Erklärungen zu allen Mitarbeiterregeln

In diesem Artikel werden wir der Reihe nach alle Mitarbeiterregeln durchgehen. Du erfährst hier, worin ihr Verwendungszweck besteht und was du bei ihrer Nutzung jeweils beachten solltest.


Wenn du die Schichten deiner Dienstpläne manuell besetzt, helfen dir die Mitarbeiterregeln dabei, bestimmte Anforderungen in deiner Planung zu berücksichtigen, da du darauf aufmerksam gemacht wirst, sobald eine aktive Regel gebrochen wurde.


Verwendest du dagegen die automatische Dienstplanbesetzung, fungieren die Mitarbeiterregeln als Mittel, um die Ergebnisse des Assistenten zu modifizieren und besser an eure Situation anzupassen. Sind keinerlei Regeln aktiviert, dann folgt der Smartplan Assistent in der Regel folgenden Kriterien bei seiner Verteilung:

  • Keine unbesetzten Schichten
  • Wochenendschichten gerecht aufteilen
  • Schichten zu unterschiedlichen Tageszeiten gerecht verteilen
  • Gleiche Anzahl an zugewiesenen Stunden für alle

Durch die Mitarbeiterregeln können diese grundlegenden Verteilungsprinzipien überschrieben werden und der Fokus während der automatischen Dienstplanbesetzung stattdessen auf eigene Schwerpunkte und Prioritäten verlagert werden.


Hier kannst du direkt zu der Regel springen, über die du mehr erfahren möchtest:

Stundenverteilung

Arbeitstage

Abwesenheitseinstellungen

Zusatzregeln für einzelne Nutzer/-innen



Stundenverteilung

Bevorzugte Anzahl Stunden pro Woche/Monat                     

Durch diese Regel hast du die Möglichkeit, ein bevorzugtes Stundenziel für die Mitarbeitenden festzulegen. Im Dropdown-Menü kannst du auswählen, ob du ein Stundenziel pro Woche oder pro Monat einrichten möchtest.


Diese Regel kann sehr nützlich sein, wenn du die "Personalbesetzung vorschlagen" Funktion verwendest und bereits im Voraus weißt, dass gewisse Personen eine bestimmte Anzahl an Stunden in pro Woche oder Monat erreichen sollen. Der Assistent wird dann versuchen, sich diesem Ziel so gut wie möglich anzunähern. Ist es dem Assistenten nicht möglich, das Stundenziel zu erfüllen, wird er im Normalfall lieber zu wenige statt zu viele Stunden zuweisen (sobald das Ziel erreicht ist, weist er der Person einfach keine weiteren Schichten mehr zu). Die Ergebnisse des Assistenten beim Erreichen deines festgelegte Stundenziels hängen vor allem davon ab, wie viele freie Schichten mit passenden Jobpositionen zur Verfügung stehen und wie viele weitere Mitarbeiterregeln für diese Person aktiviert sind, da diese möglicherweise in Konflikt stehen könnten.

Bitte beachten: Diese Regel sorgt nicht dafür, dass Arbeitsstunden über einen längeren Zeitraum oder den gesamten Verlauf deines Dienstplans hinweg ausgeglichen werden. Sie bezieht sich auf jeden einzelnen Zeitraum (Woche oder Monat) für sich. Wenn die bevorzugten Arbeitsstunden also in der einen Woche überschritten werden, wird das System nicht automatisch versuchen, der Person in der folgenden Woche weniger Arbeitsstunden zuzuweisen. Wenn du sicherstellen möchtest, dass deine Angestellten über längere Zeiträume hinweg nicht zu viele oder zu wenige Stunden anhäufen, empfehlen wir dir dafür stattdessen lieber die Nutzung unseres Arbeitszeitkontos.

Das eingerichtete Stundenziel ist allein für die automatische Dienstplanbesetzung gedacht; es werden also bei Missachtung in der manuellen Dienstplanbesetzung keine Regelverstöße angezeigt. Wenn du es vorziehst, dein Team selbst auf die Schichten zu verteilen, solltest du über die Buttons "Max. festlegen" und "Min. festlegen" zusätzlich klare Stundenlimits für die Arbeitsstunden deines Personals einrichten. So wirst du vom Assistenten in der Seitenleiste benachrichtigt, wenn eine dieser Grenzen überschritten wurde.

Natürlich kannst du die Regeln "Max. festlegen" und "Min. festlegen" auch zusammen mit der automatischen Dienstplanbesetzung verwenden. Der Assistent wird diese Werte als absolute Grenzen ansehen. Solange es also eine ausreichende Anzahl an freien Schichten mit passenden Jobpositionen gibt, wird er unter keinen Umständen die Obergrenze überschreiten oder die Untergrenze unterschreiten.

Tipp: Wir empfehlen dir, bei den Stundenlimits einen Spielraum von mindestens 2-3 Stunden zu gewähren, sonst werden die Grenzen nur schwer einzuhalten sein und der Vorschlag des Smartplan Assistenten könnte viele Regelbrüche mit sich führen.



Max. Anzahl Stunden pro Tag

Diese Regel ist nützlich, wenn du die Arbeitsstunden pro Tag begrenzen möchtest. Das kann rechtliche oder persönliche Gründe haben. In den meisten EU-Ländern sollte zum Beispiel durchschnittlich nicht mehr als 8 Stunden pro Tag gearbeitet werden.

Ein weiterer Anwendungsfall könnte sein, wenn du über den Tag verteilt viele kurze Schichten angelegt hast, zum Beispiel zwischen 1,5h - 3h. Wenn du dann eine Obergrenze für die Arbeitsstunden pro Tag einrichtest, kannst du sicherstellen, dass die Person über den gesamten Tag hinweg bis zum festgelegten Limit Schichten erhalten kann. Bitte beachte, dass dies mit der Regel "Min. Pausenlänge zwischen Schichten" kollidieren könnte, sofern diese aktiviert ist.

Ähnlich wie die oben beschriebene Obergrenze für Stunden pro Woche/Monat hat auch diese Regel oberste Priorität bei der Verteilung. Wendest du die automatische Dienstplanbesetzung an, wird der Assistent unter keinen Umständen diese Stundenobergrenze pro Tag überschreiten. Er wird lieber eine Schicht unbesetzt lassen, als einer Person zu viele Stunden zuzuweisen.


Min. Pausenlänge zwischen Schichten

Mit dieser Regel kannst du sicherstellen, dass nach Ende einer Schicht die nächste Schicht erst nach Ablauf der definierten Mindestanzahl von Stunden zugewiesen wird. In den meisten Ländern wären das üblicherweise 11 Stunden (gesetzliche Ruhezeit). Diese Ruhezeit wird auch über zwei Tage hinweg eingehalten. Das bedeutet: Wenn eine Person eine Spätschicht hat, die erst um 23 Uhr endet, dann würde eine Zuweisung zu einer Frühschicht beginnend um 6 Uhr am nächsten Tag zu einem Regelverstoß führen.

Wenn du beispielsweise eine Pausenlänge von 11 Stunden aktiviert hast, wird dies bei einer automatischen Schichtbesetzung in der Regel dazu führen, dass nur eine Schicht pro Tag zugewiesen wird. Wenn die Person im Laufe eines Tages aber zwei oder mehr Schichten übernehmen können soll, dann solltest du die Pausenlänge zwischen den Schichten reduzieren oder die Regel vollständig deaktivieren.

Die Einhaltung dieser Regel hat während der automatischen Dienstplanbesetzung immer oberste Priorität. Die Pausenlänge wird also in keinem Fall unterschritten werden.

Ausnahme: Wenn du die Regel "Bevorzugte Anzahl an aufeinanderfolgenden Stunden" aktiviert hast (siehe unten), werden Pausen von 15 Minuten oder weniger zwischen zwei Schichten nicht zu einem Regelverstoß führen. Nur wenn das definierte Stundenziel für zusammenhängende Arbeitsstunden/Tag erreicht wurde oder wenn eine Pause zwischen zwei Schichten länger als 15 Minuten ist, findet die Regel "Min. Pausenlänge zwischen Schichten" wieder Anwendung.


