So funktioniert das Nachrichtencenter im Browser
In Smartplan kannst du ganz einfach mit deinen Kolleg/-innen kommunizieren.
Dieser Artikel befasst sich mit folgenden Themen:
- Die Grundlagen des Nachrichtencenters
- Wie man eine Nachricht verfasst
- Die Optionen nach der Versendung
- Auf Nachrichten antworten
Die Grundlagen des Nachrichtencenters
Um zum Nachrichtencenter zu gelangen, klicke auf den Menüpunkt "Nachrichten":
Du bekommst nun deinen Posteingang angezeigt. Ich bin hier als der reguläre Benutzer "Alex" eingeloggt. Auf der linken Seite siehst du alle Nachrichten, an denen du in irgendeiner Weise beteiligt bist. Die Nachricht, die ich mir gerade ansehe, ist hellgrün hervorgehoben. Es ist eine fixierte Mitteilung vom 06. September 2023.
Wie man eine Nachricht verfasst
Wenn du eine Nachricht schreiben möchtest, klicke einfach auf "Nachricht schreiben".
Nun öffnet sich ein Nachrichtenfenster, in dem du deine Nachricht verfassen kannst. Gib zunächst einen Titel oder Betreff für die Nachricht ein und wählen dann die Empfänger/-innen aus.
Du kannst festlegen, dass die Nachricht an alle Benutzer/-innen des Kontos gesendet werden soll (öffentliche Nachricht):
Bitte beachten: Wenn die Standortzuweisungen für das Konto aktiviert sind, kannst du hier unter Umständen nur die Standorte auswählen, denen du selbst zugeordnet bist. Das ist dann der Fall, wenn Benutzer/-innen die Daten (also auch Nachrichten) anderer Standorte nicht einsehen dürfen. In diesem Beispiel gibt es drei Standorte für das Konto, aber Alex ist nur zwei von ihnen zugeordnet:
Wenn die Nachricht nicht für alle Benutzer/-innen des Kontos bzw. Standortes relevant ist, kannst du die Nachricht auch an eine ausgewählte Gruppe von Personen richten oder sie in eine private Nachricht umwandeln. Klicke dafür auf "Wähle den Empfänger der Nachricht".
Nehmen wir an, Alex möchte nachfragen, wer kurzfristig seine morgige Schicht als "Bartender" übernehmen kann. Wenn die Standortaufteilung für das Konto aktiviert ist, hat er nun die Möglichkeit, alle Mitglieder eines Standorts als Empfänger/-innen auszuwählen. Bei Bedarf kann er aber auch bestimmte Jobpositionen als Empfänger/-innen auswählen. Er entscheidet sich in diesem Fall, auf "Alle auswählen" neben der Jobposition "Bartender" zu klicken.
Alle Beschäftigten mit der Jobposition "Bartender" sind nun vorausgewählt. Weiter unten kann Alex noch entscheiden, einige der Empfänger/-innen wieder zu entfernen, wenn sie beispielsweise gerade krankgeschrieben sind:
Lass uns nun einmal einen Blick auf die verschiedenen Optionen der Nachrichtenfunktion werfen:
1) Fettgedruckte Formatierung 2) Kursiv Formatierung 3) Durchgestrichene Formatierung 4) Einen Link hinzufügen/ entfernen 5) Hier kannst du deine Nachricht auch als SMS zu verschicken. Die Nutzung dieser Funktion ist optional, da Nachrichten immer als interne Benachrichtigungen oder E-Mail verschickt werden. 6) Text groß und fettgedruckt formatieren |
7) Zitat 8) Code 9) Aufzählungspunkte 10) Aufzählung nummeriert 11) Links zentrieren 12) Rechts zentrieren 13) Datei hinzufügen 14) Rückgängig machen |
Ist alles so, wie du es möchtest? Dann kannst du deine Nachricht mit einem Klick auf "Nachricht senden" verschicken.
SPEZIELL FÜR ADMINS: Handelt es sich bei deiner Nachricht um eine besonders wichtige Information, klicke einfach auf "Nachricht fixieren, damit sie immer ganz oben auf der Liste der Nachrichten angezeigt wird". Dadurch wird die fixierte Nachricht dann immer ganz oben im Posteingang der Nutzer/-innen stehen:
Nachdem du deine Nachricht verschickt hast
Nachdem du eine Nachricht verschickt hast, taucht diese unter dem Menüpunkt "Nachrichten" auf:
Wie du sehen kannst, erscheint bei deiner Nachricht eine kleine Pinnadel - dies liegt daran, dass du sie als wichtig eingeordnet und deswegen die Option "Nachricht fixieren" ausgewählt hattest.
Solltest du eine Person vergessen haben, die die Nachricht ebenfalls erhalten sollte, so kannst du neben den anderen Empfängern einfach auf "Bearbeiten" klicken und nachträglich weitere Personen hinzufügen.
Denke daran, dass es sich bei dieser Nachricht um eine Gruppennachricht handelt; jeder und jede von ihnen kann somit die Antworten der anderen sehen. Wenn du eine Nachricht an jede Person einzeln senden möchtest, so darfst du in jeder Nachricht nur die/den Empfänger/-in alleine auswählen und die Nachricht dann individuell verschicken.
Es gibt noch ein paar weitere Optionen, die für dich nützlich sein könnten - um sie angezeigt zu bekommen, klicke auf die drei Punkte. Hier kannst du die Fixierung deiner Nachricht aufheben (falls du ein Admin bist), sie als ungelesen markieren oder sie ins Archiv verschieben:
Falls du ausgewählt hast, deine Nachricht ins Archiv zu verschieben, so wirst du ins Nachrichten-Archiv weitergeleitet, wo du deine Nachricht endgültig löschen kannst. Dadurch wird die Nachricht jedoch nicht nur für dich, sondern auch für alle anderen gelöscht:
Ist eine Nachricht erst archiviert, kann darauf nicht mehr geantwortet werden.
Wie du sehen kannst, kannst du die Nachricht jedoch auch wiederherstellen. Klicke dafür einfach auf den Button "Nachricht wiederherstellen".
Möchtest du aus dem Nachrichten-Archiv wieder zu all deinen Nachrichten zurückkehren, klicke einfach auf den grünen Pfeil - dadurch erscheinen alle Nachrichtenfilter. Hier kannst du wählen zwischen Alle, Ungelesene, Öffentliche, Gruppe, Tages- und Archivierte Nachrichten:
Wie du auf eine Nachricht antworten kannst
Wenn du eine Nachricht erhalten hast, kannst du darauf natürlich auch antworten.
Zunächst wirst du benachrichtigt werden, wenn du eine Nachricht erhalten hast. Neben dem Menüpunkt "Nachrichten" wird in dem Fall eine Nummer erscheinen, die dir Auskunft über die Anzahl neuer ungelesener Nachrichten gibt. In diesem Fall liegen hier zwei neue Nachrichten vor:
Klicke einfach auf die Kategorie "Nachrichten" und es öffnet sich dein Postfach. Alle ungelesenen Nachrichten werden mit einem kleinen roten Kreis neben der jeweiligen Nachricht markiert. Wie du hier sehen kannst, hat Anne unter Anderem eine ungelesene Nachricht von Janina vorliegen:
Du kannst an der Stelle außerdem sehen, dass es sich hierbei um eine private Nachricht handelt. Um zu antworten, musst du einfach nur eine Nachricht im Textfeld verfassen und auf "Kommentar hinzufügen" klicken:
Möchtest du deine Antwort, nachdem du diese gesendet hast, wieder löschen, so klicke einfach auf "Löschen" in der oberen rechten Ecke deiner Nachricht:
Dadurch wird die Nachricht nicht nur für dich, sondern für alle an dieser Unterhaltung beteiligten Personen gelöscht.