Schichttausch Verwaltung

In Smartplan haben Nutzer/-innen die Möglichkeit, untereinander ihre Schichten zu tauschen. Von großen Nutzen ist diese Funktion beispielsweise, wenn jemand eine zugeteilte Schicht aufgrund eines Konfliktes mit einem anderen Termin nicht länger wahrnehmen kann.

Möchtest du ganz genau wissen, wie der eigentliche Schichttausch durch deine Mitarbeiter/-innen durchgeführt werden kann, wirf gerne einen Blick auf diesen Hilfsartikel.

In diesem Artikel erklären wir die die folgenden Themen im Detail:

• Allgemeine Schichttausch Einstellungen vornehmen
• Schichttausch in der Browser-Version genehmigen
• Schichttausch in der App genehmigen
• Übersicht der Schichttäusche

Schichttausch Einstellungen

Als Administrator hast du die Möglichkeit in den Einstellungen festzulegen, wie viel Kontrolle du über Schichttäusche haben möchtest. In deinem Smartplan-Menü musst du einfach nur unter "Einstellungen" > "Smartplan Einstellungen" > "Schichttausch". Dort hast du die Möglichkeit zwischen den folgenden Optionen zu wählen:

• Schichttauschanfragen benötigen die Genehmigung eines Admins.
• Offene Schichten benötigen keine Admin-Genehmigung (diese Einstellung ist nur sichtbar, wenn du festgelegt hast, dass Schichttausche von einem Admin genehmigt werden müssen).
• Mitarbeitende sollen keine Schichten tauschen können.

Vergiss nicht, nach dem Anpassen der Einstellungen unten auf „Einstellungen speichern“ zu klicken.

Zusätzlich kannst du als Admin in deinen Benachrichtigungseinstellungen festlegen, über welche Schichttausche du informiert werden möchtest. Möchtest du über alle Tausche benachrichtigt werden oder bist du nur für bestimmte Jobpositionen oder Arbeitsbereiche zuständig? Dann kannst du auswählen, nur für Schichttausche innerhalb dieser Bereiche Benachrichtigungen zu erhalten.

Wie genau du die Benachrichtigungseinstellungen anpassen kannst, erfährst du hier.

Einen Schichttausch in der Browser-Version genehmigen

Wenn für euren Account festgelegt wurde, dass ein Schichttausch zwischen Mitarbeiter/-innen zuerst die Bestätigung eines Admins benötigt, wirst du über neue Schichttausch-Aktivitäten in der oberen rechten Ecke benachrichtigt. Hier kannst du direkt einsehen, welche Personen in den Schichttausch involviert sind und um welche Schicht und welchen Dienstplan es sich dabei handelt:

Du kannst in der Benachrichtigung den Schichttausch auch direkt "Bestätigen" oder "Ablehnen". Genehmigst du den Schichttausch, wird dieser direkt registriert und dir wird fortan angezeigt, dass dem Tausch sowohl von Anne (hier die Tauschpartnerin) und dir als Admin zugestimmt wurde:

Zusätzlich hierzu hast du die Möglichkeit, dich direkt zu der Schichttausch-Übersicht weiterleiten zu lassen. Dazu mehr am Ende dieses Kapitels.

Natürlich hast du auch die Möglichkeit, dich abseits der Aktivitäts-Benachrichtigung um die eingereichten Schichttäusche zu kümmern - und zwar sowohl im jeweiligen Nutzerprofil als auch im Dienstplan selbst.

Verwaltung eines Tausches im Nutzerprofil

Wenn du dich in der Kategorie "Mitarbeiter" befindest, so kannst du ganz einfach das gewünschte Nutzerprofil auswählen und bekommst anschließend angezeigt, ob für diesen Nutzer offene, noch von dir zu bearbeitende Schichttäusche vorliegen:

Das Programm unterscheidet bei der Anzeige zwischen "Eingehende Schichten" und "Abzugebende Schichten". In meinem Fall kann ich direkt hier in dem Nutzerprofil von Anne den eingehenden Schichttausch zwischen Anne und Chris bestätigen oder ablehnen.