Bevorzugte Anzahl an aufeinanderfolgenden Stunden

Diese Regel ist speziell für die Unternehmen konzipiert, die mit einer Reihe von aufeinanderfolgenden "Mini-Schichten" (<2h) arbeiten. In diesen Unternehmen arbeitet man oft mehr als 5 Schichten nacheinander, jede davon eventuell sogar mit einer anderen Jobposition.

Ohne diese Regel versucht unser Assistent normalerweise, Schichten gerecht und gleichmäßig auf das Personal zu verteilen, indem er bei den Wochentagen und Tageszeiten variiert. Das bedeutet also, dass jemand theoretisch am selben Tag für drei Schichten um 7-8 Uhr morgens, 13-14 Uhr und dann noch mal um 21-22 Uhr eingeteilt werden könnte.

Indem du ein Ziel für die zusammenhängende Arbeitszeit festlegst, kannst du die durchschnittliche Anzahl von Stunden bestimmen, die deine Angestellten am Stück arbeiten sollen. Der Assistent wird deinen Mitarbeitenden dann so viele aufeinanderfolgende Schichten zuweisen, wie nötig ist, um das definierte Ziel zu erreichen.

Wichtiger Hinweis: Damit Schichten als "aufeinanderfolgend" erkannt werden, dürfen die Pausen dazwischen nicht länger als 15 Minuten sein. Andernfalls riskierst du, keinen Regelverstoß angezeigt zu bekommen, selbst wenn das Ziel der aufeinanderfolgenden Arbeitsstunden nicht erreicht wurde.

Das Gleiche gilt für die automatische Dienstplanbesetzung: Der Assistent wird anfangen, Schichten anderen Personen zuzuweisen, wenn die Pause zwischen zwei Schichten länger als 15 Minuten ist.

Außerdem ist dies ebenfalls relevant, wenn du die Regel "Min. Pausenlänge zwischen Schichten" verwendest. Wenn diese Regel aktiviert ist und du einer Person Schichten zugewiesen hast, zwischen denen mehr als 15 Minuten liegen, wird dies zu einem Regelbruch führen.


Arbeitstage

Max. Arbeitstage in Folge

Mit dieser Regel legst du fest, dass Angestellte maximal die von dir definierte Anzahl von Tagen hintereinander arbeiten dürfen. Wenn du hier also zum Beispiel "3" angibst, kann der Assistent, wenn es nötig werden sollte, einer Person Schichten an bis zu drei Tagen in Folge zuweisen.

Diese Regel ist nützlich, wenn du bestimmten arbeitsrechtlichen Vorgaben entsprechen möchtest. Im Deutschland gibt es zwar keine allgemein gültigen Vorgaben in Bezug auf die Arbeitstage am Stück, es ist aber üblich, Arbeitnehmer/-innen mindestens einen Ruhetag pro Woche zuzusprechen. In diesem Fall könntest du zum Beispiel eine Regel über max. 6 Arbeitstage in Folge einrichten und Smartplan dann die Überwachung dieser Anforderung überlassen.

Du kannst diese Regel auch verwenden, wenn du eine ständig wechselnde Besetzung deiner Schichten wünschst. Indem du bei den Arbeitstagen in Folge zum Beispiel nur max. einen Tag festlegst, kannst du sicherstellen, dass jede und jeder nur max. jeden zweiten Tag eine Schicht erhält und das Personal so gleichmäßig über die gesamte Woche verteilt wird.


Bevorzugte Arbeitstage/Woche

Du kannst ein Ziel für die bevorzugten Arbeitstage pro Woche einrichten. Dies ist sehr nützlich, wenn du bestimmten vertraglichen Verpflichtungen gegenüber deinen Mitarbeitenden nachkommen möchtest oder wenn du bestimmte Richtlinien aufgrund der Gesetzgebung zu befolgen hast.

Ähnlich wie beim Stundenziel (siehe "Bevorzugte Anzahl Stunden pro Woche/Monat") wird der Assistent den Angestellten während der automatischen Dienstplanbesetzung hier höchstwahrscheinlich eher weniger Arbeitstage zuweisen als zu viele. Das Tageziel/Woche kann als eine "leichte" Obergrenze betrachtet werden, bei der das von dir definierte Ziel nur in Ausnahmefällen überschritten wird. Letzten Endes wird dein bevorzugtes Ziel im Durchschnitt also höchstwahrscheinlich erreicht werden.

