Gelöschte Benutzer/-innen anonymisieren
In diesem Artikel werden wir durchgehen, wie du Mitarbeitende, dessen Smartplan Profile gelöscht wurden, anonymisieren kannst.
Das kannst du hier lernen:
Wenn du eine Person aus deinem Smartplan Konto löschst, musst du auswählen, wie mit den zukünftigen Schichten der Person verfahren werden soll. Weitere Informationen dazu findest du in diesem Artikel: Nutzerprofile löschen
Die durchgeführten Schichten der Person werden in jedem Fall weiterhin in deinen Dienstplänen und in der "Zeiterfassung" einsehbar sein. Das Gleiche gilt für Abwesenheiten - sie sind ebenfalls weiterhin sichtbar. Die Namen gelöschter Mitarbeitender werden im Zuge dessen ebenfalls weiterhin im Konto angezeigt. Du kannst jedoch wählen, diese nach einer bestimmten Anzahl von Jahren oder auch sofort zu anonymisieren. Lass uns einen Blick darauf werfen, wie das funktioniert.
Aktiviere die Anonymisierung
Wenn ein gelöschtes Benutzerprofil in deinem Konto anonymisiert wird, wird der Name aus dem gesamten System entfernt. Dasselbe gilt ebenfalls für die Anmerkungen zu dessen Abwesenheiten. Du kannst jedoch trotz der Anonymisierung weiterhin die geleisteten Schichten und vergangenen Abwesenheiten einsehen.
Um die Funktion zu aktivieren und die Daten einer Person zu anonymisieren, gehe zu "Einstellungen" -> "Smartplan Einstellungen" -> "Datenschutz & Privatsphäre". Setze einfach ein Häkchen neben "Daten gelöschter Mitarbeiter automatisch anonymisieren nach" und wähle dann die gewünschte Zeitspanne (1-10 Jahre) aus:
Deine Mitarbeitenden werden nun nach dem von dir gewählten Zeitraum anonymisiert. Manchmal möchtest du aber vielleicht jemanden sofort anonymisieren. In diesem Fall kannst du einfach auf "Jetzt anonymisieren" neben dem Namen der Person in der Liste der gelöschten Benutzerprofile klicken:
Bitte beachte: Die Anonymisierung erfolgt nur über Nacht. Das bedeutet, dass die gewünschten Mitarbeitenden möglicherweise nicht sofort anonymisiert werden, nachdem du die Funktion aktivierst hast. Stattdessen erfolgt die Anonymisierung in der darauffolgenden Nacht (sofern die gewählte Jahresanzahl überschritten wurde oder eine direkte Anonymisierung gewählt wurde).
Wie anonymisierte Personen angezeigt werden
Sobald du eine Person anonymisiert hast, wird er oder sie aus der Liste der gelöschten Nutzer/-innen in den Einstellungen entfernt. Der Name der Person wird auch aus der "Zeiterfassung" gelöscht. Wenn du also in Zukunft nach einem Zeitraum suchst, in dem die Person Schichten hatte, wird anstatt des Namens nun nur noch "Anonymer Mitarbeiter" gefolgt von einer Nummer angezeigt:
Wie gewohnt kannst du weiterhin auf die Person klicken, um die vergangenen Schichten und Abwesenheiten anzeigen zu lassen. Das Einzige, was sich geändert hat, ist, dass der Name der Person nun nicht mehr in der Liste erscheint.