So richtest du die Registrierung von Abwesenheiten bzgl. der Lohnfunktion ein

Du kannst in Smartplan eine Registrierung der Abwesenheiten einrichten, wenn du Angestellten im Falle einer speziellen Abwesenheit einen abweichenden Lohn zahlen möchtest, z.B. wenn deine Mitarbeiter/-innen nach einem längeren Krankheitsfall Krankengeld anstelle des vollen Gehalts beziehen sollen.

In diesem Artikel werden wir gemeinsam durchgehen, wie du:

• mit der Registrierung von Abwesenheiten beginnen kannst
• die Abwesenheit von Mitarbeiter/-innen am besten verwaltest

So richtest du die Registrierung bestimmter Abwesenheiten ein

Unter „Einstellungen“ -> „Smartplan Einstellungen“ -> „Lohn“ kannst du ganz unten auf der Seite unter „Registrierung der Abwesenheit (optional)“ die systematische Erfassung von speziellen Lohnzuschlägen für Abwesenheiten einrichten.

Um loszulegen, klicke einfach auf "Abwesenheitsregistrierung hinzufügen", und schon hast du die Möglichkeit, alle erforderlichen Informationen einzugeben:

Titel der Abwesenheitsregistrierung:

In diesem Feld gibst du der Registrierung einen Namen, der dir dabei hilft, den bestmöglichen Überblick über deine Lohneinstellungen zu behalten. Das kann zum Beispiel „Krankschreibung Pauschallohn“ oder irgendein anderer Name sein, der dir vermittelt, um welche Art von Abwesenheit es sich hier handelt.

Wähle Abwesenheitsart:

Hier siehst du die verschiedenen Arten von Abwesenheiten, die in eurem Konto angelegt wurden. Wähle einfach die Art der Abwesenheit aus, für die die Registrierung gelten soll.

Darüber hinaus kannst du auch auswählen, ob während der Abwesenheit Lohnzuschläge registriert werden sollen, so wie normalerweise für die reguläre Arbeitszeit. Diese Einstellung ist also dann relevant, wenn auch während einer bestimmten Abwesenheit weiterhin Zuschläge wie Nacht-, Wochenend- oder Feiertagszuschläge ausbezahlt werden sollen.

Gilt an folgenden Tagen:

Genauso wie beim Hinzufügen der Lohnzuschläge musst du auch hier angeben, zu welchen Zeitpunkten dieser spezielle Abwesenheitszuschlag gezahlt werden soll. Soll er für alle Tage der Woche gelten? Oder vielleicht nur an Feiertagen? Das bestimmst ganz allein du.

Gilt für folgende Mitarbeiter:

Hier kannst du wählen, ob die Erfassung der Abwesenheit für alle deine Mitarbeiter/-innen oder nur für einige ausgewählte Personen durchgeführt werden soll.

Zeitraum des Lohnzuschlags:

Soll die Abwesenheitsregistrierung rund um die Uhr aktiv sein, dann trage hier einfach „00:00-24:00“ ein. Ansonsten kannst du natürlich auch einen beliebigen Zeitraum eintragen, wenn diese Art der Abwesenheitszahlung nur an wenigen Stunden des Tages gezahlt werden soll.

Stundenlohn:

Hier kannst du den Wert deiner Abwesenheitsregistrierung festlegen, d. h. wie viel Lohn deine Angestellten während einer Abwesenheitsperiode auf Stundenbasis erhalten sollen. Du kannst hier nicht nur einen festen Stundensatz eintragen, sondern auch einen Prozentsatz. Das bedeutet, dass Smartplan das Abwesenheitsentgelt anteilig anhand der Lohnart einer Person berechnen kann. Falls du je nach Jobposition einer Schicht unterschiedliche Lohnsätze eingerichtet hast, wird das Entgelt immer auf Basis der Lohnart berechnet, die der/die Mitarbeiter/-in während einer bestimmten Schicht hat. Voraussetzung für diese Berechnungsform ist natürlich, dass während der Abwesenheit ebenfalls eine zugeordnete Schicht mit der jeweiligen Jobposition vorhanden ist.

Lohnart des Zuschlags:

Für jede Abwesenheitsregistrierung kannst du zusätzlich noch eine Lohnart angeben. Dies ist optional.

Solltet ihr einen externen Anbieter für die Lohnabrechnung nutzen (ein Online-Lohnabrechnungsprogramm oder ein Steuerbüro), kann es gut sein, dass dieser eventuell schon eigene Vorgaben in Bezug auf gewisse Abwesenheitsentgelte gemacht hat und dafür bestimmte Codes oder Kürzel vorliegen hat. In diesem Fall würde es Sinn machen, die Lohnart hier genauso anzugeben wie in eurem Lohnabrechnungssystem, da das System die Informationen so besser verknüpfen kann.

Solltest du die Lohnabrechnungen für deine Angestellten selber abwickeln, kannst du selbst eine Lohnart für die Abwesenheitszahlung kreieren. Hier könnte es sich zum Beispiel anbieten, ein eigenes System wie etwa "KAG60" als Kürzel für "Kurzarbeitergeld in Höhe von 60%" zu erstellen.

Umgang mit Abwesenheiten von Mitarbeiter/-innen in Smartplan

Wenn sich jemand krank meldet und ihm oder ihr z. B. Krankengeld statt das volle Gehalt zusteht, kannst du dies folgendermaßen handhaben:

1. Abwesenheit für die Person wird hinzugefügt. Die betroffene Person kann dies entweder selbst tun oder ein Administrator kann dies für sie erledigen. Die Abwesenheit sollte sich nur über den jeweiligen Zeitraum erstrecken, an dem unter normalen Umständen die Schicht der Person stattgefunden hätte.
2. Ein Admin bestätigt die Abwesenheit und legt bei dieser Gelegenheit fest, dass für die Schicht im Zeitraum der Krankmeldung keine Anwesenheitszeit (also 0 Stunden) registriert werden sollen. Dies geschieht während des Genehmigungsprozesses.
3. Der Admin vergewissert sich in den Smartplan Lohneinstellungen, dass die entsprechende Person in den Einstellungen der Abwesenheitsregistrierung ausgewählt und inkludiert ist.

Auf diese Weise wird gewährleistet, dass für die Person während des Abwesenheitszeitraumes anstelle des normalen Lohns der Satz registriert wird, der in den Lohneinstellungen zu den Abwesenheiten festgelegt wurde.

Mehr dazu, wie Abwesenheiten hinzugefügt werden und wie du auswählen kannst, ob die Schichten im Zeitraum Stunden auslösen sollen, kannst du in diesem Guide nachlesen.