So einfach können deine Angestellten Smartplan nutzen
Deine Mitarbeiter/-innen bei Smartplan zu aktivieren ist der Beste weg, um dir selbst jede Menge Zeit und Arbeit zu ersparen. Denn sobald der Dienstplan geplant und veröffentlicht ist, beginnt das Personal, eigenständig damit zu interagieren. Je weitreichender die Berechtigungen sind, die du den Angestellten einräumst, desto besser können sie ihren Arbeitsalltag ganz ohne deine Hilfe organisieren.
Deine Mitarbeiter/-innen können über einen Internetbrowser oder unsere Smartplan App auf ihre Profile zugreifen. Aktivitäten in eurem Smartplan Konto werden allen Nutzer/-innen des Kontos in Echtzeit angezeigt. Daher empfiehlt es sich, dass dein Personal überwiegend die Smartplan App nutzt. So haben sie ihren Dienstplan nicht nur immer bequem bei sich, sondern werden durch Push-Benachrichtigungen viel schneller auf wichtige Änderungen oder Aktivitäten in eurem Konto aufmerksam.
Wir stellen dir im Folgenden kurz die vier Hauptbereiche vor, bei denen deine Mitarbeitenden dir durch Smartplan einiges an Arbeit abnehmen können:
Eigene Schichten einsehen und tauschen
Der Abschnitt "Schichten" im eigenen Profil ist die Startseite der Smartplan App. Hier erhalten die Mitarbeitenden einen Überblick über ihre bevorstehenden Schichten sowie laufende Anfragen zu Schichtübertragungen bzw. -täuschen:
Möchte die Person eine eigene Schicht abgeben, wählt sie auf der Startseite einfach die entsprechende Schicht aus. Hier kann sie die Schicht nun entweder allgemein zur Verfügung stellen oder sie wählt unter "Abgeben" explizit jemanden aus, der die Schicht erhalten soll:
Möchte die Person dagegen die Schicht einer Kollegin oder eines Kollegen übernehmen, wählt sie die Schicht im entsprechenden Dienstplan aus und fragt von dort eine Übernahme der Schicht an:
Auf diese Art können Mitarbeiter/-innen also ganz leicht untereinander ausmachen, wer welche Schicht übernimmt, anstatt dich deswegen zu kontaktieren. So kannst du die Aufgabe, Ersatz für Schichten zu finden, an dein Personal abgeben.
Interne Kommunikation
Über den Menüpunkt "Nachrichten" können Nachrichten empfangen und versendet werden.
Dabei wird unterschieden zwischen öffentlichen Nachrichten, die für alle Nutzer/-innen einsehbar sind, und Privatnachrichten, die nur für eine bestimmte Person oder Gruppe an Personen einsehbar sind. Die öffentlichen Nachrichten sind praktisch, um wichtige Informationen mit dem Team zu teilen und oben anzupinnen. Vor allen Dingen aber können die Privatnachrichten eure Prozesse vereinfachen, denn so kannst du den Großteil der Kommunikation, die sonst über dich gelaufen wäre, vermeiden.
Der Vorteil ist aber nicht einfach nur, dass die Angestellten so ihre Schichttäusche oder Fragen selbstständig intern klären können, sondern dass dadurch jegliche arbeitsbezogene Kommunikation über einen einzigen Kanal stattfindet. Und das ohne dass im Voraus persönliche Kontaktdaten herausgegeben werden müssen.
Abwesenheiten und Verfügbarkeiten angeben
Bei der Planung der kommenden Dienstpläne ist es eine immense Hilfe, wenn man weiß, wann das Personal tendenziell arbeiten kann - und wann nicht.
Solltest du für einen Dienstplan die Wunschfunktion aktiviert haben, können die Angestellten unter dem entsprechenden Dienstplan mit einem Klick auf "Wünsche einreichen" ihre Verfügbarkeiten für diesen Zeitraum angeben:
Darüber hinaus können dir deine Mitarbeiter/-innen Dinge wie etwa Urlaub oder eine Krankschreibung mitteilen, indem sie Anträge auf eine Abwesenheit stellen. Über den Reiter "Abwesenheit" im eigenen Profil erhalten sie nicht nur eine Übersicht über ihre bereits genehmigten Abwesenheiten, sondern sie können hier ebenfalls einen neuen Abwesenheitsantrag stellen:
Die gesammelten Abwesenheiten aller Mitarbeitenden kannst du in einem übersichtlichen Abwesenheitskalender einsehen, um übermäßige Überschneidungen (z.B. während der Ferienzeiten) zu vermeiden.
Wenn du diese Informationen direkt in deine Dienstplanung einfließen lässt, werden deine Angestellten insgesamt zufriedener sein, da sie sich aktiv in den Prozess einbezogen fühlen. Und das bedeutet weniger Stress und nachträgliche Korrekturen für dich.
Eigenständige Zeiterfassung
Geplante Schichtzeiten werden erfahrungsgemäß in der Realität nur selten eingehalten. Über unsere digitale Stempeluhr können die Angestellten eigenständig ihre Anwesenheitszeiten minutengenau dokumentieren. Es ist eine Browser-Version und eine App-Version der Stempeluhr verfügbar.
Sobald ein Admin die Stempeluhr für die App aktiviert, erscheint dort das Stempeluhr-Symbol. Über dieses Symbol können sich deine Mitarbeitenden dann entweder in eine geplante oder in eine neue, außerplanmäßige Schicht einstempeln. Oder sie klicken ganz einfach direkt auf ihre heutige Schicht:
Alternativ zur Stempeluhr kann dein Team Arbeitszeiten auch ganz einfach manuell anpassen. Unter dem Abschnitt "Stunden" in ihrem Profil wird übersichtlich gezeigt, welche geplanten und tatsächlichen Arbeitszeiten sie im gewählten Zeitraum hatten.
Hier können sie dann auch ihre einzelnen Schichten anpassen. Beispielsweise wenn man zu spät zur Arbeit erschienen ist:
Über das Smartplan System können Angestellte also ihre Arbeitszeiten sicher und nachweisbar registrieren. Jegliche Änderungen werden in der "Zeiterfassung" rot für dich markiert. Deine einzige Aufgabe besteht also nur noch darin, kurz über die Änderungen zu schauen und zu prüfen, ob alles seine Richtigkeit hat.