Verwaltung der Privatsphäre Einstellungen

Ob Angestellte ihre Abwesenheiten und Kontaktdaten gegenseitig einsehen dürfen, kannst du beliebig anpassen.

Die Privatsphäre Einstellungen kannst du nur einsehen und anpassen, wenn du Smartplan in deinem Browser öffnest. Gehen in deinem Account zu „Einstellungen“ → „Smartplan Einstellungen“ → „Datenschutz und Privatsphäre“.

Unter „Einstellungen zur Privatsphäre“ hast du unter Anderem die Möglichkeit einzustellen, ob Mitarbeiter/-innen ihre Abwesenheiten gegenseitig einsehen können sollen oder nicht:

Wenn du bei dieser Einstellung ein Häkchen gesetzt und sie somit aktiviert hast, kannst du nun auch auf das kleine Dropdown-Menü rechts neben der Einstellung zugreifen. Hier kannst du noch weiter differenzieren, welche Arten von Abwesenheiten die Mitarbeiter/-innen gegenseitig einsehen dürfen. Entweder sie dürfen alle Abwesenheitsarten einsehen, oder sie dürfen nur Abwesenheiten einsehen, die keine Krankheit betreffen, oder sie dürfen alle Abwesenheiten ohne die jeweilige Abwesenheitsart einsehen:

Wird das Häkchen jedoch entfernt, haben nur die Administratoren selbst Einsicht in die Abwesenheiten der Angestellten. Normale Benutzer/-innen sehen dann keine weiteren Abwesenheiten mehr im Konto, weder in den Profilen, im Dienstplan noch im Archiv. Sie können lediglich ihre eigenen Abwesenheiten einsehen.

Die zweite Einstellung betrifft den Zugriff regulärer Nutzer/-innen auf den Abwesenheitskalender. Wenn du diese Einstellung durch Setzen des Häkchens aktivierst, haben die Benutzer/-innen sowohl im Browser als auch in der Smartplan App Zugriff auf denselben Abwesenheitskalender wie Administratoren:

Von hier aus können sie dann ab sofort Abwesenheitsanträge erstellen und einreichen. Natürlich müssen diese Abwesenheitsanträge immer noch von einem Administrator genehmigt werden, bevor sie endgültig im System registriert werden. In diesem Guide kannst du mehr darüber erfahren, wie die Mitarbeiter/-innen Abwesenheitsanträge stellen.

Ob Nutzer/-innen die genehmigten Abwesenheiten ihren Kolleg/-innen im Abwesenheitskalender sehen können oder nicht, hängt maßgeblich von der vorherigen Privatsphäre-Einstellung ab, die zu Beginn dieses Artikel erklärt wurde.

Schließlich kannst du festlegen, ob Mitarbeitende Zugriff auf die Kontaktdaten ihrer Kolleginnen und Kollegen haben sollen:

Falls dies erlaubt ist, können sie die Telefonnummer und E-Mail-Adresse sehen, wenn sie das Profil eines Kollegen oder einer Kollegin aufrufen.