Wichtiger Hinweis: Bitte stelle sicher, dass diese Regel nicht mit der gerade beschriebenen Regel "Max. Arbeitstage in Folge" kollidiert. Wenn die Grenze dort auf max. 1 Arbeitstag in Folge festgelegt ist, wird es in jeder Woche mindestens 3 oder 4 Tage ohne Schichten geben. Wenn du dann gleichzeitig dein Tagesziel/Woche auf 6 Tage pro Woche festlegst, kann dieses Ziel folglich nicht vom Assistenten erreicht werden und wird zu Regelbrüchen führen.


Arbeitstage sollen zusammenhängen

Mit dieser Regel kannst du festlegen, ob Mitarbeiter ihre Arbeitstage immer direkt hintereinander erhalten sollen oder nicht. "Hintereinander" bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Assistent jeder Person immer mindestens zwei Arbeitstage in Folge zuweisen wird.

Normalerweise achtet der Assistent nicht darauf, dass Arbeitstage aufeinanderfolgen, sondern konzentriert sich eher darauf, Schichten auf eine gleichmäßige und geordnete Weise zuzuweisen. Es ist in diesem Fall nicht unwahrscheinlich, dass die Ergebnisse einer automatischen Dienstplanbesetzung so zu einer Woche mit Schichten am Montag, Mittwoch, Freitag und Sonntag führen.

Bitte beachte: Diese Regel ist eng verbunden mit der Regel "Freie Tage sollen zusammenhängen". Wie erwähnt, entsprechen "zusammenhängende" Arbeitstage nur einem Minimum von 2 Tagen in Folge. Theoretisch könnte der Assistent also eine Woche folgendermaßen planen:

Um eine solche Aufteilung der Arbeitstage zu verhindern, kannst du die Regeln für zusammenhängende Arbeitstage und für zusammenhängende freie Tage miteinander kombinieren. In diesem Fall würden sowohl die Arbeitstage als auch die freien Tage immer zusammen gruppiert. Wenn wir beim obigen Beispiel mit den 4 Arbeitstagen bleiben, würden die Ergebnisse des Assistenten dann eher so aussehen:



Max. aufeinanderfolgende Wochenenden mit Arbeit

Du kannst diese Regel verwenden, um die Anzahl der Wochenendschichten, die deine Angestellten arbeiten, zu begrenzen. Wenn du hier also max. 3 Wochenenden mit Schichten in Folge festlegt, kann der Assistent Schichten an bis zu 3 Wochenenden in Folge zuweisen, falls erforderlich.

Wenn du möchtest, dass deine Mitarbeitenden niemals 2 Wochenenden hintereinander arbeiten (also jedes zweite Wochenende oder noch seltener), setze diese Regel auf max. 1.

Bitte beachte: Nur Samstage und Sonntage zählen als "Wochenende". Außerdem beachtet diese Regel nicht die Anzahl der Schichten, die eine Person während eines Wochenendes hat, oder ob an einem oder beiden Tagen des Wochenendes gearbeitet wird. Das bedeutet, dass du durch diese Regel keinen Einfluss darauf nehmen kannst, wie viele Stunden oder Schichten jemand während eines bestimmten Wochenendes arbeitet.



Abwesenheitseinstellungen

Genehmigte Abwesenheit berücksichtigen

Bei dieser Regel geht es darum, registrierte Abwesenheiten während der Zuweisung von Schichten zu berücksichtigen.

Als "genehmigte Abwesenheit" zählt jeder Abwesenheitsantrag, der von einem Admin bestätigt wurde, und jede Abwesenheit, die direkt von einem Admin erstellt wurde.

Wenn du die Schichtbesetzung manuell auswählst, wirst du auch ohne diese Regel bereits auf Personen hingewiesen, die während dieser Zeit eventuell abwesend sind. Sie werden in einem separaten Abschnitt in der Dropdown-Mitarbeiterliste aufgeführt.

