Nutzer/-innen einladen
Solange ein/-e Mitarbeiter/-in nicht zu Smartplan eingeladen wurde, kann die betroffene Person nicht den Dienstplan einsehen. Ein/-e Mitarbeiter/-in hat somit keinen Zugriff auf das Benutzerkonto deines Unternehmens, bevor du ihn oder sie nicht eingeladen hast. Bis zur Einladung wird die Person wie folgt in deiner Mitarbeiterliste angezeigt:
Wenn du ein/-e Mitarbeiter/-in zu Smartplan einladen möchtest, klicke auf "E-Mail hinzufügen und einladen" und es erscheint folgendes Bild:
Falls du viele Nutzerprofile ohne E-Mail-Adresse erstellt hast, werden dir in der Liste nun alle diese Personen angezeigt. Du brauchst aber natürlich nur die E-Mail-Adressen der Personen auszufüllen, die du auch einladen möchtest.
Zusätzlich kannst du der Einladung auch eine persönliche Nachricht von dir hinzufügen. Diese wird dann in der Einladungs-Mail angezeigt, die wir an deine Angestellten versenden:
Wenn du eine Nachricht eingegeben hast, klickst du anschließend auf "Einladung zu Smartplan senden":
Wir senden dann anschließend eine E-Mail an deine Mitarbeiter/-innen, die wie folgt aussieht:
Der Text "Smartplan-Benutzerkonto aktivieren" ist ein Link, den die Person für die Aktivierung anklicken muss. Über diesen Link kommt sie zu unserer Aktivierungsseite, auf der sie dann die gewünschte E-Mail-Adresse und Passwort angeben kann. Damit ist das Nutzerprofil dann aktiviert.
Wir haben ebenfalls einen Guide dazu geschrieben, wie Mitarbeiter/-innen ihr eigenes Nutzerprofil aktivieren können: Aktivierung von Nutzerprofilen
Jemand erhält seine Einladungsmail nicht
Leider passiert es ab und zu, dass unsere Smartplan Einladungsmails nicht beim Empfänger ankommen.
Die betroffene Person sollte unter allen Umständen regelmäßig ihren Spam-Ordner überprüfen, da es vorkommen kann, dass die Smartplan E-Mails dort landen.
Ist die Einladungsmail trotz Allem nicht auffindbar, kann ein Administrator der betroffenen Person einen Aktivierungslink zuschicken. Administratoren finden den Aktivierungslink im Menüpunkt "Mitarbeiter" in der Mitarbeiterliste. Klicke dort auf "Einladungsmail erneut senden" neben der entsprechenden Person:
Es öffnet sich ein Fenster, bei dem du unter Anderem die Einladungsmail durch Klicken auf "Erneut senden" noch einmal verschicken kannst. Aber du findest dort ebenfalls einen Aktivierungslink, den du deiner Mitarbeiterin oder deinem Mitarbeiter zukommen lassen kannst. Es ist der gleiche Link, der auch in der Einladungsmail zu finden ist. Über diesen Link kann der Mitarbeitende mit seiner E-Mail-Adresse und einem selbst gewählten Passwort seinen Nutzer aktivieren:
