So verwaltest du die Abwesenheiten deiner Mitarbeiter/-innen

In diesem Artikel kannst du lernen:

• wie du Abwesenheitsanträge im Browser verwaltest
• wie du Abwesenheitsanträge in der Smartplan App verwaltest
• wie du Abwesenheiten im Browser oder der Smartplan App bearbeiten und löschen kannst

Abwesenheitsanträge genehmigen oder ablehnen

Wenn deine Angestellten eine Abwesenheit beantragen, wirst du darüber zunächst per E-Mail oder Push-Benachrichtigung auf deinem Smartphone (oder beides) benachrichtigt - dies hängt ganz und gar von deinen individuellen Benachrichtigungseinstellungen ab.

Weitere Informationen zum Einrichten deiner Benachrichtigungseinstellungen findest du hier:

Verwaltung der Benachrichtigungseinstellungen

Verwalten von Abwesenheitsanfragen im Browser

In deinem Smartplan Account erscheinen neue Abwesenheitsanträge durch das Personal in der Benachrichtigungshistorie oben rechts auf der Seite (Glockensymbol). Klicke darauf, um einen Abwesenheitsantrag einzusehen und ihn daraufhin entweder zu genehmigen oder abzulehnen:

Bevor du aber einen Abwesenheitsantrag endgültig genehmigen kannst, musst du zuerst noch eine Entscheidung darüber treffen, was mit den geplanten Schichten der Person im Abwesenheitszeitraum passieren soll und wie die Stunden gezählt werden sollen. Du gelangst automatisch zu dieser Seite, sobald du auf „Bestätigen“ klickst.

Im dem hervorgehobenen Feld ganz oben hast du die Möglichkeit, die Voreinstellungen für die Abwesenheit des Mitarbeitenden anzupassen. Wenn es jedoch Schichten gibt, die von dieser Standardeinstellung abweichen müssen, kannst du sie ganz einfach anpassen, indem du neben der entsprechenden Schicht auf „Bearbeiten“ klickst:

Gleichzeitig kannst du hier auch überprüfen, inwiefern sich die neue Abwesenheit auf das Urlaubskonto der Person auswirken wird:

Eine andere Möglichkeit, um die Abwesenheitsanfragen einer Person einzusehen, ist ihr Benutzerprofil. Gehe auf die Seite "Mitarbeiter", suche nach der gewünschte Person in der Mitarbeiterliste und klicke auf den Namen der Person, um ihr Profil zu öffnen:

Unter dem Reiter „Abwesenheit“ siehst du nun alle Abwesenheitsanträge der ausgewählten Person unter „Auf Genehmigung wartende Abwesenheit“:

Hier kannst du die Anfrage nun entweder bearbeiten, bestätigen oder ablehnen.

Bevor du einen Abwesenheitsantrag jedoch endgültig genehmigen kannst, musst du zuerst noch eine Entscheidung darüber treffen, was mit den geplanten Schichten der Person im Abwesenheitszeitraum passieren soll und wie die Stunden gezählt werden sollen. Du gelangst automatisch zu der entsprechenden Seite, sobald du auf „Bestätigen“ klickst.

Wenn du eher einen Überblick über all die unterschiedlichen Abwesenheitsanträge innerhalb eines bestimmten Zeitraums möchtest, kannst du in deinem Smartplan Account auf dem Menüpunkt „Abwesenheit“ gehen und einen Blick in den Abwesenheitskalender werfen.

Nicht genehmigte Abwesenheiten werden hier in weiß und mit einem Glockensymbol markiert. Außerdem bekommst du oben rechts alle Abwesenheiten aufgelistet, die derzeit noch auf Genehmigung warten:

Um eine Abwesenheit entweder zu bearbeiten, abzulehnen oder zu bestätigen, klicke sie einfach direkt in der Kalenderübersicht an. Bevor du einen Abwesenheitsantrag jedoch endgültig genehmigen kannst, musst du zuerst noch eine Entscheidung darüber treffen, was mit den geplanten Schichten der Person im Abwesenheitszeitraum passieren soll und wie die Stunden gezählt werden sollen. Du gelangst automatisch zu der entsprechenden Seite, sobald du auf „Bestätigen“ klickst.

Abwesenheitsanträge in der App verwalten

Wenn du die Abwesenheitsanträge lieber auf deinem Smartphone einsehen und verwalten möchtest, kannst du dies in der Smartplan App über den Menüpunkt „Mitarbeiter“ tun.

Hier wird dir eure Mitarbeiterliste angezeigt, in der du die Person finden und auswählen kannst, von der du den Abwesenheitsantrag einsehen möchtest:

Im Profil der Person angekommen, findest du die Abwesenheitsanträge unter dem Reiter „Abwesenheit“ und dann unter „Auf Genehmigung wartende Abwesenheit“:

Hier kannst du die Anfrage nun bearbeiten, bestätigen oder ablehnen. Bevor du aber einen Abwesenheitsantrag endgültig genehmigen kannst, musst du zuerst noch eine Entscheidung darüber treffen, was mit den geplanten Schichten der Person im Abwesenheitszeitraum passieren soll und wie die Stunden gezählt werden sollen. Du gelangst automatisch zu der entsprechenden Seite, sobald du auf „Bestätigen“ klickst.