Wird jedoch die Regel aktiviert, dann wirst du zusätzlich dazu auf einen Regelbruch hingewiesen, sobald du jemandem trotz einer Abwesenheit eine Schicht im Zeitraum zuweist.

Und wenn du unsere automatische Dienstplanbesetzung verwendest, wird der Assistent Angestellte während ihrer Abwesenheit automatisch von Schichten ausschließen. Stattdessen wird er diese Schichten dann anderen Mitarbeitenden zuweisen oder sie einfach unbesetzt belassen.

Gut zu wissen: Stundenbasierte Abwesenheiten werden hier ebenfalls berücksichtigt. Wenn also für eine Person eine Abwesenheit zwischen 12-14 Uhr angelegt ist, dann wird die Regel nur während dieser spezifischen Uhrzeit angewandt. Es wird weiterhin möglich sein, die Person am selben Tag zu einer anderen Zeit einzuteilen, vorausgesetzt natürlich, dass die Schicht nicht mit einer weiteren Abwesenheit kollidiert.



Ein freier Tag pro Wochenendschicht

Wenn du diese Regel aktivierst, stellt Smartplan sicher, dass für jeden Tag an einem Wochenende, an dem jemandem eine Schicht zugewiesen wurde, er oder sie einen freien Tag in der darauffolgenden Woche zwischen Montag und Freitag erhält.

Eine Wochenendschicht ist jede Schicht, die auf einen Samstag oder Sonntag fällt. Die Anzahl der Wochenendschichten ist dabei nicht entscheidend. Wird einer Person in derselben Woche eine Schicht am Samstag und zwei Schichten am Sonntag zugewiesen, erhält die Person in der folgenden Woche zwischen Montag und Freitag trotzdem nur zwei freie Tage. Die freien Tage sind als Minimum zu verstehen - abhängig von der Anzahl der verfügbaren Schichten und Überschneidungen mit anderen Mitarbeiterregeln könnte die Person am Ende in einer Woche also auch mehr als 2 freie Tagen erhalten.

Bitte sei dir bewusst, dass diese Regel unter Umständen durch andere Regeln aufgehoben werden könnte. Hast du beispielsweise ein Stundenziel für die Anzahl der Stunden/Woche eingerichtet, wird der Assistent versuchen, dieser Regel zuerst nachzukommen. Wenn nötig, kann er der Person Schichten an jedem einzelnen Tag der Woche zuweisen, um das Ziel zu erreichen. Es gibt also Regeln, die von höherer Priorität sind.



Wünsche nach freien Tagen berücksichtigen

Wenn wir von "Wünschen" sprechen, beziehen wir uns hier auf die Informationen zu den individuellen Verfügbarkeiten, die Angestellte durch die Funktion "Wünsche berücksichtigen" übermitteln können.

Wenn du die Schichtbesetzung manuell vornimmst, wirst du auch ohne diese Regel bereits auf die Mitarbeitenden aufmerksam gemacht, die während des Schichtzeitraums um Freizeit gebeten haben. Sie werden in einem separaten Abschnitt in der Dropdown-Mitarbeiterliste aufgeführt. Ist jedoch die Regel aktiviert, wirst du zusätzlich dazu auf einen Regelbruch hingewiesen, sobald du jemandem trotz eines Freiwunsches eine Schicht zuweist.

Wenn du die automatische Dienstplanbesetzung verwendest, wird der Assistent die Person automatisch von Schichten ausschließen, die im Zeitraum des Freiwunsches liegen. Stattdessen wird er diese Schichten lieber anderen Mitarbeitenden zuweisen oder sie zur Not unbesetzt lassen. Die Einhaltung dieser Regel hat während des automatischen Dienstplanungsprozesses oberste Priorität, es wird also keine Ausnahmen geben.



Freie Tage sollen zusammenhängen

Mit dieser Regel kannst du festlegen, ob Angestellte ihre freien Tage hintereinander erhalten sollen oder nicht. "Zusammenhängend" bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Assistent einer Person immer mindestens zwei freie Tage in Folge zuweist.

Dies ist besonders relevant, wenn du viele Teilzeitkräfte oder Aushilfskräfte hast. Die meisten von ihnen bevorzugen es mit Sicherheit, mehrere freie Tage am Stück zu haben, statt jeden zweiten Tag auf die Arbeit erscheinen zu müssen.

