Intro: Finde die passende Grundstruktur für dein Smartplan Konto

Erfahre in diesem Artikel, warum Standorte so grundlegend wichtig für effiziente Arbeitsabläufe in Smartplan sind und lerne die verschiedenen Arten kennen, wie dein Smartplan Konto aufgebaut sein kann.

Ein Standort ist die größtmögliche Einheit innerhalb eines Smartplan Kontos. Du kannst dir die Hierarchie eines Kontoaufbaus wie folgt vorstellen:

Wenn man "Standort" liest, dann denkt man wahrscheinlich zuerst einmal an einen Standort im klassischen Sinne: eine bestimmte Position an einem physischen Ort. Im Smartplan-Universum ist ein Standort allerdings als ein sehr viel abstrakteres Konzept zu verstehen. Die Standorte in Smartplan stellen eine grundlegende Aufteilung deiner Mitarbeitenden und Dienstpläne dar. Ein Dienstplan kann nur innerhalb eines Standortes erstellt werden, er kann nicht für sich alleine stehen. Aus diesem Grund ist dein Smartplan Konto bei der Anmeldung bereits standardmäßig mit einem Standort ausgestattet, und dieser „Standardstandort“ kann auch nicht gelöscht werden.

Alle deine aktiven Standorte werden auf der Seite "Dienstpläne" aufgelistet. Bei jedem Standort kannst du alle damit verknüpften Dienstpläne einsehen. Deine Dienstpläne können sich entweder im Planungs-, Veröffentlichungs- oder Bearbeitungsmodus befinden. Mehr Infos über Dienstpläne erhältst du in diesem Artikel.

Errichte eine Kontostruktur, die an die Bedürfnisse deines Unternehmens angepasst ist

Es gibt nicht die eine spezielle Kontostruktur, die per se immer besser oder effizienter ist als andere. Ob eine Kontostruktur als "gut" angesehen werden kann, definiert sich eher darüber, wie gut sie an eure Arbeitsweise und Angewohnheiten angepasst ist und wie gut sie die interne Struktur eures Unternehmens widerspiegelt.

Um genau den Aufbau zu finden, der für dich und dein Team richtig ist, stelle dir diese vier Fragen:

1: Brauche ich wirklich mehrere Standorte?

Wenn du ein kleines Unternehmen mit nur einer Handvoll Angestellten leitest, profitierst du vielleicht am meisten davon, wenn du dich einfach nur auf den Standardstandort deines Kontos beschränkst. In einem kleinen Team arbeitet man in der Regel enger zusammen, und da kann ein gemeinsamer Dienstplan, auf den alle Zugriff haben, eure Arbeitsabläufe tatsächlich verbessern.

Es gibt keinen Grund, eure Dienstplanung auf mehrere Standorte aufzuteilen, nur weil diese Möglichkeit existiert. Es sollte einen tatsächlichen Mehrwert für dich schaffen. Wenn es für deine Planung wichtig ist, dass das gesamte Personal und die verschiedenen Jobpositionen in einem Dienstplan gelistet sind (um z.B. einen Überblick über unbesetzte Schichten zu behalten und relevante Muster zu erkennen), dann ist es gar nicht nötig, die Dinge übermäßig zu verkomplizieren und zusätzliche Standorte zu schaffen. In diesem Fall ist es aber ratsam, vermehrt von unseren Jobpositionen und Filterfunktionen Gebrauch machen.

Im Grunde lautet die Frage also: Gibt es irgendeinen Bereich oder Aspekt in deinem Unternehmen, der ganz unabhängig vom Rest des Unternehmens verwaltet werden könnte? Und würde eine solche Aufteilung auf zwei oder mehr verschiedene Dienstpläne deine persönliche Übersicht verbessern oder verschlechtern, verglichen mit der Verwaltung aller Prozesse in einem einzigen Dienstplan? Wenn die Antwort "verbessern" lautet, dann gehe zur nächsten Frage über.

2: Wie definiere ich "Standorte" in meinem Unternehmen?

Ein Standort wird zu dem, was du aus ihm machst. Angenommen also, du willst deinen Dienstplan in mehrere eigene, isolierte Bereiche unterteilen - nach welchen Kriterien erfolgt diese Einteilung? Welche Strukturen oder "Kategorien" kommen dir ganz natürlich in den Sinn, wenn du an die Verwaltung deiner Angestellten und Dienstpläne denkst?

