So weist du deinem Personal feste Standorte zu
In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du deine Beschäftigten den Standorten, die du im Konto angelegt hast, zuordnen kannst und was das für eure tägliche Arbeit mit Smartplan bedeutet.
Die Aufteilung deines Personals auf die Standorte kann besonders dann sinnvoll sein, wenn du recht viele Mitarbeitende in Smartplan angelegt hast und dir die Auswahl der richtigen Person aus den verschiedenen Mitarbeiterlisten zu mühsam geworden ist.
Das Ganze kann auch dann Sinn machen, wenn du unterbinden willst, dass die Mitarbeitenden standortübergreifend Informationen einsehen und abrufen können. Die Zuordnung zu einem bestimmten Standort hätte hier zur Folge, dass sie nur mit den Dienstplänen und Kolleg/-innen ihres eigenen Standorts interagieren können.
Schließlich wird eine Verteilung auf die Standorte benötigt, wenn du bestimmte Benutzer/-innen zu “Superusern” machen möchtest und sie dazu ermächtigen möchtest, die Verwaltung bestimmter Bereiche des Systems zu übernehmen, wie z. B. die Dienstplanung oder die Abwesenheiten. Mehr zu diesem Thema
hier.
Schauen wir uns nun an:
- Wie du die Standorteinteilung einrichtest
- Wie sich die Einstellung auf Benutzer/-innen und Superuser auswirkt
- Wie du die Einsicht von Daten aus anderen Standorten einschränken kannst
So ordnest du deine Mitarbeitenden den Standorten zu
Um die Funktion zu aktivieren, gehe zu den "
Einstellungen" -> "
Smartplan Einstellungen" und wähle dann "
Standorte" im linken Seitenmenü aus. Hier kannst du sowohl deine Standorte an sich als auch die Standortzuweisungen verwalten.
Setze das Häkchen bei "
Mitarbeiter sollen Standorten fest zugewiesen werden".
Nun, da die Funktion aktiviert ist, ist es an der Zeit, die Beschäftigten auf die verschiedenen Standorte zu verteilen. Nach welchen Kriterien du die Mitarbeitenden zuweist, bleibt dabei ganz dir überlassen. Die Smartplan Standorte könnten dabei zum Beispiel für verschiedene Abteilungen oder Filialen des Unternehmens stehen.
Dieser Artikel kann dir helfen, eine geeignete Kontostruktur zu finden.
Du wirst feststellen, dass jetzt ein neuer Button mit der Aufschrift "
Mitarbeiter & Superuser zuweisen" erschienen ist. Klicke darauf, um die Zuweisungen für diesen spezifischen Standort zu bearbeiten.
Ein Häkchen in der Spalte "
Zugewiesen" bedeutet, dass diese Person mit dem Standort verknüpft ist:
Jeder Person, welche bereits Mitglied eines Standortes ist, kann zusätzlich spezielle Berechtigungen für diesen Standort erhalten. Aktiviere dazu einfach das Kästchen in der Spalte "
Superuser" und klicke dann auf "
Anpassen", um festzulegen, welche Rechte die Person im Speziellen erhalten soll.
In diesem Artikel erfährst du mehr über die Superuser-Rolle.
Wiederhole diesen Vorgang jetzt an den anderen Standorten. Ein und dieselbe Person kann problemlos zwei oder mehr Standorten zugewiesen werden, wenn er oder sie für die Dienstpläne dieser Standorte relevant ist.
Das Gleiche gilt übrigens auch für Superuser. Stell dir vor, du hast vier Standorte angelegt: A, B, C und D. Du hast den Mitarbeiter Markus den Standorten A, B und C zugewiesen. Gleichzeitig hast du Markus an den Standorten A und B zum Superuser befördert. Das bedeutet, dass Markus beim Zugriff auf den Standort C wie ein ganz normaler Benutzer behandelt wird, beim Zugriff auf die Standorte A und B jedoch über spezielle voreingestellte Berechtigungen verfügt. So kannst du ihm beispielsweise die Berechtigungen erteilen, nur die Abwesenheiten an Standort A zu verwalten und nur die Profile der Benutzer/-innen von Standort B zu bearbeiten.
Gut zu wissen: Alle Änderungen, die du auf dieser Seite vornimmst, werden automatisch gespeichert. Selbst wenn du die Funktion versehentlich deaktivieren solltest, besteht kein Grund zur Sorge. Deine Einstellungen sind alle im Hintergrund gespeichert und werden wieder sichtbar, sobald du die Funktion wieder aktivierst.
Wie wirken sich Standortzuweisungen auf dich und dein Team aus?
Die Zuordnung des Personals auf die Standorte kommt an verschiedenen Stellen im gesamten System zum Tragen.
Dienstpläne
Deinen Angestellten werden alle Standorte des Kontos und deren veröffentlichte Dienstpläne angezeigt. Sie können diese öffnen und sie einsehen. Sie können jedoch nur in den Standorten, mit denen sie verbunden sind, Schichten übernehmen, Schichten tauschen und Wunscharbeitszeiten angeben.
Wenn ein Admin oder ein Superuser an einem Dienstplan arbeiten, kann die Standorteinteilung die Arbeit erleichtern, da nur relevante Informationen angezeigt werden. Wenn du eine Schicht besetzen möchtest, werden dir nur die Personen angezeigt, die dem Standort zugewiesen sind, an dem du gerade arbeitest. Das Gleiche gilt für die Mitarbeiterregeln. Und auch im Vorlagen-Manager wirst du nur die Vorlagen der Standorte einsehen können, mit denen du verknüpft bist.
