Intro: Bestens vernetzt und immer auf dem neuesten Stand

Hier stellen wir dir die verschiedenen Möglichkeiten vor, wie du mit deinen Kolleg/-innen in Smartplan kommunizieren kannst und wie unser Benachrichtigungssystem funktioniert.

In vielen Unternehmen ist die Kommunikation auf mehrere Kanäle aufgeteilt, wie z.B. Facebook-Gruppen, E-Mail, SMS oder Aushänge am Arbeitsplatz. Wir sind jedoch der Meinung, dass du in demselben System, das du zur Planung deiner Dienstpläne verwendest, auch direkt mit deinem Team über diese Dienstpläne kommunizieren und diskutieren können solltest. Deshalb haben wir verschiedene Möglichkeiten geschaffen, um Informationen und Änderungen an dein Team zu übermitteln - und anders herum. Indem wir alles an einem Ort für dich sammeln, hoffen wir dir so einiges an Stress ersparen zu können.

Schauen wir uns an, welche Optionen du in Smartplan hast:

Schichtnotizen

Immer wenn du eine Schicht erstellst, hast du auch die Möglichkeit, ihr eine Notiz hinzuzufügen. Diese Notiz ist generell für alle im Dienstplan sichtbar:

Normale Benutzer/-innen können auch am Ende ihrer Schicht einen Kommentar hinterlassen, wenn sie ihre Anwesenheitszeit manuell oder über die Stempeluhr registrieren. Hier können sie z. B. erklären, warum sie an diesem Tag Überstunden machen mussten. Diese Art von Schichtnotizen sind jedoch nur für die Administrator/-innen des Kontos sichtbar.

Tagesnotizen

Anstatt eine Notiz für eine einzelne Schicht zu schreiben, kannst du auch eine Notiz für den gesamten Tag hinterlassen. Diese Nachricht kann in der Tagesübersicht deines Dienstplans erstellt werden und wird dann öffentlich angezeigt. Das ist praktisch, wenn du allgemeine Ankündigungen oder Anweisungen für all die Personen hast, die an diesem Tag arbeiten.

Jeder, der an diesem Tag im Dienstplan eine Schicht zugewiesen bekommen hat, wird über deine Tagesnachricht benachrichtigt und hat ebenfalls die Möglichkeit, deine Nachricht zu kommentieren.

Mehr zum Thema hier.

Das Nachrichtencenter

Unser Nachrichtencenter befindet sich im Menüpunkt "Nachrichten" und funktioniert ähnlich wie die meisten anderen Messenger auch.

Hier kannst du Nachrichten an einen oder mehrere Empfänger verfassen. Wenn du eine Gruppennachricht erstellst, kannst du entweder eine öffentliche Nachricht für alle erstellen oder du kannst speziell die Gruppe von Personen auswählen, für die die Nachricht bestimmt ist (z. B. alle Personen, denen die Jobposition "Barkeeper" zugewiesen wurde). Diese Empfänger "folgen" dann dem Beitrag, d. h. sie werden über jede Aktivität im Thread informiert und können sich auch selbst an der Unterhaltung beteiligen, indem sie deine Nachricht kommentieren.

Zwei weitere praktische Funktionen des Nachrichtencenters:

• Tagesnotizen aus dem Dienstplan werden ebenfalls im Posteingang angezeigt. Auf diese Weise ist deine Kommunikation vollständig im Nachrichtencenter konzentriert, anstatt über das gesamte Konto verstreut zu sein.
• Nachrichten, die wichtige Informationen enthalten, können angepinnt werden, damit sie im Posteingang aller Benutzer/-innen immer ganz oben angezeigt werden. Also in etwa so, wie wenn du bei euch am Arbeitsplatz einen Zettel am schwarzen Brett im Pausenraum aufhängen würdest. Die Information wird nicht zu übersehen sein.

Wie du Nachrichten im Nachrichtencenter verfasst, erfährst du hier.

Kontaktschnelltasten

Manchmal möchtest du dich vielleicht direkt persönlich mit einer bestimmten Person in Verbindung setzen. Als Administrator/-in in Smartplan kannst du in diesem Fall einfach zum Profil dieser Person gehen und eine der Kontaktschnelltasten verwenden, um entweder eine E-Mail zu schreiben, eine SMS zu versenden oder die Person anzurufen. Das ist sehr praktisch, wenn es mal schnell gehen muss und du nicht ewig nach den Kontaktdaten auf deinem Telefon oder Computer suchen willst.

In den Einstellungen kannst du festlegen, ob reguläre Nutzer/-innen genauso die Möglichkeit haben sollen, auf die Kontaktinformationen der anderen zuzugreifen.

Immer auf dem Laufenden mit Smartplan's Benachrichtigungen

Wenn sich in deinem Konto irgendetwas tut oder deine Entscheidung als Administrator/-in in einer bestimmten Angelegenheit benötigt wird, wirst du von Smartplan darüber benachrichtigt. In deinen Benachrichtigungseinstellungen kannst du festlegen, worüber genau du benachrichtigt werden möchten.

Das können Dinge sein wie:

• Eine neue Schicht ist in einem Dienstplan verfügbar, an dem du beteiligt bist
• Jemand hat darum gebeten, eine Schicht mit dir zu tauschen
• Ein/-e Mitarbeiter/-in hat einen Abwesenheitsantrag gestellt

Wenn du eingeloggt bist, kannst du deine Benachrichtigungen über den entsprechenden Menüpunkt (das Glockensymbol) aufrufen. Wenn du jedoch gerade nicht die Möglichkeit hast, Benachrichtigungen in deinem Konto einzusehen, versendet Smartplan sie an dich.

Unsere beiden wichtigsten Benachrichtigungskanäle sind E-Mail und Push. In deinen Benachrichtigungseinstellungen kannst du festlegen, worüber du Benachrichtigungen erhalten möchtest. Push-Benachrichtigungen sind natürlich nur verfügbar, wenn du die Smartplan App auf einem Mobiltelefon verwendest.

Ein weiterer Benachrichtigungskanal ist SMS, allerdings kann dieser nur für eine einzige Benachrichtigungsart verwendet werden, nämlich "Denke daran, dass du morgen eine Schicht hast". Du kannst auch deine eigenen Nachrichten per SMS versenden, wenn dies in den Einstellungen entsprechend eingerichtet ist.

Mehr zum Thema Benachrichtigungen findest du hier: Benachrichtigungseinstellungen verwalten