Berechtigungen von "Superusern" in Smartplan
Vielleicht stehst du auch in einer der folgenden Situationen:
- Du hast einige Mitarbeitende, die jeweils für bestimmte Standorte deines Kontos verantwortlich sind.
- Vielleicht haben manche Mitarbeitende die Aufgabe, Schichttäusche zu genehmigen, dürfen aber eigentlich keinen Zugriff auf die Dienstplanung haben.
- Oder vielleicht hast du eine/-n Buchhalter/-in zu deinem Smartplan Konto eingeladen, welche/-r nur die Gehaltsabrechnung vornehmen muss und auf die Dienstpläne, Abwesenheiten, Schichttausch oder Ähnliches keinen Einfluss nehmen darf.
In diesem Fall könnte es für dich von Vorteil sein, bestimmte Mitarbeitende zu sogenannten “Superusern” des Smartplan Kontos zu machen. Aber was bedeutet das? Wofür steht der Begriff “Superuser”?
Superuser können in Bezug auf die Berechtigungen, die sie im Konto besitzen, als eine Stufe zwischen regulären Nutzer/-innen und Administrator/-innen angesehen werden. Der Grund dafür, dass sie irgendwo zwischen diesen beiden Stufen angesiedelt sind, ist, dass du als Administrator/-in oder Kontoeigentümer/-in genau festlegen kannst, welche Rechte Superuser haben sollen. Das bedeutet, dass Superuser nicht zwangsläufig auf alle Funktionen des Kontos zugreifen können, sondern vielleicht nur auf die Löhne, die Abwesenheiten, die Schichttauschprozesse oder die Dienstplanung. Welche Befugnisse jeder Superuser hat, bleibt also ganz dir überlassen. Du kannst alles nach Belieben anpassen.
Im weiteren Verlauf dieses Artikels werden wir uns mit folgenden Themen beschäftigen:
Wie mache ich Benutzer/-innen zu Superusern?
Sobald du in deinem Smartplan-Konto eingeloggt bist, gibt es verschiedene Wege, deinen Angestellten Superuser-Rechte zuzuweisen.
Unter "
Einstellungen" -> "
Smartplan Einstellungen" -> "
Standorte" kannst du die Funktion aktivieren. Dazu muss nur ein Haken im Kästchen "
Mitarbeiter sollen Standorten fest zugewiesen werden" gesetzt werden. Du kannst die Funktion nutzen, egal ob nur einen einziger Standort oder mehrere Standorte in deinem Konto angelegt sind.
Sobald der Haken im Kästchen gesetzt ist, bekommst du neben jedem Standort die Möglichkeit, auf "
Mitarbeiter & Superuser zuweisen" zu klicken:
Hier kannst du einstellen, welche Personen dem ausgewählten Standort fest zugewiesen werden sollen. Mehr dazu kannst du in
diesem Artikel nachlesen.
Gleichzeitig kannst du hier aber auch festlegen, wer an dem Standort als Superuser gelten soll. Es ist durchaus möglich, dass jemand parallel mehreren Standorten zugewiesen ist, aber nur an einem davon die Superuser Rolle besitzt. “Befördere” deine Mitarbeitenden also nur an den Standorten zu Superusern, bei denen es relevant ist.
Wenn du neben einem Superuser auf "
Anpassen" klickst, kannst du genauer festlegen, welche konkreten Berechtigungen er oder sie an dem Standort hat:
Ab dem Moment, wo die Funktion in den Einstellungen aktiviert wurde, kannst du dem Personal auch über den Menüpunkt "
Mitarbeiter" Superuser-Rechte verleihen. Das kannst du entweder bei der Bearbeitung eines Benutzerprofils oder beim Anlegen eines neuen Benutzerprofils tun:
Die verschiedenen Rechte, die ein Superuser haben kann, erklären wir dir jetzt noch einmal im Detail.
Welche Rechte kann ein Superuser haben?
Wenn du eine Person zum Superuser machst, hast du dabei die Möglichkeit, ihm folgende Berechtigungen zuzuteilen:
Genehmigen und Ablehnen von Schichttäuschen
Der Superuser erhält dabei (für den jeweils ausgewählten Standort) das Recht, alles, was mit Schichttausch zu tun hat, zu verwalten. Das bedeutet, dass die Person einen Schichttausch zwischen zwei Mitarbeitenden durchführen bzw. durchsetzen kann. Gleichzeitig kann er oder sie auch Schichttauschanträge von Mitgliedern des Standorts genehmigen oder ablehnen. Der Superuser hat jedoch keinen Zugriff auf die Schichttauschhistorie in den Einstellungen, da die Einstellungen nur für Admins und Kontoeigentümer/-innen zugänglich sind.
