Dienstpläne veröffentlichen

Um das volle Potential eines Online-Dienstplanes zu entfalten, muss er natürlich auch für deine Beschäftigten sichtbar sein. Daher ist es an der Zeit deinen Dienstplan zu veröffentlichen - auch wenn er vielleicht noch nicht ganz fertig ist. Du kannst ihn weiterhin jederzeit bearbeiten.

Öffne also deinen Dienstplan und klicke auf den grünen Button mit der Aufschrift "Dienstplan veröffentlichen". Du findest ihn im rechten Seitenmenü deines Dienstplans:

Smartplan weist dich in einem Pop-Up-Fenster noch einmal darauf hin, dass deine Mitarbeiter/-innen den Dienstplan nach der Veröffentlichung einsehen können:

Hier kannst du auswählen, ob die Angestellten eine Benachrichtigung über den neuen Dienstplan erhalten sollen. Es werden dabei nur die Personen benachrichtigt, die im Dienstplan eingeteilt wurden oder die durch ihre Jobposition die Möglichkeit hätten, eine freie Schicht im Dienstplan zu übernehmen.

Du wirst hier ebenfalls darauf hingewiesen, falls es im Dienstplan Konflikte geben sollte. Einfache Regelbrüche beeinträchtigen nicht die Freigabe des Dienstplans. Wenn jedoch ein Konflikt entstanden ist, weil einer Person zwei Schichten im gleichen Zeitraum zugeteilt wurden, wirst du den Dienstplan nicht veröffentlichen können, bevor das Problem nicht behoben wurde.

Du kannst hier eventuell mehr zur Vermeidung von Konflikten lesen: Konflikte vermeiden

Wenn alles in Ordnung ist, bestätigst du mit einen Klick auf "Bestätigen und veröffentlichen".

Anschließend ist das Dienstplan-Tool verschwunden und du gelangst zu deinem Dienstplan, der nun veröffentlicht und für alle Personen im System einsehbar ist. Ab jetzt wird es interessant, da deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihre Schichten sehen und gegebenenfalls auch untereinander tauschen können.

Einen Dienstplan in den Bearbeitungsmodus versetzen

Wenn du deinen Dienstplan nachträglich bearbeiten oder deine Dienstplanung zu Ende führen möchtest, ist das natürlich möglich. Gehe einfach in deinem veröffentlichten Dienstplan ganz nach oben und klicke auf der rechten Seite auf "Dienstplan bearbeiten" und anschließend auf "Gehe zur Planung":

Sobald sich der Dienstplan im Bearbeitungsmodus befindet, ist er für die restlichen Mitarbeiter/-innen gesperrt und du kannst in Ruhe daran arbeiten. Dadurch, dass der Dienstplan bereits veröffentlicht wurde, können die Angestellten zwar in ihrem Profil ihre eigenen Schichten sehen. Sie können jedoch nicht mehr auf den Dienstplan selbst zugreifen und dort Nachrichten schreiben oder Schichten tauschen. Das ist erst mit der erneuten Freigabe des Dienstplan möglich.