So funktioniert die Stempeluhr im Browser
In Smartplan kannst du deine Anwesenheitszeiten über eine digitale Stempeluhr registrieren. Diese Stempeluhr wird entweder über die Smartplan App auf deinem Handy oder über einen Browser-Link geöffnet, der auf einem Endgerät an deinem Arbeitsplatz abgerufen wird.
Die Administratoren des Kontos entscheiden, wie du auf die Stempeluhr zugreifst und ob du sie überhaupt verwenden kannst. Wenn du unsicher bist, ob die Stempeluhr in eurem Konto eingerichtet ist, dann logge dich bitte in dein Smartplan Konto ein und kontaktiere einen eurer Administratoren über die Seite "Mitarbeiter".
In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die Browser-Stempeluhr für Computer bzw. Tablets. Wenn du mehr über die Stempeluhr in der Smartplan App erfahren möchtest, klicke hier.
Registriere eine Pause (optional)
Stemple aus deiner Schicht aus
Erstelle eine neue Schicht über die Stempeluhr
In die Schicht einstempeln
Bevor du die Stempeluhr überhaupt verwenden kannst, muss ein Admin einen speziellen 6-stelligen Zugangscode eingeben, um sie zu aktivieren.
Danach gelangt man zu einer Seite, die in etwa so aussieht:
Auf der linken Seite des Bildschirms siehst du eine Personalliste. Mitarbeitende, die für heute eine eingetragene Schicht haben, werden ganz oben angezeigt. Wenn es sehr viele Benutzer/-innen im Konto gibt, kannst du die Suchfunktion oben verwenden, um deinen Benutzer schneller zu finden.
Die rechte Seite zeigt dir das Aktivitätsprotokoll für heute. Hier kannst du zum Beispiel sehen, wer sich bereits in seine Schicht eingestempelt hat und derzeit anwesend ist.
Bitte beachte: In der oberen rechten Ecke befindet sich der Button zum Abmelden. Achte darauf, diesen Button nicht versehentlich anzuklicken, denn dadurch wird die Browser-Stempeluhr abgemeldet, und ein Admin muss wieder den Zugangscode eingeben, um sie zu reaktivieren.
Wenn du dich in eine geplante Schicht einstempeln möchtest, suche einfach deinen Namen aus der Liste heraus und klicke darauf. Jetzt wirst du aufgefordert, deinen persönlichen 4-stelligen Code einzugeben:
Wenn du deine PIN noch nicht kennst oder vergessen hast, klicke auf den Link unter dem Ziffernblock, um ihn dir per E-Mail zuschicken zu lassen. Alternativ findest du die PIN auch in der oberen Leiste in deinem persönlichen Profil:
Nach Eingabe des 4-stelligen Codes musst du auswählen, in welche Schicht du dich einstempeln möchtest. In diesem Fall ist heute nur eine Schicht für mich geplant, also stemple ich mich dort ein:
Nach dem Klicken auf "Einstempeln" wirst du direkt zur Hauptseite zurückgeleitet:
Registriere deine Pause
Je nachdem, welche Einstellung die Admins gewählt haben, können deine Pausen auf drei verschiedene Arten erfasst werden:
- Die Pausenlänge wird bereits im Voraus von einem Admin eingetragen und am Ende automatisch von deiner Anwesenheitszeit abgezogen. In diesem Fall hast du nicht die Möglichkeit, deine Pausen über die Stempeluhr zu registrieren.
- Die Pausenzeiten werden von dir selbst am Ende deiner Schicht eingetragen. Beim Ausstempeln aus deiner Schicht gibt es dann die zusätzliche Option "Pausenzeit registrieren". Hier kannst du die Dauer deiner Pause aus einer Dropdown-Liste auswählen. Diese Dauer wird dann von den registrierten Stunden abgezogen.
- Pausen werden durch Ein- und Ausstempeln während deiner Schicht erfasst. Diese Option wird erst dann sichtbar, sobald du in eine Schicht eingestempelt bist. Wenn du eingestempelt bist und danach auf deinen Namen klickst, wird dir ein Button angezeigt, um deine Pause zu beginnen.
Dasselbe gilt auch dann, wenn du deine Pause beenden möchtest. Klicke einfach auf deinen Namen, gib deine PIN ein und klicke auf den Button "Zurück von der Pause".
Aus einer Schicht ausstempeln
Um eine Schicht zu beenden, durchläufst du den gleichen Prozess wie bereits zuvor beschrieben. Such deinen Namen aus der Liste heraus und klicke darauf, gib deine 4-stellige PIN ein, und schon kannst du dich "Ausstempeln":
Du wirst dann zu einer neuen Seite weitergeleitet, auf der du, abhängig von den gewählten Einstellungen der Stempeluhr, die Dauer deiner Pause angeben kannst und einen Kommentar zur Schicht hinterlassen kannst. Beide Felder sind optional.
Ein Kommentar macht dann Sinn, wenn während deiner Schicht etwas Ungewöhnliches passiert ist oder wenn deine registrierte Arbeitszeit stark von den ursprünglich geplanten Schichtzeiten abweicht. Schichtkommentare sind nur für die Admins des Konto ersichtlich.
Erstelle eine Schicht über die Stempeluhr
Richtig gehört, du kannst Schichten auch selbst erstellen! Das kann zum Beispiel relevant sein, wenn du kurzfristig zur Arbeit gerufen wurdest, weil jemand während seiner Schicht krank geworden ist.
Das bedeutet, dass du dich auch in die Stempeluhr einstempeln kannst, ohne eine geplante Schicht im Dienstplan zu haben. Wie üblich beginnst du einfach damit, deinen Namen aus der Mitarbeiterliste herauszusuchen und darauf zu klicken, um dann deinen persönlichen 4-stelligen Code einzugeben. Du siehst jetzt folgendes:
Nach dem Klicken auf "Schicht erstellen und einstempeln" wirst du dazu aufgefordert, weitere Informationen zu der neuen Schicht einzugeben. Wähle zunächst die Jobposition aus, mit der du während der Schicht arbeiten wirst:
Als nächstes musst du angeben, in welchem Dienstplan und somit Standort die Schicht erstellt werden soll:
Im letzten Schritt wirst du nach dem voraussichtlichen Endzeitpunkt deiner Schicht gefragt. Wenn du noch nicht weißt, wann deine Schicht genau enden wird, ist das nicht weiter tragisch. Gib einfach eine ungefähre Zeit ein. Diese wird nur dann verwendet, wenn du vergessen hast, dich auszustempeln. Wenn du dich jedoch am Ende deiner Schicht ganz normal ausstempelst, wird der Endzeitpunkt entsprechend aktualisiert.
Sobald du eingestempelt bist, funktioniert der Rest genauso wie bei jeder geplanten Schicht auch. Um deine Pausenzeiten zu registrieren oder auszustempeln, befolge einfach die Schritte aus den vorherigen Abschnitten.