Erstelle Abwesenheiten für deine Mitarbeitenden

In diesem Artikel werden wir gemeinsam durchgehen, wie du Abwesenheiten für deine Mitarbeiter/-innen erstellen kannst.

Hier kannst du nachlesen, wie du Abwesenheiten anlegst im:

• Benutzerprofil einer Person im Browser oder in der Smartplan App
• Abwesenheitskalender im Browser
• Abwesenheitskalender in der App

Erstelle Abwesenheiten für deine Angestellten

Im Folgenden zeigen wir dir, wie du als Admin stellvertretend für deine Mitarbeiter/-innen Abwesenheiten anlegen kannst. Grundsätzlich gibt es hier zwei Wege, um dies zu erledigen: Über das persönliche Smartplan-Profil des Benutzers bzw. der Benutzerin oder über den Abwesenheitskalender.

Das Hinzufügen von Abwesenheiten direkt in den Benutzerprofilen hat den Vorteil, dass du im Profil vorab einen schnellen Überblick über alle bisher genehmigten und abgelehnten Abwesenheiten dieser einen Person erhalten kannst. Wenn du hingegen eine größere Anzahl Abwesenheiten für verschiedene Mitarbeiter/-innen hinzufügen möchtest (beispielsweise bei der jährlichen Urlaubsplanung), riskierst du bei dieser Methode, den generellen Überblick über alle Abwesenheiten zu verlieren. In diesem Fall ist der Abwesenheitskalender möglicherweise die bessere Option für dich.

In beiden Fällen werden von einem Administrator hinzugefügte Abwesenheiten automatisch genehmigt und sichtbar.

Abwesenheit über ein Benutzerprofil anlegen (Browser + App)

Lass uns einen Blick darauf werfen, wie du Abwesenheiten für einen bestimmte Person über das persönliche Profil erstellen kannst. Sowohl in der Browser-Version als auch in der Smartplan App ist der Vorgang genau gleich. Gehe zuerst zum Menüpunkt „Mitarbeiter“ und klicke die jeweilige Person in der Liste an:

Gehe dann im Profil des Mitarbeitenden auf den Reiter „Abwesenheit“ und klicke auf „+ Abwesenheit hinzufügen“:

Es erscheint nun das folgende Fenster:

Hier kannst du die Tage und ggf. den genauen Zeitraum angeben, für die die Abwesenheit gelten soll. Normalerweise werden komplette Abwesenheitstage als 24 Stunden gezählt. Wenn du im Kalender jedoch nur einen einzelnen Tag auswählst, hast du die Möglichkeit das Häkchen bei „Ganztägig“ zu entfernen und so einen bestimmten Stundenintervall für die Abwesenheit festzulegen.

Als nächstes musst du die Abwesenheitsart deiner Abwesenheit auswählen. "Urlaub" und "Krank" sind standardmäßig auf allen Konten als Abwesenheitsarten vorhanden. Bei Bedarf ist es allerdings auch möglich, eigene, benutzerdefinierte Abwesenheitsarten hinzuzufügen. In diesem Artikel kannst du mehr über das Hinzufügen von Abwesenheitsarten erfahren.

Neben der Abwesenheitsart, die in den Einstellungen zum Urlaubskonto als Grundlage definiert wurde, kannst du ebenfalls sehen, wie sich die neue Abwesenheit auf das Urlaubskonto dieser Person auswirken würde.

Wenn du alle erforderlichen Informationen hinzugefügt hast, klicke auf "Konsequenzen aus Abwesenheit anzeigen".

Falls dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin während des gewählten Abwesenheitszeitraums geplante Schichten zugewiesen wurden, kannst du nun entscheiden, ob und wie die Stunden dieser Schichten gezählt werden sollen:

Es ist möglich, eine Standardeinstellung für alle anstehenden Schichten auf einmal festzulegen.

Folgende Optionen stehen dir zur Verfügung:

• Nichts unternehmen & Stunden registrieren. Diese Option wird in der Regel gewählt, wenn die Person trotz Abwesenheit weiterhin im Dienstplan erscheinen soll und für diese Schichten eine Vergütung erhalten soll.
• Keine Stunden registrieren. Diese Option wird typischerweise gewählt, wenn die abwesende Person weiterhin im Dienstplan erscheinen soll, aber keinen Lohn für die Schichten erhalten soll.
• Schichten als unbesetzt kennzeichnen. Diese Option wird in der Regel gewählt, wenn die abwesende Person nicht mehr im Dienstplan angezeigt werden soll, du aber gleichzeitig möchtest, dass jemand anderes dessen Schicht(en) übernimmt.
• Schichten löschen. Diese Option wird in der Regel gewählt, wenn die abwesende Person nicht mehr im Dienstplan erscheinen soll und du auch nicht möchtest, dass jemand anderes an ihrer oder seiner statt arbeitet.

Falls du dich für eine der ersten beiden Optionen entscheidest, kannst du hier außerdem auch noch zusätzliche freie Schichten im gleichen Zeitraum hinzufügen. Das bedeutet, dass die Person trotz ihrer Abwesenheit weiterhin im Dienstplan erscheint und parallel dazu neue Schichten im gleichen Zeitraum und mit der gleichen Jobposition erstellt werden, die dann von anderen Angestellten übernommen werden können.

Wenn es eine oder mehrere Schichten gibt, die von dieser Grundinstellung abweichen, kannst du parallel dazu auch eine andere Einstellung für einzelne Schichten festlegen.

Im dem hervorgehobenen Feld ganz oben hast du die Möglichkeit, die Voreinstellungen für die Abwesenheit des Mitarbeitenden anzupassen. Wenn es, wie gerade beschrieben, jedoch Schichten gibt, die von dieser Standardeinstellung abweichen müssen, kannst du sie ganz einfach anpassen, indem du neben der entsprechenden Schicht auf „Bearbeiten“ klickst:

Bei der sich nun öffnenden Übersicht hast du die Möglichkeit festzulegen, wie mit der einzeln ausgewählten Schicht umgegangen werden soll:

Abschließend kannst du dann ganz unten mit einem Klick auf 'Abwesenheit erstellen' die Abwesenheit endgültig genehmigen, sodass die Änderungen in der „Zeiterfassung“ und im Dienstplan sichtbar werden.

Die Abwesenheit wird auch direkt im Benutzerprofil unter "Genehmigte Abwesenheit" angezeigt:

Abwesenheiten im Abwesenheitskalender anlegen (Browser)

Den Abwesenheitskalender eures Accounts erreichst du über den Reiter „Abwesenheit“ im Hauptmenü deines Smartplan Kontos. Klicke hier auf „+ Abwesenheit erstellen“ und wähle die Person aus, für die du eine Abwesenheit hinzufügen möchtest:

Nachdem du dich für einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin entschieden hast, gelangst du nun zur folgenden Seite:

Hier kannst du die Tage und ggf. den genauen Zeitraum angeben, für die die Abwesenheit gelten soll. Normalerweise werden komplette Abwesenheitstage als 24 Stunden gezählt. Wenn du im Kalender jedoch nur einen einzelnen Tag auswählst, hast du die Möglichkeit das Häkchen bei „Ganztägig“ zu entfernen und so einen bestimmten Stundenintervall für die Abwesenheit festzulegen.

Als nächstes musst du die Abwesenheitsart deiner Abwesenheit auswählen. "Urlaub" und "Krank" sind standardmäßig auf allen Konten als Abwesenheitsarten vorhanden. Bei Bedarf ist es allerdings auch möglich, eigene, benutzerdefinierte Abwesenheitsarten hinzuzufügen. In diesem Artikel kannst du mehr über das Hinzufügen von Abwesenheitsarten erfahren.

Neben der Abwesenheitsart, die in den Einstellungen zum Urlaubskonto als Grundlage definiert wurde, kannst du ebenfalls sehen, wie sich die neue Abwesenheit auf das Urlaubskonto dieser Person auswirken würde.

