Sich überschneidende Schichten tauschen
Manchmal kann es nötig werden, dass man die eigene Schicht mit einer anderen Schicht tauschen muss, die teilweise oder sogar ganz im gleichen Zeitraum wie die eigene liegt. Dafür gibt es im Normalfall zwei Gründe:
- Du möchtest gerne eine Schicht in einem anderen Arbeitsbereich bzw. mit einer anderen Jobposition.
- Du möchtest gerne eine Schicht, die nur zum Teil in diesem Zeitraum liegt.
Lass uns also einmal anschauen, wie du eine Schicht mit einer Person tauschen kannst, die ganz oder teilweise zur gleichen Zeit arbeiten soll.
Lerne hier, wie man den Schichttausch in der App durchführt.
Lerne hier, wie man den Schichttausch in der Browser-Version durchführt.
So fragst du einen Schichttausch in der App an
In der nachfolgenden Anleitung nehmen wir als Grundlage einen Schichtplan, in dem Anne gerne ihre Schicht am Dienstag mit Janina’s Schicht am gleichen Tag tauschen möchte. Beginne damit, auf die Schicht zu klicken, die du gerne tauschen möchtest:
In dem sich öffnendem Fenster wähle die Kategorie "Abgeben" aus:
Um die Person zu finden, mit der du deine Schicht tauschen möchtest, klicke einfach auf das Pfeil-Symbol. Smartplan wird dich dabei direkt darauf aufmerksam machen, dass einige Arbeitskollegen/-innen schon eine Schicht in diesem Zeitraum haben. Wähle also die entsprechende Person aus der Liste aus und klicke auf "Fertig":
Jetzt brauchst du nur noch mit einem Klick auf "Schicht vergeben" den Schichttausch zu bestätigen:
Smartplan wird dich nun darauf hinweisen, dass deine Kollegin oder dein Kollege bereits eine Schicht in diesem Zeitraum besitzt und es daher nur möglich ist, die betreffende Schicht zu tauschen.
Zur Bestätigung der Tauschanfrage musst du den kleinen Regler nach rechts schieben (aktivieren) und anschließend noch einmal auf "Schicht vergeben" klicken:
Wenn du den gewünschten Tausch bestätigt hast, musst du nun eigentlich nur darauf warten, dass dein/-e Kollege/-in, in unserem Beispiel ist es Janina, und eventuell ein Administrator dem Schichttausch zustimmen. Du kannst immer mitverfolgen, von wem dir noch die Genehmigung für den Schichttausch fehlt:
Sobald alle Beteiligten dem Schichttausch zugestimmt haben, werden eure Schichten auch offiziell im Dienstplan geändert. Anne hat nun die Schicht von 11:00-15:00 Uhr:
So akzeptierst du einen Schichttausch in der App
Es ist nur möglich zwei Schichten im gleichen Zeitraum zu tauschen, indem man, wie zuvor beschrieben, zuerst die eigene Schicht an den/ die Arbeitskollegen/-in überträgt. Es ist somit also nicht möglich einen Schichttausch durchzuführen, indem man zuerst für die Schicht der anderen Person eine Anfrage sendet.
Wenn dein/-e Kollege/-in den Schichttausch in Gang gesetzt hat, sodass du ihn nur noch genehmigen musst, wird dies aus der Seite "Mein Profil" hervorgehen. Hier sieht man, dass Anne ihr Schicht am Dienstag mit Janina tauschen möchte:
Um dem Schichttausch zuzustimmen, musst du einfach nur auf die betreffende Schicht klicken und anschließend auf "Schichttausch annehmen":
So fragst du einen Schichttausch im Browser an
Die Vorgehensweise zum Tauschen von sich überlappenden Schichten in der Browserversion ist dem Ablauf in der Smartplan App ziemlich ähnlich.
Nehmen wir als Beispiel den Mitarbeiter Alex. Er möchte am 1. August seine Schicht mit Hannah tauschen.
Zuerst öffnet er den jeweiligen Dienstplan und klickt auf die Schicht, die er Hannah zum Tausch anbieten möchte. Es öffnet sich die Tagesübersicht, wo er nun die Option „Schicht übertragen“ auswählen kann:
Er wird jetzt gewarnt, dass Hannah eine überschneidende Schicht in diesem Zeitraum hat, da sie an diesem Tag bereits von 17:00 bis 22:00 Uhr arbeitet:
Nachdem er sie trotz dieser Warnung ausgewählt hat, kann er nun das Kästchen ankreuzen, das besagt, dass er stattdessen lieber die Schicht mit Hannah tauschen würde:
Jetzt muss Alex nur noch warten, bis Hannah den Tausch genehmigt und gegebenenfalls auch ein Administrator (abhängig von den Einstellungen). Auf seiner „Mein Profil“-Seite kann er jederzeit mitverfolgen, wer den Schichtwechsel noch genehmigen muss:
Sobald alle Beteiligten den Schichttausch akzeptiert haben, werden die Änderungen dann auch im Dienstplan sichtbar.
So akzeptierst du einen Schichttausch im Browser
Es ist nur möglich zwei Schichten im gleichen Zeitraum zu tauschen, indem man, wie zuvor beschrieben, zuerst die eigene Schicht an den/ die Arbeitskollegen/-in überträgt. Es ist somit also nicht möglich einen Schichttausch durchzuführen, indem man zuerst für die Schicht der anderen Person eine Anfrage sendet.
Wenn dein/-e Kollege/-in (in dem Fall Alex) den Schichttausch in Gang gesetzt hat, sodass du ihn nur noch genehmigen musst, wird dies aus der Seite "Mein Profil" hervorgehen.
Um diesen Schichttausch zu akzeptieren, musst du lediglich auf „Schichttausch annehmen“ klicken. Es kann ggf. erforderlich sein, dass ein Administrator den Schichtwechsel genehmigt, bevor die Änderungen auch im Dienstplan sichtbar werden.