als auch in der App-Version.

Du kannst in deinem Nutzerprofil die Schicht, die du eintauschen möchtest, direkt aus der Übersicht 'Deine bevorstehenden Schichten' auswählen. In diesem Fall handelt es sich um meine Schicht am 11. Oktober:

Anschließend wirst du automatisch auf die Tagesübersicht im Dienstplan weitergeleitet und kannst dort deine Schicht, wie im vorherigen Abschnitt bereits beschrieben, an eine/-n deiner Kolleg/-innen übertragen.

Einem Schichttausch zustimmen oder ablehnen

Zu einem Schichttausch gehören immer zwei aktive Partner - eine Person gibt ihre Schicht ab, eine andere Person übernimmt diese Schicht. Schauen wir uns nun also einmal an, wie der bzw. die Schichtempfänger/-in den Schichttausch handhaben kann.

Nachdem in meinem Beispiel Anne einen Schichttausch angefragt hat, erhält Chris eine Benachrichtigung über die Anfrage seiner Kollegin.

Wenn du dich in deinem Smartplan-Konto befindest, wird die vorliegende neue Benachrichtigung immer bei der 'Mein Profil' Seite hervorgehoben, in dem Fall mit der Anzeige der roten 1:

Begebe ich mich nun auf 'Mein Profil', so bekomme ich in dem Feld 'Eingehende Schichten' direkt angezeigt, für welche Schicht ein Schichttausch angefragt wurde und wer diesen initiiert hat:

Wie du sehen kannst, bekomme ich in meinem Beispiel angezeigt, dass Anne angefragt hat, ob Chris ihre Schicht am 11. Oktober von 08:00-14:30 übernehmen kann.

Hier bietet sich nun auch die Möglichkeit, dem angefragten Schichttausch zuzustimmen oder ihn abzulehnen; ich muss dafür lediglich auf den Button 'Schichttausch annehmen' oder 'Schichttausch ablehnen' klicken.

Habe ich dem Schichttausch zugestimmt, erscheint ein Update des Freigabestatus - es wird nun nur noch angezeigt, dass der Schichttausch auf die Freigabe durch einen Admin wartet:

Das gleiche Update erhält auch die Person, die die Schicht abgeben möchte. Auf diese Weise ist auch er oder sie sofort darüber informiert, dass du dem Tausch zugestimmt hast und lediglich die Admin-Freigabe aussteht.

Schichtübernahme anfragen

Nicht nur die Person, die eine Schicht abgeben möchte, kann den Schichttausch initiieren, sondern auch der bzw. die Empfänger/-in. Die Anfrage einer Schichtübernahme ist ausschließlich in einem veröffentlichten Dienstplan möglich.

Wählst du als Nutzer/-in im Dienstplan einen Tag aus und klickst die Schicht an, die du übernehmen möchtest, öffnet sich die folgende Übersicht:

In diesem Beispiel möchte Anne im Gegenzug zu dem zuvor durchgeführten Schichttausch nun eine Schicht von Chris übernehmen, hier für den 13. Oktober.

Um die Anfrage für die Schichtübernahme zu versenden, muss sie nur auf 'Übernahme der Schicht anfragen' klicken:

Nach Absenden der Anfrage kannst du sowohl in der Tagesübersicht im Dienstplan als auch in deinem Profil den Status über deine angebotene Schichtübernahme verfolgen:

Der restlich Vorgang zur Freigabe läuft analog zu dem im vorherigen Abschnitt beschriebenen Prozess ab (einem Tausch zustimmen oder ablehnen).

Schicht allgemein verfügbar machen

In einigen Fällen möchte jemand vielleicht lediglich abgelöst werden ohne einen bestimmten Kollegen oder eine Kollegin nach einem Tausch zu fragen. Daher bietet dir Smartplan außerdem die Möglichkeit, eine Schicht allgemein verfügbar zu machen.

In der Tagesübersicht bekommt Anne für ihre Schicht am 21. Oktober die Option 'Schicht verfügbar machen' angezeigt:

Hat sie die Option ausgewählt, muss sie ihren Wunsch noch einmal abschließend bestätigen:

Ab dann wird sowohl für Anne als auch für ihre Kolleg/-innen in der Wochenübersicht mit Hilfe des kleinen blauen Symbols hervorgehoben, dass sie ihre Schicht gerne abgeben möchte und andere Mitarbeiter/-innen diese übernehmen können:

Wenn ein Kollege oder eine Kollegin von Anne den Dienstplan nun öffnet und den betroffenen Tag auswählt, kann die Person Anne's Schicht mit einen Klick auf "Schicht übernehmen" ganz einfach übernehmen:

Kontaktiere uns, wenn du Fragen haben solltest

Solltest du noch Fragen zu der Verwaltung von Schichttäuschen haben, zögere bitte nicht uns zu schreiben.

Du kannst uns direkt über den Chat kontaktieren oder auch eine E-Mail an support@meinsmartplan.de senden.