Verwaltung eines Tausches im Dienstplan

Wenn du eine Schicht in einem veröffentlichten Dienstplan auswählst und die Tagesansicht aufrufst, siehst du dort auch eine Übersicht, falls ein Schichttausch noch auf die Genehmigung eines Administrators wartet. Klickst du auf „Tausch wartet auf Admin-Genehmigung“, öffnet sich die Bearbeitungsleiste, in der du den Tausch entweder „genehmigen“ oder „ablehnen“ kannst:

Einen angefragten Schichttausch in der App genehmigen

Zusätzlich zur Verwaltung von Schichttäuschen in der Browser-Version hast du auch die Möglichkeit, einen Schichttausch ganz einfach und bequem in der Smartplan-App zu genehmigen oder abzulehnen.

Als Admin wirst du zunächst in der Menüleiste in der Kategorie "Mitarbeiter" über bestehende Anfragen benachrichtigt. Wählst du nun die Kategorie "Mitarbeiter" aus, so bekommst du angezeigt, dass eine (oder mehrere) Aktion(en) deine Genehmigung erfordern:

Wenn du wie hier in meinem Beispiel auf "1 Aktion erwartet deine Genehmigung" klickst, bekommst du angezeigt, wer für welchen Zeitraum einen Schichttausch durchführen möchte - und kannst diesem entweder zustimmen oder ihn ablehnen:

Die Schichttausch-Übersicht

Bist du als Admin über die Browser-Version in deinem Smartplan-Account angemeldet, so hast du die Möglichkeit auf eine Schichttausch-Übersicht zuzugreifen.

Wurdest du nicht direkt über den angezeigten Link in der Schichttausch-Benachrichtigung weitergeleitet (diese Möglichkeit wird dir leider nur in der Browser-Version angezeigt), so kannst du auch über die Einstellungen auf die Übersicht zugreifen.

Gehe dafür einfach auf "Einstellungen" > "Smartplan Einstellungen" > "Schichttausch":

Scrollst du anschließend ans Seitenende, gelangst du zu der folgenden Schichttausch-Übersicht:

Hier hast du zunächst die Möglichkeit festzulegen, welche Schichttäusche du angezeigt bekommen möchtest. Suchst du beispielsweise nach Schichttäuschen, die nur in einem bestimmten Zeitraum stattgefunden haben oder eine bestimmte Person betreffen, so kannst du dies in den Filtern festlegen.

In der Übersicht selber kannst du dann einsehen, wann welcher Schichttausch stattgefunden hat, wer die Schicht an wen abgegeben hat, um welche Schicht es sich handelt und wer den Tausch bestätigt hat.

Prinzipiell kannst du in der Tausch-Übersicht zwischen zwei Szenarien, die auch in meinem obigen Beispiel veranschaulicht werden, unterscheiden:

1. In der Spalte "Bestätigt von" wird lediglich 'Dir' angezeigt, da ich selbst als Admin den Schichttausch durchgeführt und automatisch bestätigt habe. Eine weitere Bestätigung durch einen anderen Admin oder Mitarbeiter/-in ist somit nicht nötig. Hätte ein anderer Account-Admin den Schichttausch durchgeführt und bestätigt, so würde lediglich sein bzw. ihr Name ausgewiesen werden.
2. In Szenario 2 werden in der Spalte "Bestätigt von" sowohl Chris als auch ich als Admin angezeigt. Das bedeutet, dass wir beide dem von Anne angefragten Schichttausch zugestimmt haben. Da es sich hier um einen Schichttausch zwischen zwei Mitarbeiter/-innen ohne Admin-Rechte gehandelt hat, müssen hier sowohl der bzw. die Tauschpartner/-in als auch ein Admin dem Tausch zustimmen.

Die Schichttausch-Übersicht ermöglicht es also dir und anderen Account-Admins jederzeit auf die Historie von durchgeführten Täuschen zurückzugreifen und den Tausch-Vorgang nachzuvollziehen.

Kontaktiere uns, wenn du Fragen haben solltest

Solltest du noch Fragen zu der Verwaltung von Schichttäuschen haben, zögere bitte nicht uns zu schreiben.

Du kannst uns direkt über den Chat kontaktieren oder auch eine E-Mail an support@meinsmartplan.de senden.