Wenn du alle erforderlichen Informationen hinzugefügt hast, klicke auf "Konsequenzen aus Abwesenheit anzeigen".

Falls dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin während des gewählten Abwesenheitszeitraums geplante Schichten zugewiesen wurden, kannst du nun entscheiden, ob und wie die Stunden dieser Schichten gezählt werden sollen:

Es ist möglich, eine Standardeinstellung für alle anstehenden Schichten auf einmal festzulegen.

Folgende Optionen stehen dir zur Verfügung:

• Nichts unternehmen & Stunden registrieren. Diese Option wird in der Regel gewählt, wenn die Person trotz Abwesenheit weiterhin im Dienstplan erscheinen soll und für diese Schichten eine Vergütung erhalten soll.
• Keine Stunden registrieren. Diese Option wird typischerweise gewählt, wenn die abwesende Person weiterhin im Dienstplan erscheinen soll, aber keinen Lohn für die Schichten erhalten soll.
• Schichten als unbesetzt kennzeichnen. Diese Option wird in der Regel gewählt, wenn die abwesende Person nicht mehr im Dienstplan angezeigt werden soll, du aber gleichzeitig möchtest, dass jemand anderes dessen Schicht(en) übernimmt.
• Schichten löschen. Diese Option wird in der Regel gewählt, wenn die abwesende Person nicht mehr im Dienstplan erscheinen soll und du auch nicht möchtest, dass jemand anderes an ihrer oder seiner statt arbeitet.

Falls du dich für eine der ersten beiden Optionen entscheidest, kannst du hier außerdem auch noch zusätzliche freie Schichten im gleichen Zeitraum hinzufügen. Das bedeutet, dass die Person trotz ihrer Abwesenheit weiterhin im Dienstplan erscheint und parallel dazu neue Schichten im gleichen Zeitraum und mit der gleichen Jobposition erstellt werden, die dann von anderen Angestellten übernommen werden können.

Wenn es eine oder mehrere Schichten gibt, die von dieser Grundeinstellung abweichen, kannst du parallel dazu auch eine andere Einstellung für einzelne Schichten festlegen.

Im dem hervorgehobenen Feld ganz oben hast du die Möglichkeit, die Voreinstellungen für die Abwesenheit des Mitarbeitenden anzupassen. Wenn es, wie gerade beschrieben, jedoch Schichten gibt, die von dieser Standardeinstellung abweichen müssen, kannst du sie ganz einfach anpassen, indem du neben der entsprechenden Schicht auf „Bearbeiten“ klickst:

Bei der sich nun öffnenden Übersicht hast du die Möglichkeit festzulegen, wie mit der einzeln ausgewählten Schicht umgegangen werden soll:

Abschließend kannst du dann ganz unten mit einem Klick auf 'Abwesenheit erstellen' die Abwesenheit endgültig genehmigen, sodass die Änderungen in der „Zeiterfassung“ und im Dienstplan sichtbar werden.

Die Abwesenheit wird auch direkt im Benutzerprofil unter "Genehmigte Abwesenheit" angezeigt:

Du kannst die Abwesenheiten auch mit deinem persönlichen Kalender synchronisieren. Wie das funktioniert erfährst du hier:

Synchronisierung von Abwesenheiten mit deinem Kalender

Abwesenheiten im Abwesenheitskalender erstellen (App)

Du kannst ganz einfach im Abwesenheitskalender der Smartplan App Abwesenheiten für deine Mitarbeiter/-innen erstellen.

Öffne hierfür einfach die App, wähle in der Menüleiste die Funktion "Mitarbeiter" und klicke auf "Abwesenheit".

Jetzt kannst du das "+" in der rechten oberen Ecke auswähle und eine Abwesenheit erstellen.