Teams, die bereits mit wenig Berührungspunkten zum Rest des Unternehmens arbeiten und sich eigenständig organisieren, wären natürlich eine naheliegende Wahl für einen neuen Standort. Da Mitarbeitende aber problemlos auch an mehreren Smartplan Standorten gleichzeitig eingesetzt werden können, ist dies nur eine von vielen Varianten, die Standorte zu nutzen.

Hier ein wenig Inspiration:

• Niederlassungen oder Filialen eines Unternehmens (Beispiel: Zentrale, Büro Wien, Büro Dortmund)
• Verschiedene Geschäftsbereiche an derselben Adresse (Beispiel: Hotel, Spa, Restaurant)
• Verschiedene Teams oder Abteilungen (Beispiel: Lager, Personalabteilung, Marketing)

• Kund/-innen, Lieferunternehmen oder Auftragnehmende (Beispiel: Schlachterei Johannsen, Bäckerei Feinschmecker, Jacobi Großhandelslieferungen)

  Aufträge oder Projekte (Beispiel aus dem Eventmanagement: Hochzeit 5. Juli, Kurzfilmtage, Street Food Festival)

Es können ganz ohne zusätzliche Kosten beliebig viele Standorte angelegt werden.

3: Interagiert und arbeitet dein Team standortübergreifend?

Nachdem du mehrere Standorte eingerichtet und deine Dienstplanung entsprechend aufgeteilt hast, solltest du überlegen, bis zu welchem Grad die Angestellten dieser Standorte zusammenarbeiten. Werden den Mitarbeitenden ausschließlich Schichten am selben Standort zugewiesen oder können sie auch Mal für die Kolleg/-innen anderer Standorte einspringen?

Eine weitere Überlegung sollte die Anzahl der Benutzer/-innen im Konto sein. Wenn Admins oder Superuser versuchen, eine Schicht zu besetzen oder eine Nachricht zu verfassen, macht es die schiere Anzahl der Benutzer/-innen dann zunehmend umständlicher, die richtige Person aus den Dropdown-Listen auszuwählen?

Wenn du nicht möchtest, dass die Angestellten standortübergreifend zusammenarbeiten und/oder deine Arbeitsabläufe aufgrund eines wachsenden Teams zu mühsam geworden sind, könntest du in Betracht ziehen, die Beschäftigten einem festen Standort zuzuweisen. Wenn du Mitarbeitende einem Standort zuordnest, können sie nur noch Schichten innerhalb ihres Standorts übernehmen und Superuser oder Admins bekommen nur Personen angezeigt, die für sie gerade relevant sind. Mehr über diese Funktion und ihre Einrichtung kannst du hier nachlesen.

4: Kann die Einsicht in andere Standorte zum Problem werden?

Frage dich zu guter Letzt, ob es zu Problemen führen kann, wenn die Mitglieder eines Standorts die Namen und Schichten der Mitglieder anderer Standorte sehen können. Vielleicht möchtest du nicht, dass sie die Schichten ihrer Kolleg/-innen sehen, weil manche negativ darauf reagieren könnten, wie du den Dienstplan gestaltet hast? Oder ist es den Mitarbeitenden selbst vielleicht unangenehm, dass Leute aus anderen Standorten ihre Namen und Arbeitszeiten einsehen können?

In diesem Fall gibt es die Möglichkeit, die Standorte vollständig voneinander zu isolieren. Das bedeutet, dass zugewiesene Benutzer/-innen und Superuser keine Ahnung haben, was in den anderen Standorten vor sich geht, da sie keinerlei Möglichkeit haben werden, auf diese zuzugreifen. Möglicherweise wissen sie nicht einmal um die Existenz dieser anderen Standorte.

Dieser Artikel zeigt dir, wie du die Sichtbarkeit zwischen den Standorten einschränken kannst.

Wir hoffen, dass dieser Artikel dir ein grundlegendes Verständnis dafür vermittelt konnte, auf welche Weise ein Smartplan Konto strukturiert werden kann und was für eine wichtige Rolle Standorte dabei spielen. Wenn du jedoch noch unsicher bist, welcher Aufbau für dich und dein Unternehmen am besten geeignet ist, zögere nicht, unser Support-Team zu kontaktieren und dort deine individuelle Situation zu schildern.