Das Urlaubskonto
Das Urlaubskonto ist eine rein optionale Funktion, welche die Anzahl der Abwesenheitstage für eine Abwesenheitsart deiner Wahl erfasst. Es hilft dir auch dabei, eine bestimmte vorab definierte Grenze an Abwesenheitstagen nicht zu überschreiten.
Auch wenn das Urlaubskonto grundsätzlich als Übersicht über die Urlaubstage deiner Angestellten angedacht war, ist es so flexibel gestaltet, dass du damit auch eine jede andere Abwesenheitsart deiner Wahl überprüfen kannst.
Bitte beachte dabei, dass nur ganze Abwesenheitstage erfasst werden. Stundenweise Abwesenheiten werden in der Bilanz nicht berücksichtigt.
Einrichtung des Urlaubskontos
Um das Urlaubskonto für dein Smartplan-Konto zu aktivieren, gehe zu "Einstellungen" → "Smartplan Einstellungen" → "Abwesenheit" und setze einen Haken bei dem entsprechenden Kästchen.
Einstellungen
Werfen wir nun einen Blick auf die verfügbaren Einstellungen:
Der Zeitraum, in dem die Abwesenheitstage erfasst werden, ist das Urlaubsjahr. Dieses Jahr muss nicht zwangsläufig vom 1. Januar bis zum 31. Dezember dauern. Du kannst ein beliebiges Startdatum für das Urlaubsjahr wählen, und dieses Jahr läuft dann für 12 Monate ab dem gewählten Datum.
Wie bereits erwähnt, kannst du selbst bestimmen, welche Abwesenheitsart dem Urlaubskonto als Grundlage dient. Dabei kann es sich um eine Standardabwesenheitsart des Kontos handeln, etwa "Urlaub", oder um eine deiner eigenen benutzerdefinierten Abwesenheitsarten, z. B. wenn du zwischen bezahltem und unbezahltem Urlaub unterscheiden möchtest.
Bei den nächsten beiden Einstellungen geht es um gesetzliche Feiertage und Wochenenden. Da es sich hierbei oft um Tage handelt, an denen die Mitarbeiter/-innen ohnehin nicht arbeiten sollen, musst du Stellung dazu beziehen, ob diese als genutzte Urlaubstage gewertet werden und somit auch in das Urlaubskonto einfließen sollen. Wenn du z. B. das Urlaubskonto so einrichtest, dass Urlaub an Sonntagen nicht mitgerechnet wird, und du für eine Person eine Woche mit der Abwesenheit "Urlaub" anlegst, werden dementsprechend nur 6 Tage zum Urlaubssaldo dieser Person hinzugefügt.
Schließlich gibt es noch eine Einstellung zur Sichtbarkeit. Normalerweise können die Mitarbeiter/-innen ihr Urlaubskonto in ihren persönlichen Profilen oder beim Erstellen von Abwesenheitsanträgen sehen. Wenn das Urlaubskonto jedoch nur dazu dient, dir selbst einen Überblick über die Urlaubstage deines Personals zu verschaffen, kannst du hier ebenso festlegen, dass der Urlaubssaldo für die Mitarbeiter/-innen nicht einsehbar sein soll.
Limits für Abwesenheitstage festlegen
Ganz unten auf der Seite für die Abwesenheitseinstellungen hast du die Möglichkeit, den individuellen Urlaubsanspruch für jeden deiner Mitarbeitenden festzulegen.
Klicke dazu einfach auf "Anspruch angeben", gebe die intern vereinbarten Urlaubstage ein und bestätige die Änderungen mit einem Klick auf "Speichern".
Sobald eine Abwesenheit mit der entsprechenden Abwesenheitsart des Urlaubskontos genehmigt wurde, werden die Werte der Tabelle automatisch aktualisiert. Genehmigte Abwesenheiten, die in der Vergangenheit liegen, werden in der Spalte "Genutzter Urlaub" angezeigt, während genehmigte Abwesenheiten, die zukünftig geplant sind, in der Spalte "Geplanter Urlaub" erscheinen.
Wenn du für eine bestimmte Person kein Limit angibst, wird ihr Urlaubssaldo einfach mit "0" angezeigt.
Anwendungsbereiche des Urlaubskontos
Das Urlaubskonto kann an mehreren Stellen im System eingesehen werden. Der Urlaubssaldo setzt sich immer aus der Summe der genehmigten vergangenen und zukünftigen Abwesenheiten zusammen.
Wenn du überprüfen möchtest, wie viele Urlaubstage eine bestimmte Person in diesem Urlaubsjahr bereits genommen hat ODER geplant hat, solltest du die Tabelle am Ende der Seite der Abwesenheitseinstellungen bevorzugen. Hier erhältst du die detaillierteste Übersicht (siehe vorheriges Kapitel).
Wenn du dir schnell einen Überblick über alle Urlaubssalden und -ansprüche deines Personals verschaffen möchtest, ohne dabei erst in die Einstellungen gehen zu müssen, gehen zum Menüpunkt "Mitarbeiter". Die detaillierte Ansicht der Mitarbeiterliste zeigt dir alle Urlaubskonten der Mitarbeiter/-innen auf einen Blick:
Wenn deine Angestellten beispielsweise ihren Jahresurlaub immer spätestens bis Ende Januar eingereicht haben sollen, kannst du Mitte Januar auf einen Blick in der Mitarbeiterliste sehen, wer seinen Urlaub bisher noch nicht angegeben hat.
Natürlich ist das Urlaubskonto auch in den einzelnen Benutzerprofilen vorhanden. Es befindet sich unter der Registerkarte "Abwesenheit":
Das Urlaubskonto sagt streng genommen nichts darüber aus, wie viel Resturlaub deinen Mitarbeiter/-innen in diesem Jahr noch zur Verfügung steht. Das heißt aber nicht, dass du nun jedes Mal, bevor du eine Abwesenheit für jemanden erstellst oder jemandes Abwesenheitsantrag genehmigst, zuerst die verfügbaren Urlaubstage ausrechnen musst. Beim Anlegen einer Abwesenheit aktualisiert Smartplan automatisch den Urlaubssaldo der Person, je nachdem welchen Zeitraum du wählst. Solltest du dadurch das Urlaubslimit überschreiten, wird dies rot hervorgehoben.
In diesem Video kannst du sehen, wie so etwas abläuft:
Diese Planungshilfe ist auch für deine Mitarbeiter/-innen bei der Erstellung ihrer Abwesenheiten vorhanden. Während sie die Daten des Abwesenheitszeitraums auswählen, wird der Urlaubssaldo automatisch aktualisiert. Dies ist logischerweise nur dann möglich, wenn du den Mitarbeitern über die Einstellungen Zugriff auf ihre individuellen Urlaubskonten gegeben hast.