Als nächstes muss eine Person sowie der entsprechende Zeitraum für die Abwesenheit ausgewählt werden. Hier muss ein Start- und ein Enddatum gewählt werden. Als Standardeinstellung ist "Ganztägig" bereits automatisch aktiviert. Das bedeutet, dass die Abwesenheit für 24h gilt.

Wenn der oder die Angestellte allerdings doch nur einige Stunden oder einen halben Tag abwesend ist, kannst du diesen Zeitraum natürlich explizit eintragen. Hierfür musst du die "Ganztägig" Option ausschalten und einen Start- und Endzeitpunkt wählen.

Der nächste Schritt ist die Wahl der Abwesenheitsart. Beispiele hierfür können Urlaub oder auch Krankheit sein. Du kannst außerdem benutzerdefinierte Abwesenheitsarten in deinem Smartplan Account hinterlegen.

Mehr zu benutzerdefinierten Abwesenheitsarten findest du in diesem Artikel.

Bevor du nun die Abwesenheit zum Kalender hinzufügst, kannst du eine Notiz hinterlegen. Diese Notiz ist für dich (den Administrator) und die ausgewählte Person sichtbar.

Ganz unten wird dir auch das Urlaubskonto angezeigt, sofern es in den Einstellungen aktiviert wurde. Das Urlaubskonto ist eine optionale Funktion, die die Anzahl der Abwesenheitstage für eine von dir gewählten Abwesenheitsart erfasst. Wie das obige Bild zeigt, wurden für Maria 7 von 30 vereinbarten Abwesenheitstagen registriert.

Hier kannst du mehr über das Urlaubskonto lesen.

Klicke zum Schluss auf "Konsequenzen aus Abwesenheit anzeigen".

Hiernach werden die bereits zugeteilten Schichten des Mitarbeitenden im ausgewählten Zeitraum angezeigt. Du musst nun entscheiden, was mit den Schichten während des Abwesenheitszeitraums passieren soll.

Du kannst entweder eine generelle Einstellung für alle Schichten im Zeitraum vornehmen oder jede Schicht einzeln anpassen.

Folgende Optionen stehen dir zur Verfügung:

• Nichts unternehmen & Stunden registrieren. Diese Option wird in der Regel gewählt, wenn die Person trotz Abwesenheit weiterhin im Dienstplan erscheinen soll und für diese Schichten eine Vergütung erhalten soll.
• Keine Stunden registrieren. Diese Option wird typischerweise gewählt, wenn die abwesende Person weiterhin im Dienstplan erscheinen soll, aber keinen Lohn für die Schichten erhalten soll.
• Schichten als unbesetzt kennzeichnen. Diese Option wird in der Regel gewählt, wenn die abwesende Person nicht mehr im Dienstplan angezeigt werden soll, du aber gleichzeitig möchtest, dass jemand anderes dessen Schicht(en) übernimmt.
• Schichten löschen. Diese Option wird in der Regel gewählt, wenn die abwesende Person nicht mehr im Dienstplan erscheinen soll und du auch nicht möchtest, dass jemand anderes an ihrer oder seiner statt arbeitet.

Falls du dich für eine der ersten beiden Optionen entscheidest, kannst du hier außerdem auch noch zusätzliche freie Schichten im gleichen Zeitraum hinzufügen. Das bedeutet, dass die Person trotz ihrer Abwesenheit weiterhin im Dienstplan erscheint und parallel dazu neue Schichten im gleichen Zeitraum und mit der gleichen Jobposition erstellt werden, die dann von anderen Angestellten übernommen werden können.

Nach Bearbeitung der Schichten wähle "Abwesenheit erstellen".

Die Abwesenheit ist jetzt im Abwesenheitskalender einsehbar.

Wie im Bild oben zu sehen, wird im Kalender eine Zahl angezeigt. Diese steht für die die Anzahl an Angestellten, welche an diesem Tag abwesend sind. Klickst du auf einen Tag im Kalender, wird dir spezifisch angezeigt, um welche Personen es sich dabei handelt und was der Grund für die Abwesenheit ist.