Im dem hervorgehobenen Feld ganz oben hast du die Möglichkeit, die Voreinstellungen für die Abwesenheit des Mitarbeitenden anzupassen. Wenn es jedoch Schichten gibt, die von dieser Standardeinstellung abweichen müssen, kannst du sie ganz einfach anpassen, indem du neben der entsprechenden Schicht auf „Bearbeiten“ klickst:

Ganz oben in dieser Ansicht erhältst du eine Übersicht über das Urlaubskontingent der Person. Das Urlaubskonto ist eine optionale Funktion, die die Anzahl der Abwesenheitstage für eine von dir ausgewählte Abwesenheitsart erfasst. Es kann dich auch dabei unterstützen, dass ein bestimmte, vorab definierte Obergrenze an Abwesenheitstagen nicht überschritten wird.

Im obigen Bild siehst du, dass Alex durch eine Genehmigung dieser Abwesenheit 21 Urlaubstage in diesem Urlaubsjahr genommen haben wird und somit sein zulässiges Kontingent überschreitet. Aufgrund des Verstoßes wird das Urlaubskonto rot hervorgehoben.

Du entscheidest, ob ihr das Urlaubskonto nutzt oder nicht. Du kannst es in deinem Smartplan Konto über "Einstellungen" -> "Smartplan Einstellungen" -> "Abwesenheit" aktivieren.

Mehr über das Urlaubskonto kannst du hier nachlesen.

Wenn du dir einen Überblick über alle aktuellen Abwesenheitsanträge verschaffen möchten, findest du ganz oben in der Mitarbeiterliste eine Historie der Anfragen deines Personals. Tippe darauf, um alle aktuellen Abwesenheitsanfragen anzuzeigen und sie anschließend zu bestätigen oder abzulehnen:

Bevor du aber einen Abwesenheitsantrag endgültig genehmigen kannst, musst du zuerst noch eine Entscheidung darüber treffen, was mit den geplanten Schichten der Person im Abwesenheitszeitraum passieren soll und wie die Stunden gezählt werden sollen. Du gelangst - wie bereits zuvor beschrieben - automatisch zu der entsprechenden Seite, sobald du auf „Bestätigen“ klickst.

Zu guter Letzt kannst du im Menüpunkt „Mitarbeiter“ über den Reiter „Abwesenheit“ auch auf den Abwesenheitskalender zugreifen und dort Abwesenheitsanträge einsehen. In der Kalenderübersicht werden nicht genehmigte Abwesenheiten mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet:

Durch einen Klick auf den entsprechenden Tag im Kalender gelangst du zu einer detaillierteren Listenansicht des Kalenders. Tippe hier auf „Bearbeiten“, um die Abwesenheit zu genehmigen:

Bevor du aber einen Abwesenheitsantrag endgültig genehmigen kannst, musst du zuerst noch eine Entscheidung darüber treffen, was mit den geplanten Schichten der Person im Abwesenheitszeitraum passieren soll und wie die Stunden gezählt werden sollen. Du gelangst automatisch zu der entsprechenden Seite, sobald du auf „Bestätigen“ klickst.

Bearbeiten und Löschen von Abwesenheiten

Wenn du eine genehmigte Abwesenheit von jemandem bearbeiten oder löschen möchtest, kannst du dies entweder über das Benutzerprofil der Person oder den Abwesenheitskalender tun.

Um Abwesenheiten über ein Benutzerprofil in einem Browser oder der App zu bearbeiten, gehen zuerst auf den Menüpunkt „Mitarbeiter“. Suche nach der betreffenden Person in der Liste und klicke dann auf ihren Namen:

Gehe daraufhin im Profil auf die Registerkarte „Abwesenheit“ und gehe die Liste der „genehmigten Abwesenheiten“ dieses Mitarbeitenden durch. Hier kannst du nun die jeweiligen Abwesenheiten dieser Person bearbeiten oder löschen, wenn du dies wünscht:

Bevor du eine Abwesenheit, für dessen Zeitraum Schichten eingetragen sind, endgültig löschen kannst, musst du vorab noch entscheiden, was mit diesen Schichten passieren soll:

Im Browser ist es auch möglich, Abwesenheiten direkt im Abwesenheitskalender zu verwalten. In der Browser-Version findet man den Kalender unter „Abwesenheit“ im Hauptmenü ganz oben.

Beginne zuerst damit, den konkreten Zeitraum zu suchen, in dem sich die genehmigte Abwesenheit befindet. Du kannst die jeweilige Monatsübersicht oben rechts im Kalender verändern.

Klicke dann einfach auf die farbige Markierung der Abwesenheit, die du verwalten möchtest:

Es erscheint nun folgendes Feld, in dem du entscheiden kannst ob du die ausgewählte Abwesenheit entweder bearbeiten oder löschen möchtest: