So fügst du Benutzerprofilen zusätzliche Informationen hinzu

Wenn du Nutzerprofile in Smartplan einrichtest, kannst du hier bereits verschiedene vorgegebene Angaben ausfüllen, wie Vorname, Nachname, E-Mail, Telefonnummer und Jobposition(en). Vielleicht möchtest du aber noch weitere Informationen für die Person hinterlegen. Durch das Hinzufügen zusätzlicher, benutzerdefinierter Informationsfelder hast du die Möglichkeit, alle relevanten Informationen zu einer Person an einem Ort zu sammeln und zu entscheiden, wer im Unternehmen diese einsehen darf.

Zusätzliche Informationsfelder hinzufügen

Um neue Felder zu den Mitarbeiterprofilen hinzuzufügen, gehe zu „Einstellungen“ -> „Smartplan Einstellungen“ -> „Mitarbeiter-Info“. Hier kannst du, je nach euren Bedürfnissen, beliebig viele verschiedene Felder hinzufügen:

Jedes Mal, wenn du ein neues Feld anlegst, sind folgende Angaben zu machen:

• Titel des Feldes (Worum es hierbei geht)
• Informationsart (Text, Datum oder Datei)
• Sichtbarkeit (Wer soll das Feld sehen können? Alle Nutzer des Kontos, Admins und der/die Angestellte selbst oder nur die Admins?)
• Berechtigungen (Wer darf die Werte des Feldes anpassen? Admins und der/die Angestellte selbst oder nur die Admins?)

Wenn du z.B. die Geburtstage und Arbeitsverträge der Mitarbeitenden in ihren Profilen hinterlegen möchtest, würde die Einrichtung in etwa aussehen:

Profilinformationen bearbeiten

Sobald du die gewünschten Felder zu den Mitarbeiterprofilen hinzugefügt hast, kannst du damit beginnen, diese auszufüllen. Gehe auf „Mitarbeiter“ und suche die Person heraus, dessen Informationen du bearbeiten möchtest.

Klicke nun entweder direkt auf „Bearbeiten“ auf der rechten Seite (der direkte Weg) oder klicke auf den Namen, um das Profil zu öffnen:

Im Profil findest du den Reiter namens „Infos & Dokumente“. Dort werden alle zusätzlichen Informationen über die Person aufgelistet. Wenn du Informationen zum Nutzerprofil hinzufügen oder bearbeiten möchtest, klicke einfach auf „Informationen bearbeiten“, beziehungsweise auf „Datei hinzufügen“, um neue Dokumente hochzuladen:

Mehrere Profile auf einmal bearbeiten

Wenn bestimmte Angaben für mehrere Angestellte gleich sind, musst du sie nicht zwangsläufig für jede Person einzeln eintragen. Für solche Situationen gibt einen einfacheren Weg. Wechsle unter "Mitarbeiter" zur detaillierten Ansicht und schon werden dir alle zusätzlichen Informationen des Personals in den entsprechenden Spalten der Tabelle angezeigt. Bitte beachte jedoch, dass Lohninformationen hier nicht gelistet werden.

Markiere nun ganz links die Personen, dessen Informationen du ausfüllen möchtest. Klicke anschließend über der Tabelle auf "Gewählte Mitarbeiter bearbeiten":

Nun kannst du das Informationsfeld auswählen, dass du für die gewählten Personen bearbeiten möchtest und legst darunter fest, was in dem Feld stehen soll:

Bitte beachte, dass du nur Text- und Datumsfelder auf diese Weise bearbeiten kannst. Dokumente müssen also weiterhin für jede Person einzeln in ihren Profilen hinzugefügt werden.

Profilinformationen nach Excel exportieren

Wenn nötig, kannst du die Profilinformationen deines Personals, hierunter auch die benutzerdefinierten Informationsfelder, in eine Excel Datei exportieren. Gehe dafür auf die Seite „Mitarbeiter“ und wähle hier die detaillierte Übersicht. Bitte beachte, dass Lohninformationen hier nicht gelistet werden und dementsprechend auch nicht Teil des Exports sind.

Klicke nun über der Tabelle auf den Button „Nach Excel exportieren“:

Wenn du nur die Informationen bestimmter Personen exportieren möchtest, wähle diese vorab in der Tabelle aus und führe erst dann den Export durch: