Nutzerprofile löschen
Dieser Artikel richtet sich ausschließlich an Admins. Superuser, die Nutzerprofile verwalten dürfen, können sie dadurch nicht löschen.
Es ist gar nicht kompliziert eine Person aus deinem Smartplan-Konto zu entfernen.
Klicke dazu zunächst auf den Menüpunkt "Mitarbeiter":
In der Mitarbeiterliste suchst du nach der Person, die du aus deinem Account entfernen möchtest, und klickst auf ihren Namen. So wirst du zum Profil der jeweiligen Person weitergeleitet.
Im Profil des Nutzers bzw. der Nutzerin wählst du nun die Option "Mitarbeiter löschen" aus:
Anschließend öffnet sich ein kleines Fenster mit einen Drop-Down-Menü, in dem du auswählen musst, was mit seinen oder ihren bevorstehenden Schichten passieren soll.
Sollen sie aus dem Dienstplan entfernt werden? Sollen sie als verfügbar markiert werden? Oder sollen sie an eine bestimmte Person übertragen werden?
Die Auswahl sieht wie folgt aus:
In meinem Beispiel übertragen wir die Schichten auf einen von Maria's Kollegen - Tom.
Hinweis: Wenn dein Konto mit Standortzuweisungen eingerichtet ist, kannst du die Schichten nur dann an einen andere Person übertragen, wenn diese Person auch Mitglied desselben Standorts bzw. derselben Standorte ist wie die zu löschende Person. Wenn du die gewünschte Person nicht in der Liste auswählen kannst, gehe bitte zu den Standorteinstellungen, füge die Person dem/den fehlenden Standort(en) hinzu und versuche es dann erneut.
Sobald du festgelegt hast, was mit den Schichten passieren soll, klickst du auf "Mitarbeiter löschen":
Daraufhin wird der/die Mitarbeiter/-in aus Smartplan gelöscht und hat ab jetzt keinen Zugang mehr auf das Smartplan-Konto.
Frühere Schichten der Person werden nicht gelöscht, sie werden wie die Schichten der anderen Mitarbeiter/-innen weiterhin in der Zeiterfassung angezeigt. Wähle dafür einfach einen der Zeiträume aus, in denen die gelöschte Person Schichten hatte.
Du kannst auch alte Nachrichten des Mitarbeiters im Menüpunkt „Nachrichten“, sowie eingetragene Urlaube und Abwesenheiten im Abwesenheitskalender, einsehen.
Hinweis: Die Stundenbilanzen gelöschter Benutzer/-innen bleiben nicht bestehen, sondern werden gelöscht. Es ist also ratsam, vor dem Löschvorgang noch einen Excel Stundenexport durchzuführen, denn dort werden die Stundenbilanzen deines Personals aufgeführt.
Du kannst in deinem Konto einrichten, das gelöschte Angestellte nach einem Zeitraum von 1-10 Jahren automatisch im System anonymisiert werden. Durch die Anonymisierung gelöschter Benutzerprofile kannst du sicherstellen, dass du keine Daten speicherst, die du laut der DSGVO oder den internen Richtlinien eures Unternehmens nicht speichern dürftest. Mehr dazu erfährst du in diesem Artikel.