Schichttausch Verwaltung

In Smartplan haben Nutzer/-innen die Möglichkeit, untereinander ihre Schichten zu tauschen. Von großen Nutzen ist diese Funktion beispielsweise, wenn jemand eine zugeteilte Schicht aufgrund eines Konfliktes mit einem anderen Termin nicht länger wahrnehmen kann. Mitarbeiter/-innen haben dadurch die Möglichkeit, die betroffene Schicht gegen eine andere, passende Schicht einzutauschen.

Möchtest du ganz genau wissen, wie der eigentliche Schichttausch durch deine Mitarbeiter/-innen durchgeführt werden kann, wirf gerne einen Blick auf diesen Hilfsartikel.

In diesem Artikel kannst du darüber lernen, wie du als Admin einen von deinen Mitarbeiter/-innen eingereichten Schichttausch verwaltest und selber einen Tausch durchführst.

Im Laufe dieses Artikels werden wir dir die folgenden Themen genauer erklären:

• Allgemeine Schichttausch Einstellungen vornehmen
• Schichttausch in der Browser-Version genehmigen
• Schichttausch in der App genehmigen
• Als Admin einen Schichttausch durchführen - im Browser & in der App
• Übersicht der Schichttäusche

Schichttausch Einstellungen

Als Administrator hast du die Möglichkeit in den Einstellungen festzulegen, wie viel Kontrolle du über Schichttäusche haben möchtest. In deinem Smartplan-Menü musst du einfach nur unter "Einstellungen" > "Smartplan Einstellungen" > "Schichttausch" bei der Option "Administrator muss Schichttausch zustimmen" ein Häkchen setzen:

Von da an werden alle Administratoren über jeden neuen Schichttausch informiert, den ein/-e Mitarbeiter/-in durchführen möchte. Ein Administrator kann diesen dann entweder genehmigen oder ablehnen.

Nach dem Markieren der Option "Administrator muss Schichttausch zustimmen" kannst du nun zusätzlich auch einstellen, ob das Übernehmen einer freien Schicht im Dienstplan eine Admin-Genehmigung benötigt oder nicht. Setze oder entferne entsprechend des gewünschten Vorgehens das Häckchen bei "Freie Schichten benötigen keine Admin-Zustimmung":

Wählst du hier die Variante der Admin-Zustimmung aus, können deine Angestellten somit nicht direkt eine Schicht übernehmen, sondern müssen sich erst darum bewerben. Wenn mehrere Leute Interesse an der Schicht haben und sich darauf bewerben, kannst du als Admin entscheiden wer den Zuschlag erhält.

Vergiss nicht, nach dem Anpassen der Einstellungen ganz unten auf "Einstellungen speichern" zu klicken.

Zusätzlich kannst du als Admin in deinen Benachrichtigungseinstellungen festlegen, über welche Art der Schichtwechsel du benachrichtig werden möchtest. Möchtest du beispielsweise für alle anfallenden Schichtwechsel informiert werden oder bist du nur für einzelne Jobposition bzw. Arbeitsbereiche zuständig?

Wie genau du die Benachrichtigungseinstellungen anpassen kannst, erfährst du hier.

Einen Schichttausch in der Browser-Version genehmigen

Wenn für euren Account festgelegt wurde, dass ein Schichttausch zwischen Mitarbeiter/-innen zuerst die Bestätigung eines Admins benötigt, wirst du über neue Schichttausch-Aktivitäten in der oberen rechten Ecke benachrichtigt. Hier kannst du direkt einsehen, welche Personen in den Schichttausch involviert sind und um welche Schicht und welchen Dienstplan es sich dabei handelt:

Du kannst in der Benachrichtigung den Schichttausch auch direkt "Bestätigen" oder "Ablehnen". Genehmigst du den Schichttausch, wird dieser direkt registriert und dir wird fortan angezeigt, dass dem Tausch sowohl von Anne (hier die Tauschpartnerin) und dir als Admin zugestimmt wurde:

Zusätzlich hierzu hast du die Möglichkeit, dich direkt zu der Schichttausch-Übersicht weiterleiten zu lassen. Dazu mehr am Ende dieses Kapitels.