Arbeitszeiten einsehen und genehmigen
Der Superuser erhält hier Zugriff auf den Menüpunkt "
Zeiterfassung". Dort kann er oder sie die Anwesenheitszeiten der Mitglieder des Standortes einsehen und bearbeiten. Gleichzeitig kann der Superuser auch Änderungen genehmigen, die die Mitarbeitenden selbst an ihren Arbeitszeiten vorgenommen haben. Mit der Funktion "
Stunden nach Excel exportieren" kann der Superuser außerdem eine Excel-Datei basierend auf den gesamten Stunden innerhalb des Suchzeitraums erstellen. Er oder sie hat ebenfalls Zugriff auf die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter/-innen und im Zuge dessen die Möglichkeit, Kompensationen hinzuzufügen oder zu entfernen. Mit dieser Option erhält der Superuser jedoch keine Einsicht in die Lohndaten der Angestellten.
Löhne einsehen und exportieren
Mit dieser Option kann der Superuser auf die Lohndaten des Personals zugreifen und kann diese aus Smartplan exportieren. Er kann Mitarbeiternummern für die Lohnabrechnung eintragen und den Mitarbeitenden die verschiedenen, im Konto angelegten Stundensätze zuweisen. Parallel dazu kann der Superuser die Arbeitszeitkonten der Angestellten einsehen und Kompensationen dazu hinzufügen. Bitte beachte, dass diese Berechtigung es der Person auch erlaubt, die Anwesenheitszeiten der Mitarbeitenden einzusehen. Um Änderungen an den Anwesenheitszeiten genehmigen zu können, muss er/sie jedoch zusätzlich noch über die Berechtigung "
Arbeitszeiten einsehen und genehmigen" verfügen.
Dienstpläne verwalten
Mit dieser Einstellung erhält die Person das Recht zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Dienstplänen für den Standort. Mit dieser Einstellung hat der Superuser ebenso die Möglichkeit, die Vorlagen des Standorts zu bearbeiten sowie spezifische Mitarbeiterregelungen einzurichten. Bitte beachte, dass nur Administrator/-innen und der/die Kontoinhaber/-in die allgemeinen Mitarbeiterregeln bearbeiten können. Superuser können den Standortzugehörigkeit eines Dienstplans nicht ändern. Auch das kann nur von Administrator/-innen oder dem/der Kontoinhaber/-in angepasst werden.
Verwalten und Genehmigen von Abwesenheiten
Der Superuser kann Abwesenheiten für die Mitglieder des Standorts anlegen. Zugleich kann er Abwesenheitsanträge des Personals genehmigen oder ablehnen. Mit dieser Einstellung erhält der Superuser außerdem die Möglichkeit zu entscheiden, was mit den Schichten dieser Personen aufgrund ihrer neu angelegten Abwesenheiten geschehen soll. Das bedeutet, dass er oder sie bei Neuerstellung oder Verwaltung einer Abwesenheit z. B. neue verfügbare Schichten erstellen kann oder festlegen kann, dass für die Schichten keine Arbeitszeit gutgeschrieben werden soll. Dies ist jedoch die einzige Ausnahme, wo der Superuser solche Änderungen vornehmen kann. Damit die Person Schichten auch im Dienstplan anlegen kann, wäre ansonsten zusätzlich die Berechtigung "
Dienstpläne verwalten" erforderlich. Genauso benötigt der Superuser die Berechtigung "
Arbeitszeiten einsehen und genehmigen", um auch an anderen Stellen Änderungen an den Anwesenheitszeiten des Personals vornehmen zu können.
Benutzerprofile bearbeiten
Mit dieser Einstellung erhält der Superuser die Rechte, die Profile der Mitglieder des Standorts zu bearbeiten. Das bedeutet, dass die Person z. B. die Jobpositionen der Mitarbeitenden oder Zusatzinformationen, die für die Mitarbeitenden angelegt wurden, verändern kann. Der Superuser kann keine allerdings keine Benutzer/-innen anlegen oder löschen. Er kann die Angestellten auch nicht zu Standorten zuweisen, auf die der Superuser selbst keinen Zugriff hat. Diese Dinge können nur von Administrator/-innen und dem/der Kontoinhaber/-in durchgeführt werden.
