Exportiere Daten nach Lexware
Es ist möglich, die in Smartplan ermittelten Stunden- und Lohndaten in "Lexware lohn+gehalt" zu übertragen.
Dies erfolgt mittels eines Dateiimports. Du generierst also eine Lohndatei in Smartplan, speicherst sie lokal auf deinem Computer und lädst diese dann anschließend im Lexware Programm hoch.
Wir gehen in diesem Artikel auf folgende Punkte ein:
Korrekte Einrichtung in Smartplan
Gehe zunächst zu "Einstellungen" > "Smartplan Einstellungen" > "Lohn" und wähle dort "Lexware" aus.
Wenn du vorher bereits die Lohneinstellungen für zum Beispiel den CSV oder Excel Export eingerichtet hattest, dann werden diese auch direkt in die Einstellungen für Lexware übertragen. In diesem Fall kannst du die Einstellungen dann nach Belieben anpassen.
In diesem Artikel gehen wir aber davon aus, dass du ganz von Vorne beginnst.
Lohnarten erstellen
Lege als Erstes die Lohnarten an, die ihr in Lexware verwendet.
Gebe zunächst einen Titel deiner Wahl und den Stundensatz für die Lohnart an.
Dann folgt der wichtigste Teil, nämlich die Angabe der Lexware Lohnartnummer. Deine Angaben in der Spalte „Lohnart“ müssen unbedingt den passenden Lohnarten in Lexware entsprechen, damit sie zugeordnet werden können und eine korrekte Berechnung erfolgt.
Eine Übersicht über die Lohnarten findest du in deinem Lexware Konto unter „Verwaltung“ -> „Lohnarten“.
Alternativ kannst du auch alte Lohnabrechnungen deiner Angestellten anschauen, um herauszufinden, welche Lohnarten ihr nutzt.
Als nächstes müssen die Mitarbeiternummern angegeben werden. Bitte achte auch hier darauf, dass die Mitarbeiternummern, die du in Smartplan angibst, mit den Personalnummern aus Lexware übereinstimmen. Andernfalls können die Daten nicht zugeordnet werden.
In der rechten Spalte können nun die Lohnarten den einzelnen Mitarbeitenden zugewiesen werden. Die Lohnart, die unter "Reguläre Stunden" ausgewählt wird, gilt als Standard. Du hast aber darunter auch die Möglichkeit festzulegen, dass bei Schichten mit einer bestimmten Jobposition eine andere Lohnart gelten soll.
Hier lege ich zum Beispiel fest, dass Hannah normalerweise 12,41€ die Stunde für ihre Schichten erhalten soll, außer bei Teamleiter-Schichten (hier sind es 14€):
Zuschläge und Abwesenheitsregistrierungen
Optional kannst du ebenfalls Lohnarten für Zuschläge oder bei bezahlten Abwesenheiten angeben.
Auch hier müssen die korrekten Lohnarten aus Lexware hinterlegt werden, damit die Daten später richtig registriert werden. Die Angabe zur Lohnart kannst du bei der Einrichtung des Zuschlags ganz unten hinterlegen:
Weitere Informationen zur Einrichtung von Zuschlägen und Abwesenheitsregistrierungen erhältst du hier:
Lohndatei generieren
Wenn die Lohneinstellungen fertig eingerichtet sind, gehe zur „Zeiterfassung“ in deinem Smartplan Konto und wähle den Zeitraum aus, dessen Daten du übertragen möchtest.
Beachte: Wenn du einen Zeitraum wählst, der ganz oder teilweise in der Zukunft liegt, werden die zukünftigen Schichten nicht im Export inkludiert. Es werden nur registrierte Anwesenheitszeiten inkludiert, nicht die Stunden laut Dienstplan.
Vergewissere dich, dass alle Arbeitszeiten soweit korrekt sind und klicke dann auf „Lohn für den Zeitraum erstellen“. Es öffnet sich eine Übersicht. Hier kannst du gewisse Personen vom Export ausschließen, falls nötig.
Stelle bitte sicher, dass das Kästchen neben "Ja, Lohnsätze im Lohnexport inkludieren" markiert ist.
Lade nun die Lohndatei herunter und speichere sie auf deinem Computer ab.
Import in Lexware
Öffne dein Lexware Konto auf deinem Computer. Wähle im oberen Menü „Datei“ -> „Import“ -> „ASCII…“. Wähle anschließend als Import Ziel-Objekt „Lohndaten“ aus.
Wähle im nächsten Schritt „ASCII (DOS)“ als Dateiart aus und lade die Lohndatei von deinem Computer hoch:
Bei den Schritten 3 und 4 des Import-Assistenten, klicke einfach auf „Weiter“, denn die Einstellungen sollten hier standardmäßig bereits korrekt sein.
Schließlich hast du in der Übersicht in Schritt 5 noch einmal die Möglichkeit, die Daten vor dem Import zu sichten und ggf. anzupassen. Klicke bei Bedarf einfach auf das entsprechende Feld und korrigiere den Wert. Sind alle Daten soweit korrekt erfasst, kannst du den Datenimport mit einem Klick auf „Fertig stellen“ abschließen:
Bevor du die monatliche Lohnabrechnung abschließt, sollten die Lohndaten noch einmal geprüft werden. Gehe dazu bitte zur Startseite von Lexware und klicke dann unter der Rubrik „Lohndaten“ auf „Einzelnen Mitarbeiter erfassen“.
Durch einen Doppelklick auf die einzelnen Mitarbeitenden kannst du nun die Lohndaten für diesen Monat prüfen und falls nötig korrigieren:
Solltest du Schwierigkeiten mit der Einrichtung an sich oder der Durchführung der Datenübertragung haben, kontaktiere bitte den Smartplan Support.