Natürlich hast du auch die Möglichkeit, dich abseits der Aktivitäts-Benachrichtigung um die eingereichten Schichttäusche zu kümmern - und zwar sowohl im jeweiligen Nutzerprofil als auch im Dienstplan selbst.

Verwaltung eines Tausches im Nutzerprofil

Wenn du dich in der Kategorie "Mitarbeiter" befindest, so kannst du ganz einfach das gewünschte Nutzerprofil auswählen und bekommst anschließend angezeigt, ob für diesen Nutzer offene, noch von dir zu bearbeitende Schichttäusche vorliegen:

Das Programm unterscheidet bei der Anzeige zwischen "Eingehende Schichten" und "Abzugebende Schichten". In meinem Fall kann ich direkt hier in dem Nutzerprofil von Anne den eingehenden Schichttausch zwischen Anne und Chris bestätigen oder ablehnen.

Verwaltung eines Tausches im Dienstplan

Wählst du in einem veröffentlichten Dienstplan eine Schicht aus und gelangst in die Tagesansicht, so erhältst du auch hier eine Übersicht im Fall dass ein Schichttausch noch auf Zustimmung des Admins wartet:

Klickst du nun auf 'Schichttausch wartet auf Zustimmung des Admin', so öffnet sich die Bearbeitungsleiste und du hast die Möglichkeit, den Tausch entweder zu 'Bestätigen' oder 'Abzulehnen':

Einen angefragten Schichttausch in der App genehmigen

Zusätzlich zur Verwaltung von Schichttäuschen in der Browser-Version hast du auch die Möglichkeit, einen Schichttausch ganz einfach und bequem in der Smartplan-App zu genehmigen oder abzulehnen.

Als Admin wirst du zunächst in der Menüleiste in der Kategorie "Mitarbeiter" über bestehende Anfragen benachrichtigt. Wählst du nun die Kategorie "Mitarbeiter" aus, so bekommst du angezeigt, dass eine (oder mehrere) Aktion(en) deine Genehmigung erfordern:

Wenn du wie hier in meinem Beispiel auf "1 Aktion erwartet deine Genehmigung" klickst, bekommst du angezeigt, wer für welchen Zeitraum einen Schichttausch durchführen möchte - und kannst diesem entweder zustimmen oder ihn ablehnen:

Sobald du einen Schichttausch freigegeben hast, wird dir angezeigt, dass sowohl sowohl Chris, hier der Tauschpartner, als auch du als Admin dem Tausch zugestimmt haben:

Einen Schichttausch als Admin durchführen

Natürlich können nicht nur deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einen Schichttausch untereinander durchführen, auch du als Admin kannst einen Schichttausch initiieren, bei dem du entweder selbst involviert bist oder der zwischen zwei deiner Angestellten stattfinden soll.

Schichttausch in der Browser-Version durchführen

Um einen Schichttausch durchzuführen, brauchst du lediglich den Tag in deinem Dienstplan auswählen, an dem du eine Schicht tauschen möchtest.

In meinem Beispiel weiß ich beispielsweise, dass ich die mir zugeteilte Schicht am 19. Oktober nicht wahrnehmen kann und Johanna hat mir bereits zugesagt, dass sie die Schicht übernehmen kann. Ich wechsle nun also mit einem Klick auf den gewünschten Zeitraum in die Tagesansicht:

In der Tagesansicht klicke ich nun auf die mir zugewiesene Schicht und wähle die Option 'Schicht übertragen' aus. In der sich nun öffnenden Übersicht wähle ich Johanna als die Schicht-Empfängerin aus und bestätige den Vorgang mit einen Klick auf 'Schicht übertragen':

Ich habe in diesem Beispiel die Option 'Tausch ohne Genehmigung durchsetzen' ausgewählt. Das bedeutet, dass der Tausch mit meiner Bestätigung des Vorgangs automatisch gespeichert und in der Dienstplanung übernommen wird.

Würde ich das Häkchen entfernen, so müsste Johanna dem Tausch erst noch im System zustimmen, bevor er in der Dienstplanung übernommen werden würde.