Mitarbeiterprofile
Auf der Seite "
Mitarbeiter" werden weiterhin alle Benutzer/-innen des Profils aufgeführt. Auf der linken Seite bekommst du jedoch zusätzlich die Möglichkeit, nach Standorten zu filtern.
Superuser mit der Berechtigung, Benutzerprofile zu verwalten, können alle Benutzer/-innen in der Liste einsehen, aber nur die Profile der Personen bearbeiten, dessen Standort sie als Superuser zugewiesen wurden.
Nachrichten
Es wird nach wie vor möglich sein, jeden Person im Konto über das Nachrichtencenter zu kontaktieren. Der einzige Unterschied besteht darin, dass bei der Auswahl der Empfänger einer Nachricht oder bei der Auswahl der Personen, die über Aktivitäten im Thread benachrichtigt werden sollen, zusätzlich die Möglichkeit besteht, einen kompletten Standort auszuwählen (d. h. alle Personen, die diesem Standort zugeordnet sind).
Abwesenheit
Der Abwesenheitskalender zeigt Abwesenheiten von allen Standorten des Kontos an. Der einzige Unterschied besteht für Superuser, da sie nur Abwesenheitsanträge für die Mitarbeitenden erhalten und verwalten können, dessen Standort sie als Superuser zugewiesen wurden. Wenn Superuser Abwesenheiten für Benutzer/-innen erstellen, werden ihnen dabei ebenso nur die Mitglieder des ihnen zugewiesenen Standorts angezeigt.
Stunden & Gehalt
Wenn ein Superuser die Berechtigung hat, Anwesenheits- oder Lohninformationen zu bearbeiten, bekommt er oder sie Zugriff auf den Menüpunkt "
Zeiterfassung". Es werden hier jedoch nur die Mitglieder des zugewiesenen Standorts angezeigt.
Benachrichtigungen
Ein weiterer großer Vorteil ist, dass alle Benutzer/-innen des Kontos nur Benachrichtigungen zu Aktivitäten in ihren eigenen Standorten erhalten. Dies gilt auch für Schichttauschanträge und Abwesenheitsanträge: Ein Superuser mit der Berechtigung, Schichttäusche zu verwalten, wird nur über neue Schichttauschanträge benachrichtigt, wenn er oder sie diese bearbeiten kann und darf.
Stempeluhr
Die mobile Stempeluhr wird wie gewohnt funktionieren. Es gibt jedoch einen Unterschied bei der Browser-Version der Stempeluhr. Zusätzlich zu eurem regulären Stempeluhr-Link, über den sich alle Nutzer/-innen des Kontos ein- und ausstempeln können, erhältst du auch individuelle Stempeluhr-Links für jeden einzelnen der Standorte. Verwende diese Links, um sicherzustellen, dass nur die Mitglieder des jeweiligen Standorts in ihre Schichten ein- und ausstempeln können.
Gut zu wissen: Admins und Kontoeigentümer/-innen haben in der Regel Zugriff auf und volle Kontrolle über das gesamte System. In den Standorteinstellungen können sie jedoch, genau wie alle anderen Benutzer/-innen auch, bestimmten Standorten zugewiesen werden. Der Grund dafür sind die Benachrichtigungen: Admins werden nur über Aktivitäten benachrichtigt, die an den Standorten stattfinden, mit denen sie verbunden sind.
Sichtbarkeit von Standorten einschränken
Vielleicht möchtest du unterbinden, dass die Beschäftigten auf Daten von Standorten zugreifen können, denen sie nicht zugewiesen sind, z. B. weil dies zu Reibereien innerhalb der Belegschaft führen kann oder weil dir der Schutz der Daten und Privatsphäre der Mitarbeitenden am Herzen liegt. In diesem Fall kannst du die Standorte noch weiter voneinander isolieren.
Gehe zurück zu den Standorteinstellungen und aktiviere dort die folgende Einstellung:
Ab jetzt können sowohl reguläre Nutzer/-innen als auch Superuser nur noch jeweils die Daten ihrer eigenen Standorte einsehen und mit ihnen interagieren. Sie können ausschließlich:
- ihre(n) eigenen Standort(e) und Dienstpläne einsehen
- Profile der Kolleg/-innen einsehen, die zu ihrem Standort/ihren Standorten gehören
- Nachrichtenempfänger auswählen, die zu ihrem Standort/ihren Standorten gehören
- Benachrichtigungen über Aktivitäten innerhalb ihres Standorts/ihrer Standorte erhalten
- in Schichten ein- und ausstempeln, die für ihren Standort/ihre Standorte geplant wurden
Du könntest sogar noch weiter gehen und die Sichtbarkeit von Daten innerhalb des verknüpften Standorts einschränken. In den Datenschutzeinstellungen kann festgelegt werden, ob die Mitarbeitenden die Abwesenheiten und Kontaktinformationen der anderen Mitglieder des Standorts sehen dürfen. Mehr zu diesem Thema
hier.
Hinweis: Admins und Kontoeigentümer/-innen können natürlich weiterhin alle Standorte des Kontos einsehen. Das System stellt jedoch sicher, dass Fehler vermieden werden, indem Admins z.B. nur die Mitglieder eines einzigen Standorts angezeigt werden, während sie eine Nachricht verfassen oder eine Schicht besetzen.