Normalerweise achtet der Assistent nicht darauf, dass freie Tage direkt hintereinander platziert werden, sondern konzentriert sich eher darauf, Schichten auf eine gleichmäßige und geordnete Weise zuzuweisen. Daher könnten die Ergebnisse der automatischen Schichtbesetzung ohne diese Regel zum Beispiel zu einer Arbeitswoche mit Schichten am Montag, Mittwoch, Freitag und Sonntag führen.

Bitte beachte: Diese Regel ist eng verbunden mit der Regel "Freie Tage sollen zusammenhängen". Wie erwähnt, entsprechen "zusammenhängende" freie Tage nur einem Minimum von 2 Tagen in Folge. Theoretisch könnte der Assistent also eine Woche folgendermaßen planen:

Um eine solche Aufteilung der Arbeitstage zu verhindern, kannst du die Regeln für zusammenhängende Arbeitstage und für zusammenhängende freie Tage miteinander kombinieren. In diesem Fall würden sowohl die Arbeitstage als auch die freien Tage immer zusammen gruppiert. Wenn wir beim obigen Beispiel mit den 4 freien Tagen bleiben, würden die Ergebnisse des Assistenten dann eher so ausfallen:



Zusatzregeln für einzelne Nutzer/-innen

Es ist möglich, die allgemeinen Mitarbeiterregeln individuell anzupassen, indem du auf die jeweilige Person in der Liste links klickst. Hier hast du nicht nur die Möglichkeit, den Wert jeder Regel anzupassen, sondern auch Regeln nur für diese Person zu aktivieren oder zu deaktivieren. In diesem Fall werden die Standardeinstellungen für diese eine Person durch die benutzerdefinierten Einstellungen überschrieben.


Mitarbeiter von der automatischen Personalbesetzung ausnehmen

Diese Option findest du ganz oben bei den mitarbeiterspezifischen Regeln. Das bedeutet, dass die Person während der automatischen Dienstplanbesetzung des Assistenten keinerlei Schichten zugewiesen bekommt.

Dies kann nützlich sein, wenn bestimmte Personen kein Teil des aktuellen Dienstplans sein sollen. Die Regel kann auch genutzt werden, wenn du eine manuelle und automatische Dienstplanbesetzung kombinieren möchtest und du bereits bestimmte Personen manuell im Dienstplan verteilt hast. Dann kannst du durch diese Funktion sicherstellen, dass diese Personen keine weiteren Schichten vom Smartplan-Assistenten zugewiesen bekommen.

Bitte beachte: Wenn du lediglich verhindern möchtest, dass die allgemeinen Mitarbeiterregeln auf diese Person angewendet werden, solltest du stattdessen durch Entfernen der Häkchen alle Regeln manuell deaktivieren, anstatt ihn oder sie komplett von der automatischen Verteilung auszuschließen.


Benutzerdefinierte Regeln zu Wochentagen

Mit den Wochentagsregelungen kannst du bestimmte Zeiten in der Woche definieren, an denen die betreffende Person grundsätzlich nicht arbeiten kann. Das könnte zum Beispiel nötig werden für eine alleinerziehende Mutter, die jeden Montag zwischen 15 und 16 Uhr ihren Sohn vom Kindergarten abholen muss. Nutze also diese Regel, um dem Assistenten mitzuteilen, zu welchen Zeiten Angestellte generell in der Planung ausgelassen werden sollen, und verwende dagegen Abwesenheiten und Wünsche, um einmalige oder unvorhergesehen Ereignisse in der Planung zu berücksichtigen.


Für jede dieser Regeln muss zunächst der Zeitraum definiert werden, an dem die Person nicht arbeiten kann. Danach kannst du alle Wochentage auswählen, an denen dieser spezifische Zeitraum beachtet werden soll. Erstelle also eine eigene Regel für jeden unterschiedlichen Zeitraum. Außerdem kannst du ein wöchentliches Verteilungsmuster für die Regeln wählen, also ob sie in allen Wochen des Jahres oder nur in den geraden oder ungeraden Wochen gelten sollen.

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