Dieses Vorgehen ist beispielsweise empfehlenswert, wenn du vorab keine Gelegenheit hattest den Schichttausch abzustimmen - du also dadurch die eigentlich Anfrage zum Tausch auslöst - oder du sicher gehen möchtest, dass der Schicht-Tausch für den bzw. die Tauschpartner/-in auch wirklich passt.

Wie du als Admin mit einem durch dich durchgeführten Tausch vorgehen möchtest liegt letztendlich aber ganz alleine bei dir.

Schichttausch in der App durchführen

Die Logik, einen Schichttausch in der App durchzuführen, ist nahezu identisch zu dem Vorgehen in der Browser-Version - lediglich die Optik wurde an die App angepasst.

Habe ich in der Dienstplan-Ansicht die entsprechende Schicht ausgewählt, für die ich einen Tausch durchführen möchte, so gelange ich automatisch in die Schicht-Übersicht. Hier habe ich die Möglichkeit in der Kategorie "Abgeben" - analog zu dem Vorgehen in der Browser-Version - die Möglichkeit festzulegen, an wen ich die Schicht abgeben möchte und ob der Tausch mit oder ohne Genehmigung meines/-r Tauschpartners/-in durchgeführt werden soll:

Die Schichttausch-Übersicht

Bist du als Admin über die Browser-Version in deinem Smartplan-Account angemeldet, so hast du die Möglichkeit auf eine Schichttausch-Übersicht zuzugreifen.

Wurdest du nicht direkt über den angezeigten Link in der Schichttausch-Benachrichtigung weitergeleitet (diese Möglichkeit wird dir leider nur in der Browser-Version angezeigt), so kannst du auch über die Einstellungen auf die Übersicht zugreifen.

Gehe dafür einfach auf "Einstellungen" > "Smartplan Einstellungen" > "Schichttausch":

Scrollst du anschließend ans Seitenende, gelangst du zu der folgenden Schichttausch-Übersicht:

Hier hast du zunächst die Möglichkeit festzulegen, welche Schichttäusche du angezeigt bekommen möchtest. Suchst du beispielsweise nach Schichttäuschen, die nur in einem bestimmten Zeitraum stattgefunden haben oder eine bestimmte Person betreffen, so kannst du dies in den Filtern festlegen.

In der Übersicht selber kannst du dann einsehen, wann welcher Schichttausch stattgefunden hat, wer die Schicht an wen abgegeben hat, um welche Schicht es sich handelt und wer den Tausch bestätigt hat.

Prinzipiell kannst du in der Tausch-Übersicht zwischen zwei Szenarien, die auch in meinem obigen Beispiel veranschaulicht werden, unterscheiden:

1. In der Spalte "Bestätigt von" wird lediglich 'Dir' angezeigt, da ich selbst als Admin den Schichttausch durchgeführt und automatisch bestätigt habe. Eine weitere Bestätigung durch einen anderen Admin oder Mitarbeiter/-in ist somit nicht nötig. Hätte ein anderer Account-Admin den Schichttausch durchgeführt und bestätigt, so würde lediglich sein bzw. ihr Name ausgewiesen werden.
2. In Szenario 2 werden in der Spalte "Bestätigt von" sowohl Chris als auch ich als Admin angezeigt. Das bedeutet, dass wir beide dem von Anne angefragten Schichttausch zugestimmt haben. Da es sich hier um einen Schichttausch zwischen zwei Mitarbeiter/-innen ohne Admin-Rechte gehandelt hat, müssen hier sowohl der bzw. die Tauschpartner/-in als auch ein Admin dem Tausch zustimmen.

Die Schichttausch-Übersicht ermöglicht es also dir und anderen Account-Admins jederzeit auf die Historie von durchgeführten Täuschen zurückzugreifen und den Tausch-Vorgang nachzuvollziehen.

Kontaktiere uns, wenn du Fragen haben solltest

Solltest du noch Fragen zu der Verwaltung von Schichttäuschen haben, zögere bitte nicht uns zu schreiben.

Du kannst uns direkt über den Chat kontaktieren oder auch eine E-Mail an support@meinsmartplan.de senden.